INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Formulare sind eine Art Fragebogen, welche ihr durch eure Onboardees ausfüllen lassen könnt und es euch somit ermöglichen gezielt Informationen abzufragen. Sie bestehen aus dem Formular und darin enthaltenen Formularfeldern.

 

Konfiguration

Auf der Seite Formulare kann über + Anlegen ein neues Formular angelegt werden.

Siehe: Formulare anlegen.

 

Verhalten im System


Formulare

  • Formulare können in Portalaufgaben ausgewählt werden, sodass Onboardees die Formulare im Mitarbeiterportal selbst ausfüllen können.
  • Im Onboarding werden in der Registerkarte Zusätzliche Informationen alle angelegten Formulare angezeigt und können an dieser Stelle manuell ausgefüllt werden. 
  • Es können beliebig viele Formulare angelegt werden. 
  • Ausfüllhinweise für Formulare
    • Titel
      Gib einen aussagekräftigen Titel an, der auf den Inhalt schließen lässt. Der Titel kann für Benutzer sichtbar sein in Onboarding-Vorgängen und für Onboardees in Portalaufgaben.
      Um interne Formulare besser zu erkennen, kannst du im Titel des Formulars z. B. einen Hinweis "(Intern)" hinzufügen.
    • Auswählbar für Portalaufgaben
      Ja: Das Formular kann in Portalaufgaben ausgewählt werden und kann damit den Onboardees angezeigt werden.
      Nein: Das Formular kann nicht in Portalaufgaben ausgewählt werden und dient damit internen Zwecken. 
    • Zusätzliche Berechtigungen
      Zusätzliche Berechtigungen ergänzen die Berechtigungen der Rolle, die ein zuständiger Benutzer hat.

      Beispiel  

      Der Benutzer A hat das Recht, in Onboarding-Vorgängen als Führungskraft ausgewählt zu werden. Der Benutzerrolle fehlt jedoch das Recht, Formulare zu sehen. Benutzer A kann also die Onboarding-Vorgänge sehen, für die er zuständig ist, kann jedoch keine Formulardaten seiner Onboarding-Vorgänge sehen. So kann er z. B. nicht die Bank- oder Krankenversicherungsdaten sehen, welche Onboardees über Formulare im Mitarbeiterportal eingereicht haben.
      Im Fall von Benutzer A ist es gewollt, da er als Führungskraft nicht auf sensible Daten zugreifen kann. Allerdings soll Bneutzer A passende Arbeitskleidung für seine Onboardees bestellen. Dafür benötigt er Zugang zu den Daten des Formulars "Konfektionsgrößen", welche die Onboardees ebenfalls über das Mitarbeiterportal eingereicht haben.
      Dies kann erreicht werden, indem im Formular "Konfektionsgrößen" die zusätzliche Berechtigung sehen für die Zuständigkeit Führungskraft vergeben wird. Diese zusätzliche Berechtigung wird an jeden Benutzer vergeben, der in einem Onboarding-Vorgang als Führungskraft ausgewählt wird. So erhält Benutzer A das zusätzliche Recht, ausschließlich das Formular "Konfektionsgrößen" zu sehen, und zwar ausschließlich in Onboarding-Vorgängen, für die er als zuständige Führungskraft ausgewählt wurde.

      Hinweis  

      Die Vergabe von zusätzlichen Berechtigungen wirkt sich nur dann auf einen Benutzer aus, wenn er die entsprechende Berechtigung noch nicht hat. Wenn ein Benutzer Formulare ohne zusätzliche Berechtigungen sehen kann, dann ist die dafür nötige Berechtigung in einer seiner Benutzerrollen enthalten.

  • Sortierung
    In der Übersicht der Formulare seht ihr zwei Querstriche || diese zeigen euch an, dass ihr die Reihenfolge der Formularfelder durch Drücken und Ziehen verändern könnt. In Portalaufgaben und im Onboarding in der Registerkarte Zusätzliche Informationen werden diese Formulare entsprechend der Reihenfolge in der Übersicht angezeigt.
  • Löschung
    Bei Löschung von Formularen muss unterschieden werden, ob diese bereits ausgefüllt Felder beinhalten oder leer sind. Sind schon Felder gefüllt, wird das Formular weiterhin angezeigt. Sind die Felder leer, wird es mit Löschung ausgeblendet. 
  • Umbenennung
    Formulare können jederzeit umbenannt werden. Die Änderungen werden sofort in jedem bereits angezeigten Formular sichtbar. Das heißt spätestens. wenn die Seite nochmal neu geladen wird. In einigen Fällen ist es nötig den Cache zu löschen, ehe dies sichtbar wird.


Formularfelder

  • Formularfelder sind die Felder in Formularen, welche Onboardees befüllen können. 
  • Formularfelder sind immer an ein Formular geknüpft und werden in einer Registerkarte beim Formular angelegt.
  • Es können beliebig viele Formularfelder angelegt werden.

  • Ausfüllhinweise für Formularfelder

    • Typ:
      • Text 
        Ein Freitextfeld mit maximal 255 Zeichen.
      • Textarea (max. 4000 Zeichen)
        Ein Freitextfeld mit maximal 4000 Zeichen.
      • 5-Sterne-Bewertung
        Frage kann mit 0-5 Sternen bewertet werden.
      • Ja/Nein
        Fragen kann mit Ja oder Nein beantwortet werden.
      • Ja/Nein/Keine Angabe
        Frage kann mit Ja, Nein oder ohne Angabe beantwortet werden.
      • Antwortliste (Einfachauswahl)
        Hierbei werden im Anschluss beliebig viele Antwortoptionen angelegt. Für die Beantwortung kann eine Option ausgewählt werden. 
      • Antwortliste (Mehrfachauswahl)
        Hierbei werden im Anschluss beliebig viele Antwortoptionen angelegt. Für die Beantwortung können beliebig viele Option ausgewählt werden. 
      • IBAN
        Über das Formularfeld können Kontodaten abgefragt werden. Es erfolgt eine Plausibitätsprüfung.
    • Pflichtfeld
      Ist ja ausgewählt, kann das Formular nur abgesendet werden, wenn dieses Formularfeld ausgefüllt wurde.
    • Als Platzhalter verwenden in
      Wenn das Formularfeld als Platzhalter in Portalartikeln oder/und Aufgabenbeschreibungen verwendet werden soll, kann die entsprechende Option hier ausgewählt werden. 

      Achtung

      Beim Verwenden des Plathalters in Aufgabenbeschreibungen empfehlen wir sensible Daten in dem Formularfeld zu vermeiden, da die Inhalte ggfs. auch an externe Empfänger (außerhalb des Systems) versandt und auch ohne Berechtigung auf das Feld sichtbar werden. Solltet ihr dennoch sensible Daten eintragen wollen, konsultiert bitte vorab eure Datenschutzbeauftragten.

    • Screeningfrage (Interner Name)
      Indem hier der Wert für den internen Namen einer Screeningfrage aus dem Bewerbermanagement eingetragen wird, kann die Antwort des Bewerbers in das Onboarding übertragen werden, wenn die Funktion Übergabe ans Onboarding genutzt wird und der Typ des Formularfelds und der Screeningfrage Text oder Textarea ist.

  • Sortierung

    In der Übersicht der Formularfelder seht ihr zwei Querstriche || diese zeigen euch an, dass ihr die Reihenfolge der Formularfelder durch Drücken und Ziehen verändern könnt. Im Formular werden diese entsprechend der Reihenfolge in der Übersicht angezeigt.

  • Löschung
    Bei Löschung von Formularfeldern bleiben die Daten in den jeweiligen Onboardings bestehen, in denen sie schon angezeigt wurden. Sie können da ebenfalls noch geändert und gespeichert werden. Erst wenn das Feld geleert wird und leer gespeichert wird es beim bestehenden Onboarding ausgeblendet.

  • Umbenennung
    Formulare können jederzeit umbenannt werden. Die Änderungen werden sofort in jedem bereits angezeigten Formular sichtbar. Das heißt spätestens. wenn die Seite nochmal neu geladen wird. In einigen Fällen ist es nötig den Cache zu löschen, ehe dies sichtbar wird.


So nutzen dies unsere Kunden

Viele Kunden nutzen die Formulare um beispielsweise ihren Personalfragebogen digital abzubilden oder Arbeitskleidung für die Mitarbeiter zu erfragen. Es werden jedoch auch Abfragen zu Eventteilnahmen im Rahmen des Onboardings, Gutscheinwünsche zum Geburtstag etc. darüber abgebildet. 

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