INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Personalanforderungen (PANFs) dienen dazu, dass Fachabteilungen ihren Personalbedarf systematisch und inhaltspräzise deklarieren können. Auf dieser Grundlage kann die Personalabteilung passgenaue Stellenanzeigen erstellen, um die richtigen Kandidaten anzuwerben.


Die Personalanforderung ist ein vollkonfigurierbares Eingabeformular, welches Fachabteilungen ausfüllen können. Mittels Standard- oder auch selbst angelegter Formularfelder können alle relevanten Informationen für die zu besetzende Position aufgelistet werden. Das Eingabeformular kann von Seiten der Personalabteilung mit Hinweisen und Anleitungen ergänzt werden, die Hilfestellung beim Ausfüllen des Formulars geben.


Eine ausgefüllte Personalanforderung kann direkt an die Personalabteilung übergeben werden, die daraus eine Ausschreibung erstellt. Alternativ kann ein Genehmigungsprozess  dazwischengeschaltet werden. In diesem Fall wird die Personalanforderung erst an die Personalabteilung übergeben, wenn alle relevanten Entscheidungstragende ihre Zustimmung gegeben haben. So kann sichergestellt werden, dass die Vakanz vollständig beschrieben und unternehmensgerecht sind.

 

Hinweis

Solltet ihr das erste Mal unsere Funktion der Personalanforderungen benutzen wollen, scheut euch nicht uns bezüglich einer Beratung zu kontaktieren. Auch bei Fragen bei eingerichteter Funktion sind wir immer gerne für euch da. Das Thema ist recht komplex. Wir helfen euch gerne weiter.


Konfiguration

Für die sofortige Nutzung der Funktion stehen zwei Systemrollen bereit. Der Personalanforderungssteller verfasst die Personalanforderung. Dies ist zumeist die Fachabteilung, welche den eigenen Personalbedarf am besten kennt und diesen präzise ausformulieren kann. Der Personalanforderungsempfänger nimmt die Personalanforderung entgegen und verarbeitet diese weiter, z. B. durch Überführen in eine Ausschreibung/Stellenanzeige. Dies ist zumeist die Personalabteilung.


Personalanforderungssteller

  • Auswählbar als Vorgesetzter für Personalanforderungen
  • Genehmigungsprozesse (von Personalanforderungen) | genehmigen
  • Personalanforderungen | anlegen
  • Personalanforderungen | sehen als Vorgesetzter/ Ersteller

Personalanforderungsempfänger

  • Auswählbar als Ansprechpartner Personalabteilung für Personalanforderungen
  • Genehmigungsprozesse (von Personalanforderungen) | starten
  • Personalanforderungen | sehen/ bearbeiten/ löschen als Ansprechpartner Personalabteilung


Berechtigungen im Bereich Personalanforderung mit ihren Auswirkungen

  • Personalanforderung: Als Ansprechpartner Personalabteilung auswählbar
    Der Ansprechpartner Personalabteilung ist die Person, welche die PANF primär bearbeiten wird.
    Außerdem bekommt der Ansprechpartner der PANF bei der Anlage eine Nachricht zugeschickt.
  • Personalanforderung: Als Vorgesetzter auswählbar
    Nach der Genehmigung einer PANF geht eine E-Mail an den Vorgesetzten mit der Info raus, dass die PANF genehmigt wurde. Der Vorgesetzte ist zu rein informativen Zwecken aufgeführt. 
  • Personalanforderung: Genehmigungsprozess starten
    Es kann ein Genehmigungsprozess gestartet werden, bei dem die Genehmigung der PANF erst erfolgt, wenn alle im Prozess genannten Personen, der Reihe nach, der PANF zugestimmt haben.
    Sollte kein Genehmigungsprozess gestartet werden, kann eine PANF dennoch abgeschlossen werden. 
  • Personalanforderung als Ansprechpartner Personalabteilung sehen/ bearbeiten/ löschen
    Gibt die Möglichkeit als Ansprechpartner der Personalabteilung die PANF nach der Anlage zu bearbeiten.
  • Personalanforderung als Vorgesetzter/ Ersteller sehen
    Gibt die Möglichkeit PANFs als Vorgesetzter / Ersteller zu sehen.
    An den Ersteller geht nach Genehmigung eine E-Mail raus, dass die PANF genehmigt wurde.
  • Personalanforderung als Vorgesetzter/ Ersteller sehen/ bearbeiten
    Gibt die Möglichkeit PANFs als Vorgesetzter / Ersteller sehen und zu bearbeiten, jedoch nicht zu löschen
  • Personalanforderung anlegen  
    Gibt die Möglichkeit PANFs anzulegen/zu erstellen.
  • Personalanforderung genehmigen
    Gibt die Möglichkeit PANFs zu genehmigen und als Genehmiger ausgewählt zu werden.
  • Personalanforderung sehen/ bearbeiten/ löschen
    PANFs können nicht erstellt, aber gesehen, bearbeitet und gelöscht werden

Sichtbarkeit der Personalanforderungen

Die Sichtbarkeit eurer Personalanforderungen lässt sich über die Rollen einschränken. Das heißt, über eine Berechtigung wird die Sicht auf eine Personalanforderung gewährt. Bei den Personalanforderungen habt ihr diese Sichtberechtigungen zur Auswahl:

  • Personalanforderungen I sehen
  • Personalanforderungen I sehen als Vorgesetzter/Ersteller

Weiterhin spielt die Organisationsstruktur einen wichtigen Punkt - man kann mit seiner Rolle nur auf die Elemente zugreifen, die entweder direkt auf seiner Organisationseinheit oder darunter liegen. Verschiebt man also den Benutzer, verschiebt man auch die Sichtberechtigung. 


Verhalten im System

  • Jede Personalanforderung verfügt über eine Historie, in der alle Änderungen dokumentiert werden. 
  • Die Daten fertiger Personalanforderungen können in Ausschreibungen übernommen werden, sodass die Personalabteilung direkt mit dem Schalten der Stellenanzeige loslegen kann.

  • Es kann immer nur eine Personalanforderung mit einer Ausschreibung verknüpft werden. Eine Verknüpfung von mehreren Ausschreibungen mit einer Personalanforderung oder mehrerer Personalanforderungen mit einer Ausschreibung ist nicht möglich. 

  • Personalanforderungen können durch die Reporting-Schnittstelle ausgewertet werden.

  • Viele Felder der Personalanforderung sind durch den Excel-Rohdaten-Report zu Ausschreibungen auswertbar.

  • Es ist ein Export aller Personalanforderungen direkt im Menüpunkt Personalanforderungen möglich.

  • Personalanforderungen haben keine Löschfristen. Die Löschung einer Personalanforderung erfolgt stets manuell.
    Wir empfehlen, die Personalanforderungen zu exportieren. Ihr erhaltet eine Excel-Tabelle mit allen Personalanforderungen. Hier könnt ihr nach allen Personalanforderungen im Status Abgeschlossen, mit einem Anlegedatum nach dem von euch gewünschten suchen, und so die zu löschenden Personalanforderungen herausfinden.


So nutzen dies unsere Kunden

Personalanforderungen werden von Fachbereichen genutzt, um der Personalabteilung einen Personalbedarf zu kommunizieren. Oft werden nach Anlage der Personalanforderung Betriebsräte oder Geschäftsführer zum Genehmigungsprozess hinzugefügt. Erst wenn eine Genehmigung aller Genehmiger stattgefunden hat, wird die Personalanforderung zu einer Ausschreibung umgewandelt.

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Vor der Personalanforderung

Personalanforderung

Status der Personalanforderung

Rollen

Genehmigungsprozess

Abschluss der Personalanforderung