INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Aufgabenvorlagen sind in Aufgabenpaketen enthalten. Aufgaben können als Aufgabenvorlagen in einem Aufgabenpaket gebündelt werden. Diese Aufgabenpakete können an Eintrittsgründe gekoppelt werden, sodass alle enthaltenen Aufgabenvorlagen mit dem Einrittsgrund einem Onboarding hinzugefügt werden. 


Konfiguration

Siehe Aufgabe anlegen inkl. Aufgabenpaket und Aufgabenvorlage anlegen

 

Verhalten im System

  • Zweck
    Aufgabenvorlagen werden in Aufgabenpaketen gebündelt, damit sie als gesamtes Bündel den gewünschten Onboardings hinzugefügt werden können und dort noch individuell auf das spezielle Onboarding angepasst werden können.
  • Berechtigung
    Die Berechtigung Aufgabenvorlagen anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen ist in der Auslieferung in der Rolle Onboarding - Betreuer enthalten. Sie kann aber auch jeder anderen Rolle hinzugefügt werden.
  • Besondere Aufgabenvorlage: Einladen zum Mitarbeiterportal
    Um Onboardees einen Zugang zum Mitarbeiterportal zukommen zu lassen, muss die Aufgabenvorlage Einladen zum Mitarbeiterportal im Onboarding enthalten sein.
    Mehr dazu hier: Aufgabe anlegen: Einladen zum Mitarbeiterportal

  • Hinweise zur Konfiguration 

    • Titel/Benennung
      Der Titel ist nur für euch sichtbar sein. Wir empfehlen einen Namen, der eindeutig auf den Inhalt schließen lässt.
      Beispiele: Telefonliste aktualisieren, Vertrag an Buchhaltung, IHK Anmeldung
      Personenbezogene Daten im Aufgabentitel sollten nicht genutzt werden, da dieser als statistische Angabe in Reports auch nach einer Datenreduktion erhalten bleibt. 
    • Beschreibung
      Die Beschreibung sollte so sprechend gestaltet sein, dass die Lesenden wissen, was sie tun sollen. Falls Formularfelder und zusätzliche Informationen zu Onboardees als verwendbar in Aufgaben eingestellt wurden, können diese als Platzhalter durch Drücken auf das [T] Symbol hinzugefügt werden. 
    • Fälligkeit
      Wähle die Anzahl der Tage vor oder nach einem Meilenstein um festzulegen, zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe erledigt sein muss.
      Ist die Fälligkeit festgelegt, könnte sich dies zum Beispiel so lesen: 5 Tage vor erster Arbeitstag

      • Anzahl Tage
        Hier wird eine Zahl eingetragen

      • Vor/nach
        Wie viele Tage vor oder nach einem Onboarding-Meilenstein soll die Aufgabe fällig sein?

      • Start Onboarding Prozess/Arbeitsvertrag/Erster Arbeitstag/Ende Onboarding-Prozess
        Wähle den Meilenstein zu dem die Anzahl Tage im Verhältnis steht

    • Zuständigkeit
      Die Zuständigkeit gibt an, wer die Aufgabe erledigen soll. Im Onboarding selbst werden die Zuständigen für ein Onboarding festgelegt und wer für eine Rolle in der Zuständigkeit ausgewählt ist, soll die Aufgabe entsprechend erledigen. Die Person sieht die Aufgabe bei "Meine Aufgaben" in der Aufgabenübersicht und im Onboardee. Mehr zu Zuständigkeiten hier: Zuständigkeiten
    • Benachrichtigen wenn erledigt
      Wähle hier ggf. Zuständigkeiten aus, die nach Erledigung der Aufgabe per E-Mail benachrichtigt werden sollen. Wenn du einen Kommentar zu der erledigten Aufgabe schreibst, wird dich das System direkt unter dem Feld für den Inhalt deines Kommentars darüber informieren, welche Zuständigkeiten über diesen Kommentar gesondert informiert werden.
    • Automatisiert erledigen
      • Ja: Das System erledigt die Aufgabe am Fälligkeitstag. 
      • Nein: Du musst die Aufgabe manuell erledigen.
      • Wichtig: Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die der Onboardee zu erledigen hat, sollte diese Auswahl immer auf "Nein" gestellt bleiben. Andernfalls taucht die Aufgabe beim Onboardee im Mitarbeiterportal auf, ist aber bereits mit einem grünen Haken als erledigt markiert. Für interne Aufgaben oder die Freischaltung von Portalartikeln ist die automatisierte Erledigung eine sinnvolle Option. 
    • Übertragbare Aufgabe
      Jemand ohne Zugang zu d.vinci soll eine Aufgabe erledigen? Dazu sind übertragbare Aufgaben gedacht.
      • Aufgabenempfänger
        Hier wird die E-Mail-Adresse von der Person eingetragen, welche die Aufgabe erledigen soll.
      • Anhänge übertragen
        • Ja: Dem Aufgabenempfänger sollen Anhänge aus dem Onboarding zur Verfügung stehen.
        • Nein: Der Aufgabenempfänger kann keine Anhänge aus dem Onboarding sehen.
      • Automatisiert übertragen
        • Ja: Die Aufgabe soll an den Aufgabenempfänger übertragen werden, sobald sie den Aufgabenstatus "Bald fällig" erhält. 
        • Nein: Die Aufgabe muss manuell übertragen werden.
    • Mitarbeiterportal
      Hier stellt ihr ein, ob Onboardees die Aufgabe im Mitarbeiterportal sehen sollen.
      • Portalartikel
        Wählt ihr Oortalartikel, erscheinen diese für den Onboardee sichtbar, sobald die Aufgabe den Status "erledigt" hat. Mehr zu Portalartikeln hier: Portalartikel
        • Wähle einen oder mehrere Portalartikel, die im Mitarbeiterportal angezeigt werden, sobald die Aufgabe den Aufgabenstatus Erledigt erhält.
      • Portalaufgabe
        Durch Auswahl der Portalaufgabe kannst du eine Aufgabe für den Onboardee oben im Bereich Meine Aufgaben anzeigen. Mehr zu Portalaufgaben hier: Portalaufgabe

        • Sofort/Wenn bald fällig/Wenn überfällig
          Hiermit legt ihr fest, wann eine Portalaufgabe sichtbar wird.

    • Nachricht an Onboardee senden
      Wähle Ja, wenn beim Erledigen der Aufgabe eine Nachricht an den Onboardee versendet werden soll. Das Feld Korrespondenzvorlage wird angezeigt.  
      • Korrespondenzvorlage
        Wähle eine Korrespondenzvorlage aus. Beim Erledigen der Aufgabe kannst du den Nachrichtentext vor dem Absenden bearbeiten.
  • Standard-Aufgabenpakete
    Bei Auslieferung erhaltet ihr ein paar Pakete mit entsprechenden Aufgaben, die ihr als Grundlage für eure eigenen Prozesse nutzen könnt.
    • Azubipaket
    • Basispaket Neueinstellung
    • Dokumente
    • Portalaufgaben
  • Aufgabenvorlage kopieren oder zu verschieben
    Es ist nicht möglich Aufgabenvorlagen zu kopieren oder zu verschieben. Entsprechend solltet ihr euch bevor ihr sie anlegt genau überlegen, in welchem Aufgabenpaket die Aufgabenvorlage am meisten Sinn macht. Nur so könnt ihr verhindern, die Aufgabe ggf. mehrfach in mehreren Aufgabenpaketen anzulegen oder sie aus einem Paket löschen zu müssen und sie woanders einzufügen. 
  • Umbenennung
    Aufgabenvorlagen können jederzeit umbenennen. Der neue Name wird in der Liste sofort angezeigt. Allerdings nicht bei den Onboardees. Aufgabenvorlagen sind Muster, die ein Mal zu einem Zeitpunkt eurer Wahl in die Onboardees geladen werden. Solltet ihr auch im Onboarding eine Benennung ändern wollen, müsst ihr dies beim jeweiligen Onboarding tun. 
  • Aufgabenvorlagen löschen
    Löscht ihr eine Aufgabenvorlage aus einem Aufgabenpaket, bleiben die entstandenen Aufgaben dennoch in den Onboardings erhalten, in die ihr sie durch das Aufgabenpaket bereits eingefügt habt.
    Solltet ihr sie auch da löschen wollen, könnt ihr euch an den Eintrittsgründen des Aufgabenpakets orientieren und eure Onboardings in der Übersicht entsprechend filtern und die Aufgaben danach manuell aus den Onboarding entfernen. Dabei hilft euch auch die Registerkarte Aufgaben in der Onboarding-Übersicht. Hier könnt ihr alle Standard-Filter entfernen, danach auf das Filtersymbol klicken und bei Aufgabentitel ein Wort aus dem Titel oder den gesamten Aufgabentitel einfügen und die Liste danach filtern. Schon seht ihr alle entsprechenden Aufgaben untereinander und könnt diese auswählen und löschen.
  • Aufgabenvorlagen in Onboardings hinzufügen
    Aufgabenvorlagen können über die Aufgabenpakete auf mehrere Weisen einem Onboarding hinzugefügt werden.
    Siehe Aufgabenpaket anwenden
  • Kopien
    Es können jederzeit Kopien von bestehenden Aufgabenvorlagen erstellt werden. Dazu findet sich in der Aufgabenübersicht das Icon  . Die Kopie erhält im Titel den Hinweis: (Kopie)
  • Sortierung der Portalaufgaben
    Wählt ihr in einer Aufgabenvorlage die Option Mitarbeiterportal aus und drückt danach in das Feld Portalaufgabe, seht ihr eine Liste verfügbarer Portalaufgaben. Diese sind in zwei Kategorien unterteilt: Aufgaben für den Onboardee, welche vom Onboardee zu erledigen sind und Informationen über erledigte Aufgaben, welche die Onboardees informieren sollen, dass ihr eine Aufgabe im Onboarding-Prozess erledigt habt. Die Portalaufgaben sind alphabetisch sortiert.


So nutzen dies unsere Kunden

Viele Kunden schreiben sich bei erster Einrichtung der Aufgabenvorlagen ein grobes Konzept, welche Aufgabenvorlagen in welchen Aufgabenpaketen enthalten sein sollten, um doppelte Arbeiten zu verhindern.
Oft sind die Pakete auch entsprechend klein gepackt, dass nur wenige thematisch wirklich zusammenhängende Aufgaben in einem Paket enthalten sind. Beispielsweise: Dienstwagen, Berufsschule, Basispaket - Azubis Kaufmännisch 

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