Im Zuge des Datenschutzes wird es immer wichtiger, einen transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Hierbei spielt der Löschnachweis eine bedeutende Rolle. Beispielsweise, wenn Bewerbende auf euch zukommen und die sofortige Löschung ihrer Daten verlangen (gemäß Artikel 17 DSGVO).

Es ist wichtig, in diesem Fall nicht die Löschroutine zu verwenden, sondern manuell die sofortige Löschung durchzuführen. Andernfalls könnte die automatische Löschung dazu führen, dass zu viele Tage zwischen dem Löschwunsch und der eigentlichen Löschung vergehen und die Bewerbenden deshalb rechtliche Schritte einleiten. 

Hier erklären wir, wie ihr dies im System umsetzen könnt.

Gehe wie folgt vor:

1. Bewerbungsstatus anlegen

Anzeigename: Zum Beispiel "Löschwunsch"

Automatische Löschung: Nein

Finaler Status: Ja

Korrespondenz verpflichtend: Ja

2. Korrespondenzvorlage anlegen

Name: Zum Beispiel "Löschnachweis"

Verfügbar bei: Statuswechsel

Status: Der in Schritt 1 angelegte

Betreff (Vorschlag): Deine Anfrage zur Datenlöschung

Inhalt (Vorschlag):

Deine personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen deiner Bewerbung erhalten haben, werden jetzt gelöscht. Wir selbst haben danach keinerlei Zugriff mehr darauf. Nach weiteren 30 Tagen sind deine personenbezogenen Daten auch unwiderruflich aus allen Datensicherungen gelöscht.

3. Statusübergänge anlegen

Lege Statusübergänge von allen Status zu dem neuen Bewerbungsstatus an, da der Wunsch der Datenlöschung in jedem Prozessschritt auftauchen kann.

4. Bewerbung manuell löschen

Klicke hier:  Bewerbung manuell löschen
Setze Lösung B um und wähle dabei Bewerbung und Personendaten löschen.