INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Ihr könnt Bewerber zu Terminen einladen. Die Art des Termins bestimmt ihr dabei absolut selbst. Es könnennbeispielsweise Vorstellungsgespräche oder Telefoninterviews sein.

 

Konfiguration

Bewerbungsstatus können mit einer Terminfunktionalität versehen werden.
Bei Anlage oder Änderung des Bewerbungsstatus muss im Bereich Statuswechselfunktionalitäten im Feld Termin eine der folgenden Optionen ausgewählt werden:

  • Terminumfrage starten
  • Termin bestätigen
  • Termin bestätigen (mit optionaler MS Teams Besprechungseinladung)
  • Zu Online-Interview einladen

 

Verhalten im System

  • Benennung von Bewerbungsstatus
    Es empfiehlt sich dem Bewerbungsstatus einen Namen zu geben, der auf die Art des Termins verweist.
    Beispielsweise: Erstgespräch (Telefoninterview), Zweitgespräch (via Teams) etc. 
  • Terminübersicht
    • Termine können in der Bewerbung in der Registerkarte Aktivitäten im Bereich Termine eingesehen werden. Hier werden Datum und Zeitraum sowie die Teilnehmer angezeigt. 
    • Anstehende Termine für alle Kandidaten erscheinen in der Bewerbungsliste in der Registerkarte Termine.
  • Korrespondenz
    Termine benötigen immer eine entsprechend Korrespondenzvorlage für die Terminbestätitung.
    Durch Platzhalter können Daten des Termins in die Korrespondenzvorlage eingefügt werden.
    Anhänge in der Korrespondenzvorlage können zum Beispiel Informationen zur Anreise sein.
  • Kommentare zum Termin
    • Beim Termin eingetragene Kommentare können in der Historie der Bewerbung eingesehen werden.
    • Beim Termin eingetragene Kommentare erscheinen im Inhalt des Termins in eurem Kalender, wenn ihr die iCal-Funktion nutzt. 
  • Termin verschieben
    Sollte ein Termin nicht mehr stattfinden, weil beispielsweise ein Kandidat den ersten Terminvorschlag absagen musste, ist es möglich, diesen Termin zu verschieben. 
  • Terminorganisation
    • Termine als Kalendereintrag erhalten
      Ihr seid Organisator eines Termins und wollt einen Kalendereintrag erhalten? Tragt euch als Terminteilnehmer ein. 
    • Private Termine
      Termineinladungen können als privat zu versenden/markiert werden. Andere Kollegen, die sich den Kalender im E-Mail-Programm des Teilnehmers anschauen, sehen nicht mehr die Inhalte des Termins, sondern nur noch den Hinweis "Privater Termin" (in Outlook). Auch ein öffnen des Termins ist für andere, die nur leseberechtigt sind nicht möglich. 
    • Zeitanzeige
      Die Anzeige in der Terminmaske richtet sich nach der Spracheinstellung im Browser. 

      Ist diese auf Englisch eingestellt, dann werden die Datums- und Dezimalzahleingaben entsprechend der Sprache mit AM und PM dargestellt. 

      Wechselt die Browsersprache auf Deutsch um das 24-Stunden-Zeitformat zu erhalten.

  • Kalendereintrag
    • Ist in den Grundeinstellungen in der Registerkarte Kalender bei der Funktion E-Mail-Versand für Termine eine Option mit iCal aktiviert, erhalten interne Teilnehmer eine E-Mail mit einer iCal-Datei, womit sie den Termin im Kalender speichern können.
    • Bewerbende bekommen mit der Bestätigung eines Termins, einen iCal-Anhang mit Betreff und Inhalt der E-Mail. So können Bewerbende den Termin direkt in ihrem Kalender speichern. Wird der Termin verschoben, wird der ursprüngliche Eintrag durch den neuen ersetzt. 

      Wichtig

      Bewerbende haben in der iCal-Datei die Möglichkeit auf Zusagen, mit Vorbehalt oder Absagen zu drücken. Die Antwort des Bewerbenden wird jedoch nicht zu d.vinci übertragen.

      Die Bewerbenden werden entsprechend im Text aufgefordert mit euch Kontakt aufzunehmen, falls der Termin nicht passt.

      Text an die Bewerbenden

      Dieser Kalendereintrag wurde automatisch generiert. Zu- und Absagen werden ausschließlich in der Kalenderapplikation verarbeitet und nicht an den Absender übermittelt. Rückfragen sind durch Antwort auf diese E-Mail möglich.

  • Daten zu Terminen können über die Reporting-Schnittstelle ausgewertet werden.


Status der Termine

Die Entscheidung der Termineilnehmer seht ihr in der Registerkarte Aktivitäten der Bewerbung seht als Icon. Hierbei werden auch die Entscheidungen von Teilnehmern sichtbar, die den Termin weitergeleitet bekommen und ggf. keinen d.vinci-Zugang haben.

 = Akzeptiert
Der Teilnehmer hat zugesagt.
Teilnehmer, welche die Kalenderintegration nutzen und deren Verfügbarkeit zu einem Termin geprüft werden konnten, werden sofort auf den Status Akzeptiert (Zugesagt) gesetzt. 

 = Vielleicht
Teilnehmer haben unter Vorbehalt zugesagt.
 = Ausstehend
Der Teilnehmer hat noch keine Entscheidung getroffen, den Termin außerhalb von d.vinci weitergeleitet bekommen oder keinen Kalender verbunden gehabt, als er den Termin zugeschickt bekommen hat.

 = Abgelehnt
Teilnehmer hat den Termin nach Erhalt abgesagt.


Achtung

Der Status Akzeptiert wird auch angezeigt, sollte der Teilnehmer laut seines Kalenders bei der Buchung keine Zeit gehabt haben. Achten Sie deshalb bitte darauf nur freie Slots auszuwählen oder sich mit ihren Kollegen vorher nochmal abzustimmen.


So nutzen dies unsere Kunden

Viele Kunden ermöglichen ihren Kandidaten MS Teams-Interviews und ganz neu gibt es auch die Möglichkeit, dass sich Bewerber selbst einen Termin buchen, durch unsere Kalenderintegration Plus. Mit der Plus-Version können neu für Termine, die vort Ort stattfinden sollen, Räume gebucht werden. Mit der Basic-Version der Kalenderintegration ist es auf jeden Fall schneller einen Termin zu finden, der allen internen Teilnehmern passt, da auf die Kalender in eurem Unternehmen zugegriffen werden kann, wenn diese mit d.vinci verbunden wurden.

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