INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Über die Funktion Dokumente könnt ihr für den Onboarding-Prozess intern benötigte Dokumente an zentraler Stelle verwalten und euch gegenseitig Dokumente/Laufzettel/Checklisten und dergleichen zur Verfügung stellen. Dies ist besonders nützlich bei Aufgaben, die eine physische oder papierbasierte Komponente erfordern.

In Aufgaben kann einen Link zu Dokumenten hinterlegt werden. Die Dokumente können euch intern und anderen Personen bei Übertragung der Aufgabe angezeigt werden. Onboardees können diese nicht sehen. Dazu sind Anhänge in Aufgaben gedacht.


Konfiguration

Auf der Seite Dokumente kann über +Anlegen ein neues Dokument angelegt werden.


Verhalten im System

  • Anzeigeorte für Dokumente
    • Aufgabenliste des Onboardees

      Dokumente, die über Platzhalter in Aufgaben oder Aufgabenvorlagen hinterlegt sind, können jederzeit beim Öffnen der Aufgabe in der Aufgabenliste des Onboardees aufgerufen werden.

      Bei unerledigten Aufgaben wird die zuletzt hochgeladene, jüngste Datei-Version aufgerufen.

      Bei bereits erledigten Aufgaben wird die Datei-Version aufgerufen, die zum Zeitpunkt der Erledigung gültig war.

    • E-Mail-Benachrichtigung

      E-Mail-Benachrichtigungen über Aufgaben, die im Zuge der Aufgabenübertragung versendet werden, beinhalten einen direkten Link zum Dokument. E-Mail-Empfänger brauchen also nicht erst das System bzw. eine System-Seite zu betreten, um das Dokument aufzurufen. Das ermöglicht ihnen, das Dokument direkt aus der E-Mail heraus zu öffnen.

      Achtung

      Dadurch, dass Dokumente direkt aus der Nachricht geöffnet werden können, können sie z. B. durch Weiterleitung der E-Mail auch in die Hände von prozessfremden Personen bzw. Unbefugten gelangen.

  • Dauer der Aufrufmöglichkeit

    Sobald die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet wird, verliert der Link zum Dokument in E-Mails seine Gültigkeit. Ab dann kann das Dokument nicht mehr über den Link in der E-Mail aufgerufen werden. In diesem Fall bleibt der Link auch dann ungültig, wenn die Aufgabe im Anschluss wieder geöffnet wird.

  • Name
    Der Name wird euch 1:1 als Linkname angezeigt. Dieser erscheint dabei in der Beschreibung der Aufgabe in welche das Dokument als Platzhalter eingefügt wurde und in der E-Mail zur übertragbaren Aufgabe. 
  • Organisationseinheit
    Die Organisationseinheit bestimmt, in welchen Aufgaben ein Dokument zur Verfügung steht. Ihr könnt das Dokument nur in Aufgaben auf der gleichen Organisationseinheit oder darunter auswählen. 
  • Platzhaltername
    Über den Platzhalter kannst du das Dokument in Aufgaben bzw. Aufgabenvorlagen einfügen. Gib einen Platzhalternamen ein, welcher auf den Zweck des Dokuments schließen lässt oder belasse das Feld leer, um den Platzhalternamen automatisch generieren zu lassen.

    Beispiel: 

    Platzhaltername: Testdokument

    Platzhalter: Dokument - Testdokument

  • Änderungen am Platzhalternamen
    Wenn der Platzhalter in Aufgaben hinterlegt ist, führt ein nachträgliches Ändern des Platzhalternamens dazu, dass der in den Aufgaben hinterlegte Platzhalter ungültig wird. Wähle daher eine nachhaltige Benennung, oder - falls du den Namen nachträglich ändern müsst - aktualisiere nach der Namensänderung den Platzhalter in den Aufgaben/Aufgabenvorlagen.
  • Datei
    Die Datei ist das eigentliche Dokument, welches durch Klick auf den Link aufgerufen werden kann.
  • Dateiversionen und Löschung von Dateiversionen
    Wird eine neue Datei hochgeladen, ersetzt diese die vorherige Datei in Bezug auf unerledigte Aufgaben. Im Dokument können in der Registerkarte Dateihistorie alle Dateien gesehen werden, die hochgeladen und nicht manuell gelöscht wurden. Der oberste Eintrag in der Liste ist aktuell gültig und wird vom Platzhalter für nicht erledigte Aufgaben aufgerufen. Die Versionierung der Dateien dient der Dokumentation und Nachverfolgbarkeit erledigter Aufgaben. Wir empfehlen deshalb keine Dateiversionen zu löschen. Wird der oberste Eintrag gelöscht, wird automatisch der nächste Eintrag gültig.
    Jeder Datei-Upload erhält einen Zeitstempel. Beim Betrachten bereits erledigter Aufgaben in der Aufgabenliste des Onboardees prüft das System anhand des Zeitstempels, welches Dokument zum Zeitpunkt der Erledigung gültig war und zeigt entsprechend dieses Dokument an, und kein aktuelleres.
    Beispiel:
    Es gibt ein Dokument, das monatlich aktualisiert wird: "Speiseplan Kantine". Es gibt zudem eine Aufgabenvorlage für "Speiseplan bereitstellen" mit dem Ziel, Onboardees einen aktuellen Ausdruck des Speiseplans auf den Tisch zu legen. In der Dokumenten-Dateihistorie wurde die Datei bereits mehrfach aktualisiert, immer zum Monatsanfang: 01.01.2021, 01.02.2021, 01.03.2021 etc.
    Der Platzhalter "Dokument - Speiseplan" gibt in der Aufgabe nun unterschiedliche Dokumente aus: Bei unerledigten Aufgaben wird das zuletzt hochgeladene, jüngste Dokument ausgegeben. Bei bereits erledigten Aufgaben gibt der Platzhalter das Dokument aus, das zum Zeitpunkt der Erledigung gültig war: Erledigt am 22.01.2021 gibt die Dateiversion vom 01.01.2021 aus, usw. 
  • Beschreibung
    Die Beschreibung wird nur auf der Seite zum Dokument selbst angezeigt und wird nicht für andere oder beim Herunterladen des Dokuments sichtbar. Er soll es euch ermöglichen einen Infotext zu hinterlegen, wenn ihr beispielsweise eine neue Version des Dokuments hochladet.


So nutzen dies unsere Kunden

Zum Beispiel Führungskräfte benötigen immer mal wieder zum Erledigen bestimmter Aufgaben ein Dokument. Das kann eine Checkliste sein, ein Prüfbogen für eine Sicherheitsschulung usw. aber auch Dokumente sein, die eine Unterschrift vom Onboardee benötigen. Die Führungskraft kann sich das Dokument dann an der Stelle herunterladen und verwenden.
Die Funktion wird vor allem von Kunden genutzt, die ihre Prozesse nicht ausschließlich digital abbilden.

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