INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

In Bezug auf das Mitarbeiterportal werden in einigen Fällen automatisch aus dem System E-Mails an die Onboardees versandt. Für diese Fälle gibt es entsprechende System-Korrespondenzvorlagen, die nicht gelöscht, jedoch verändert werden können.


Konfiguration

Auf der Seite Korrespondenzvorlagen kann eine bestehende System-Korrespondenzvorlage ausgewählt und überarbeitet werden.
Siehe: Mitarbeiterportal: System-Korrespondenzvorlagen anpassen


Verhalten im System

  • System-Korrespondenzvorlagen erkennen
    Sie sind erkennbar an dem Zahnradsymbol hinter dem Namen. Beispiel: Mitarbeiterportal: Das Passwort wurde geändert. 
  • Systemkorrespondenzvorlagen bei Auslieferung des Systems
    Die folgenden Korrespondenzvorlagen stellen wir euch im Standard zur Verfügung (In Reihenfolge des Auftretens)
    • Mitarbeiterportal: Portalzugang anlegen
      Zweck: Mit dieser Korrespondenzvorlage ruft ihr Onboardees auf, sich für das Mitarbeiterportal zu registrieren.
      Auslöser: Drücken des Buttons Einladung aussprechen in der Registerkarte Mitarbeiterportal im Onboarding.
    • Mitarbeiterportal: Portalzugang eingerichtet (Willkommen)
      Zweck: Nachdem Onboardees ihren Zugang zum Mitarbeiterportal angelegt haben erhalten sie eine E-Mail mit dem Benutzernamen und dem Link zum Mitarbeiterportal.
      Auslöser: Automatisch nach der Anlage der Zugangsdaten.
    • Mitarbeiterportal: Einladung zum Onboarding
      Zweck: Sollte ein weiteres Onboarding für einen Onboardee eingerichtet werden, ist diese Vorlage aktiv. Beispiel: Im Rahmen eines Praktikums wurde ein Onboarding angelegt und nun wird für die Person ein Onboarding für eine Festanstellung durchgeführt mit entsprechend neuen Inhalten im Mitarbeiterportal.
      Auslöser:
    • Mitarbeiterportal: Passwort zurücksetzen
      Zweck: Es wird ein Link zum Zurücksetzen des Passworts verschickt.
      Auslöser: Onboardee drückt den Button Passwort zurücksetzen auf der Login-Seite für das Mitarbeiterportal.
    • Mitarbeiterportal: Das Passwort wurde geändert
      Zweck: Onboardees informieren, dass das Passwort zurückgesetzt wurde, um Missbrauch zu verhindern.
      Auslöser: Onboardees haben ihr Passwort zurückgesetzt. 
    • Mitarbeiterportal: Erinnerung an fällige Aufgabe
      Zweck: Einen Tag vor Fälligkeit einer Aufgabe, welcher die Onboardees erledigen sollen, wird die E- Mail verschickt. Siehe auch: Erinnerung an fällige Aufgaben im Mitarbeiterportal
      Auslöser: Die Aufgabe für den Onboardee ist in einem Tag fällig. 
    • Mitarbeiterportal: Portalzugang zurücksetzen
      Zweck: Sollten Onboardees in der Personalabteilung erneut Zugangsdaten für das Mitarbeiterportal anfordern, können so die Daten versandt werden.
      Auslöser: Drücken des Buttons Portalzugang zurücksetzen in der Registerkarte Mitarbeiterportal im Onboarding.
  • Name
    Der Name ist nur für euch intern sichtbar.
  • Organisationseinheit
    Die System-Korrespondenzvorlage ist immer auf der obersten Organisationseinheit angelegt. Dies kann nicht geändert werden, damit die Vorlage für alle Onboardings verwendbar ist.
  • Formatvorlage
    Wählt die Formatvorlage, die zu all euren Onboardings passt, unabhängig von der Zielgruppe oder dem Unternehmen für welches das Onboarding stattfindet. Es ist nicht möglich für die einzelnen Fälle eigene Formatvorlagen mit einer System-Korrespondenzvorlage zu verknüpfen.
  • Sprache
    Es gibt die Korrespondenzvorlagen bei Auslieferung auf Deutsch und Englisch. Sie finden sich nach Namen geordnet auf der Seite mit allen Korrespondenzvorlagen. Solltet ihr weitere Sprachen bei uns bestellt und bereits aktiviert haben, finden sich auch die Übersetungen der System-Korrespondenzvorlagen in der Liste. 
  • Betreff 
    Der Betreff wird den Onboardees in der E-Mail angezeigt.
  • Inhalt 
    Das ist der Inhalt der E-Mail. Über Platzhalter können Informationen automatisch an entsprechender Stelle eingefügt werden. Im Artikel zur Bearbeitung von System-Korrespondenzvorlagen finden sich die Platzhalter, welche wir im Standard nutzen und euch empfehlen würden weiterhin in die jeweilige Korrespondenzvorlage einzufügen, da ansonsten die Funktionalität verloren geht.
  • Absender
    Als Absender der E-Mail wird immer das Unternehmen des Onboardings genutzt. Achtet bitte entsprechend darauf, dass ihr den Unternehmensnamen in den Stammdaten entsprechend sorgfältig gestaltet.
  • Du/Sie-Ansprache
    Es ist nicht möglich System-Korrespondenzvorlagen zu kopieren und entsprechend einige Onboardees mit Du und andere mit Sie anzusprechen. Um Inkonsistenzen zu vermeiden, empfehlen wir in den Korrespondenzen eine Ansprache, die für alle Onboardees geeignet ist. Dies trägt zu einem stimmigen und klaren Kommunikationsbild bei und verhindert Missverständnisse oder Irritationen. 
  • Umbenennung
    Wir empfehlen die Umbenennung nicht, da ihr die von uns beschriebenen Korrespondenzvorlagen sonst nicht wiedererkennen könnt.
  • Sortierung
    Die Liste der Korrespondenzvorlagen ist alphabetisch geordnet. Dies kann nicht beeinflusst werden.

So nutzen dies unsere Kunden

Viele Kunden passen die Tonalität der System-Korrespondenzvorlagen auf ihre unternehmensweite Sprechweise an. Weitere individuelle Korrespondenzvorlagen werden angelegt, die nicht durch das System ausgelöst werden.

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