In der Korrespondenzvorlage Mitarbeiterportalzugang anlegen werden Platzhalter für den Benutzernamen und den Anmeldelink mit den Werten des neuen Mitarbeiters befüllt, wenn der Mitarbeiter bereits zum Onboarding eingeladen wurde.

Beim Übertragen von Aufgaben beinhaltet die E-Mail an den Aufgabenempfänger sowie das Eingabeformular zum Erledigen der Aufgabe nun auch die Personalnummer des neuen Mitarbeiters, sofern vorhanden.

In der Aufgabenliste werden Aufgaben grau hinterlegt, wenn mit der Maus darübergefahren wird. So wird beim Betätigen von Buttons pro Aufgabe besser erkenntlich, zu welchem Listeneintrag diese gehören.

Beim Anlegen von Antworten in Formularen sprang die Ansicht nach jedem Eintrag wieder in die Registerkarte Daten, und die Registerkarte Antworten musste stets wieder aktiviert werden.

Die erlaubten Dateiformate zum Hochladen ins d.vinci Onboarding wurden zwischenzeitlich erweitert, jedoch die entsprechenden Hinweistexte nicht angepasst.

Unter bestimmten Konfigurationsbedingungen kam es vor, dass das Benutzermenü nicht angezeigt wurde.

Organisationseinheiten konnten nicht verschoben werden, wenn sie zuvor gelöschte Unterorganisationseinheiten hatten.

Sie können nun auch Bilder im SVG-Format hinterlegen. Beispielsweise als Logo oder Panoramabild bei Portaleinstellungen, als Portalbild bei den Portalartikeln oder als Bild bei den Portalaufgaben.

Sie können Dokumente mit neuen Dateiformaten hochladen: PPTX und ODP

Beim Erhalt einer übertragbaren Aufgabe per E-Mail wurde bislang als Linktext: "Aufgabe erledigen" angezeigt. Einige Nutzer klickten nicht auf den Link, da sie befürchteten, die Aufgabe direkt zu erledigen. Es ist aber auch ein Kommentar als Zwischenmeldung möglich.
Wir haben den Linktext geändert in: "Aufgabenformular öffnen". 

Eingehende Nachrichten haben jetzt einen Link zum entsprechenden Onboarding. Auf diese Weise können Sie das Onboarding direkt öffnen, wenn Sie die Nachricht in Ihrem Posteingang erhalten.

Um die Anzeigeleistung in Systemen mit vielen Onboardings zu verbessern, wird beim Aufrufen der Onboarding-Übersicht ab 200 Onboarding-Vorgängen automatisch der Filter Anzeigen nach: Phase aktiviert. Durch die Bündelung nach Phasen werden weniger Daten gleichzeitig angezeigt und die Anzeigegeschwindigkeit erhöht. Sie können den Filter manuell umstellen, wenn Sie eine andere Ansicht bevorzugen.

Beim Aufrufen der Onboarding-Übersicht konnten während des Ladevorgangs die mit Verlinkungen hinterlegten Onboarding-Prozessdiagramme nicht angesteuert werden. Dies ist jetzt möglich, so dass Sie nach dem Öffnen der Übersicht schneller zu den gewünschten Inhalten gelangen.

Wir arbeiten derzeit an der technischen Grundlage für neue Funktionen.

In der Übergabeliste von Bewerbungen kam es zu einem Darstellungsfehler, wenn der Name der Organisationseinheit bzw. des Unternehmens zu lang war.

Sie können eine automatisierte Aufgabe anlegen, damit das System Einladungen zum Mitarbeiterportal an neue Mitarbeiter versendet. So brauchen Sie neue Mitarbeiter nicht händisch einladen, was besonders bei großer Anzahl neuer Mitarbeiter viel Arbeit erspart.

Sie können jetzt Formularfelder in Portalartikeln verwenden. Dafür können Sie beim Anlegen/Bearbeiten von Formularfeldern einen Platzhalternamen angeben. Beim Verfassen von Portalartikeln können Sie über die Liste der Platzhalter auf die Formularfelder zugreifen. Sie können diese Funktion nutzen, um in einem Portalartikel gezielte Informationen wie z. B. eine Hotelempfehlung zu hinterlegen.

In der Übersicht wurden nach dem Setzen von Statusfiltern die Onboarding-Phasen-Diagramme neuer Mitarbeiter nicht korrekt angezeigt.

Im Mitarbeiterportal wurde das Foto des Ansprechpartners nicht korrekt angezeigt.

Bislang konnten nur solche Benutzer Onboardings beenden und Einladungen zum Mitarbeiterportal aussprechen/zurücknehmen, die auch allgemein zum Bearbeiten neuer Mitarbeiter berechtigt waren.
Zuständige Benutzer sollen jedoch auch in der Lage sein, eigenständig Einladungen zum Mitarbeiterportal auszusprechen. Aus diesem Grund werden folgende neue Berechtigungen eingeführt:

• Einladungen | aussprechen/ zurücknehmen + Portalzugang | zurücksetzen: Die Berechtigung gibt es in mehreren Ausführungen für verschiedene Zuständigkeiten. Sie erlaubt es z. B. Fachbereichs- oder Marktleitern, eigenständig Einladungen zum Mitarbeiterportal auszusprechen. So wird die Personalabteilung entlastet.
• Onboardings | beenden: Die Berechtigung gibt es in mehreren Ausführungen für verschiedene Zuständigkeiten. Sie erlaubt es, gezielten Benutzern das Recht zu geben, ein Onboarding zu beenden.

Für die Verwendung von SSO können Administratoren einen URL-Pfad angegeben, von welchem das System die benötigte Metadata-XML-Datei des Identity Providers abruft. Bei Erneuerung der Ursprungsdatei mussten Administratoren bislang auch den Dateiabruf erneuern. Ab jetzt prüft das System automatisiert und regelmäßig die Ursprungsdatei hinter dem URL-Pfad. Wenn das System eine Veränderung feststellt, übernimmt es die aktualisierte Datei. So wird die Wartung von SSO erleichtert.

• Wenn die automatisierte Aktualisierung drei Mal fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt ausschließlich für Benutzer mit dem Recht, SSO-Einstellungen zu bearbeiten.
• Alternativ zum URL-Abruf kann auch weiterhin die Metadata-XML-Datei manuell ins System hochgeladen werden. Bislang erfolgte eine Warnung ab 30 Tage vor dem Zertifikatsablauf. Diese Frist wurde reduziert, so dass das System jetzt ab 20 Tage vor Zertifikatsablauf eine Warnung ausgibt. Auch diese Warnung wird nur angezeigt für Benutzer mit dem Recht, SSO-Einstellungen zu bearbeiten.

Beim Aufrufen der Vorschau des Mitarbeiterportals wurde das Portal in der Sprache des Benutzers angezeigt und nicht in der Sprache des neuen Mitarbeiters. Dadurch wurden ggf. Inhalte ein- oder ausgeblendet, so dass Benutzer und neuer Mitarbeiter ggf. unterschiedliche Portalinhalte sahen.

In wenigen Fällen wurden bereits abgearbeitete Onboarding-Übergaben erneut in der Liste der Übergaben angezeigt.

Sie können Dokumente (zum Drucken) bereitstellen. So können Sie Dokumente zentral verwalten und über Platzhalter in Aufgaben hinterlegen. Aufgabenempfänger können die Dokumente aufrufen, herunterladen und ausdrucken.

Beim Zurücksetzen eines Mitarbeiterportalzugangs wurde die Gültigkeitsdauer des neuen Registrierungslinks nicht auch zurückgesetzt.

Aufgaben werden nun in der folgenden Reihenfolge sortiert: Fälligkeit > Eintrittsdatum > Name der Person > Aufgabentitel. Auf diese Weise werden Aufgaben nach Priorität sortiert. Außerdem erscheinen Personen mit dem selben Namen untereinander.

Das kleine Fragezeichen-Fähnchen in der unteren rechten Ecke bietet jetzt ein Hilfe-Menü. Je nach Einstellung und angezeigter d.vinci-Seite können Sie hierüber auf verschiedene Hilfsoptionen zugreifen, die Ihnen beim Arbeiten mit d.vinci helfen können.

Drücken Sie einfach auf das Fragezeichen, um das Menü ein- oder auszuklappen.

Aus unterschiedlichen Gründen kann es vorkommen, dass eine Person mehrere Onboardings benötigt. Z. B., weil die Person nach längerer Abwesenheit (Elternzeit, Sabattjahr, Krankheit etc.) in einem Onboarding auf den aktuellen Stand gebracht werden soll. Oder z. B., weil dieselbe Person in unterschiedlichen Bereichen arbeitet und für jeden dieser Bereiche ein eigenes Onboarding durchlaufen soll.

• Es ist nun möglich, für eine Person mit bestehendem Onboarding weitere Onboardings zu starten, sowohl aus der Bewerbung als auch aus einer Übergabe heraus.
• Auf der Seite Neuer Mitarbeiter werden in der Registerkarte Daten unter Person alle weiteren Onboardings der Person angezeigt.
• Für jedes Onboarding muss eine individuelle Einladung zum Mitarbeiterportal ausgesprochen werden, damit der neue Mitarbeiter Zugriff dazu erhält.
• Auf der Seite Neuer Mitarbeiter wurden in der Registerkarte Mitarbeiterportal der Button Portalzugang anlegen umbenannt in Einladung aussprechen. Entsprechend heißt der Button Portalzugang löschen jetzt Einladung löschen.
• Wie bisher wird bei erstmaligen Einladen zum Mitarbeiterportal eine E-Mail mit Zugangsdaten an den neuen Mitarbeiter versendet. Bei jeder weiteren Einladung wird das entsprechende Onboarding zum bestehenden Mitarbeiterportal hinzugefügt. So kann der neue Mitarbeiter mit denselben Portal-Zugangsdaten auf alle zugewiesenen Onboardings zugreifen.

Im Mitarbeiterportal kann der neue Bewerber zwischen seinen verschiedenen Onboardings hin- und herwechseln.

• Das Mitarbeiterportal verfügt über eine neue Kopfzeile, in welcher der Onboarding-Name steht. Drückt der neue Mitarbeiter auf den Onboarding-Namen, öffnet sich eine Liste mit allen seinen Onboardings. So kann er zwischen diesen wechseln.
• Es werden nur Onboardings angezeigt, für welche eine Einladung ausgesprochen wurde. Jede Einladung muss manuell pro Onboarding ausgesprochen werden.
• Beim Wechseln zwischen den Onboardings im Mitarbeiterportal schaltet das Portal entsprechend zwischen den Portaleinstellungen des jeweiligen Onboardings um.

Layout-Verbesserungen

Nun sind zwei Wochen seit dem Jahreswechsel vergangen und Sie haben uns viel Feedback zum neuen Layout gegeben. Neben den vielen positiven Rückmeldungen haben wir auch einige Verbesserungswünsche erhalten, die wir in diesem Release addressieren.

Weiterhin ist Ihr Feedback herzlich willkommen und erwünscht, damit wir auch in Zukunft zusammen wachsen und Ihr d.vinci fortwährend optimieren können.

• In der Navigationsleiste wurden die Farben für aktive und inaktive Menüpunkte umgedreht. Alle Menüpunkte sind jetzt weiß und nur der aktive Menüpunkt wird farblich hervorgehoben. So nehmen Sie intuitiver wahr, welcher Menüpunkt aktiv ist.
• Für Überschriften, Buttons sowie Icons wurde die Strichstärke erhöht. Dadurch entsteht mehr Kontrast und die allgemeine Lesbarkeit wird verbessert.
• Aus dem Seitenrand herausragende Fähnchen überlagern nicht mehr die Seiten-Scrollleiste (z. B. Sammelkorb für Massenverarbeitung, Service-Desk-Absprungpunkt, Feldschemakonfiguration). So können Sie wieder richtig scrollen.
• Im Hintergrundbild wurde die farbliche Form reduziert. So wirkt das neue Layout leichter.

Wir arbeiten derzeit intensiv an neuen Funktionen