INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Korrespondenzvorlagen sind vorgefertigte Texte, die für den wiederholten Nachrichtenversand genutzt werden können. Sie ermöglichen eine konsistente Kommunikation und reduzieren Fehler. Diese Vorlagen können in verschiedenen Bereichen des Systems, wie z. B. im Bewerbermanagement oder Onboarding, verwendet werden.


Konfiguration

Um eine Korrespondenzvorlage zu erstellen oder zu bearbeiten, öffne die Seite Korrespondenzvorlagen und klicke auf den Button + Korrespondenzvorlage.

Hier findest du eine detaillierte Anleitung: Korrespondenzvorlage anlegen


Verhalten im System

Berechtigungen

  • Berechtigung
    Um Korrespondenzvorlagen zu erstellen oder zu bearbeiten, benötigst ihr das Recht Korrespondenzvorlagen bearbeiten in der Benutzerrolle. 
  • Verfügbarkeit
    Die Verfügbarkeit der Vorlagen kann über die Organisationseinheit gesteuert werden. Eine Vorlage, die auf der obersten Ebene angelegt wurde, ist in allen darunterliegenden Organisationseinheiten verfügbar.
  • Komponenten
    Korrespondenz besteht immer aus besteht immer aus mehreren Elementen:
    1. Formatvorlage: Enthält statische Elemente wie Anrede, Signatur und rechtliche Hinweise.
    2. Korrespondenzvorlage: Beinhaltet den variablen Text, der auf die jeweilige Nachricht angepasst wird.
    3. Die E-Mail-Adresse oder Postadresse, an welche die Korrespondenz verschickt werden soll.

Hinweise zur Konfiguration

  • Sprache
    Lege die Sprache der Vorlage fest. Die Vorlage wird nur angezeigt, wenn die Sprache der Bewerbung übereinstimmt.
  • Platzhalter
    Nutze Platzhalter, um dynamische Inhalte wie Namen oder Termine einzufügen.
  • Formatvorlage
    Diese gibt den Rahmen der Nachricht vor und sollte nicht verändert werden.
  • Zielstatus
    Definiere den Bewerbungsstatus, bei dem die Vorlage verfügbar sein soll.


So nutzen dies unsere Kunden

  • Bewerbermanagement
    Viele Kunden nutzen Korrespondenzvorlagen für Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Gesprächen oder Absagen. Dabei werden häufig separate Vorlagen für unterschiedliche Ansprachen (z. B. „Du“ oder „Sie“) erstellt.
  • Onboarding
    Im Onboarding werden Korrespondenzvorlagen verwendet, um neue Mitarbeitende über Aufgaben oder wichtige Informationen zu informieren. Automatische Vorlagen erleichtern die Kommunikation und sorgen für Konsistenz.

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