Im Zuge des Datenschutzes wird es immer wichtiger, einen transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Hierbei spielt der Löschwunsch eine bedeutende Rolle, insbesondere wenn Bewerbende gemäß Artikel 17 DSGVO die sofortige Löschung ihrer Daten verlangen.


Warum manuelle Löschung wichtig ist

In Fällen von Löschwünschen solltet ihr nicht die automatische Löschroutine verwenden. Diese ist an zeitliche Vorgaben gebunden und kann dazu führen, dass zwischen dem Löschwunsch und der eigentlichen Löschung zu viele Tage vergehen. Bewerbende könnten dies als Verstoß gegen die DSGVO interpretieren und rechtliche Schritte einleiten.

Stattdessen ist es notwendig, die Löschung manuell durchzuführen, um die Daten sofort aus dem System zu entfernen.


Benötigte Rechte  

Um einen Löschwunsch umzusetzen, benötigt ihr folgende Berechtigungen:

  • Workflows anlegen
  • Korrespondenzvorlagen anlegen
  • Berechtigungen anlegen
  • Bewerbungen löschen


Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Bewerbungsstatus anlegen

Legt einen neuen Bewerbungsstatus an, um Löschwünsche zu kennzeichnen:

  • Anzeigename: Zum Beispiel "Löschwunsch"
  • Automatische Löschung: Nein
  • Finaler Status: Ja
  • Korrespondenz verpflichtend: Ja


2. Korrespondenzvorlage anlegen

Erstellt eine Vorlage für den Löschwunsch-Nachweis:

  • Name: Zum Beispiel "Löschnachweis"
  • Verfügbar bei: Statuswechsel
  • Status: Der in Schritt 1 angelegte Status
  • Betreff (Vorschlag): Deine Anfrage zur Datenlöschung
  • Inhalt (Vorschlag):

    Deine personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen deiner Bewerbung erhalten haben, werden jetzt gelöscht. Wir selbst haben danach keinerlei Zugriff mehr darauf. Nach weiteren 30 Tagen sind deine personenbezogenen Daten auch unwiderruflich aus allen Datensicherungen gelöscht.


3. Statusübergänge anlegen

Legt Statusübergänge von allen bestehenden Status zu dem neuen Bewerbungsstatus an. Dies stellt sicher, dass der Wunsch der Datenlöschung in jedem Prozessschritt berücksichtigt werden kann.


4. Bewerbung manuell löschen

Führt die Löschung manuell durch:


Achtung

Datenschutz und die korrekte Handhabung personenbezogener Daten sind entscheidend im HR-Bereich. Unsere Software bietet Lösungen, um den Löschprozess transparent und rechtlich konform zu gestalten. Es liegt jedoch in eurer Verantwortung, euch regelmäßig mit den Anforderungen vertraut zu machen und die Prozesse korrekt umzusetzen. Sprecht dazu bitte auch mit euren Datenschutzbeauftragten.