INHALTSVERZEICHNIS
- Begriffserklärung
- Konfiguration
- Verhalten im System
- So nutzen dies unsere Kunden
- Weitere Artikel zu diesem Thema
Begriffserklärung
Die Ausschreibung bildet den strukturellen Rahmen für die Stellenanzeige. In ihr werden die Eckdaten einer Stellenanzeige festgehalten, die nicht zwingend dem Bewerber sichtbar werden müssen. Die Ausschreibung ist damit ein systeminterner Informationscontainer, welcher alle Details der ausgeschriebenen Stelle (z. B. Einsatzort, Abteilung, Vertragslaufzeit), aber auch Informationen über interne Zuständigkeiten (Benutzergruppen, verantwortlicher Benutzer) und eingegangene Bewerbungen enthält.
Konfiguration
Auf der Seite Ausschreibungen kann über +Ausschreibung eine neue Ausschreibung angelegt werden.
Siehe: Ausschreibung anlegen
Über den Button + Initiativausschreibung könnt ihr eine neue Initativausschreibung anlegen.
Siehe: Initiativausschreibung anlegen
Verhalten im System
- Zweck
Die Ausschreibung bildet den strukturellen Rahmen für die Stellenanzeige. In ihr werden die Eckdaten einer Stellenanzeige festgehalten, die nicht zwingend dem Bewerber sichtbar werden müssen. - Personalanforderung als Grundlage
Eine Ausschreibung kann aus einer Personalanforderung entstehen. Sollte eine Personalanforderung zu einer Ausschreibung gemacht werden, werden teilweise Daten in die Ausschreibung übernommen.
Siehe: Neue Ausschreibung aus Personalanforderung erstellen - Ausschreibungsübersicht
Ruft ihr den Menüpunkt Ausschreibungen auf, findet eine Vorfilterung statt (Status: Aktiv, Inaktiv). Ihr seht zunächst nur Ausschreibungen, die aktiv und inaktiv sind.
Um auch archivierte Ausschreibungen zu sehen, klickt auf das X neben dem FilterStatus: Aktiv, Inaktiv.
Sollte bei euch der Filter Mit Gruppenberechtigung aktiv sein, seht ihr nur die Ausschreibungen, auf die ihr mit eurer benutzergruppe berechtigt seid. Die Seite heißt dann auch Meine Ausschreibungen, um dies zu verdeutlichen. - Suche nach Ausschreibungen
Nach vielen Inhalten der Ausschreibung kann im System gefiltert werden. - Status von Ausschreibungen
In der Ausschreibungsübersicht seht ihr vor dem Titel den Status der Ausschreibung mit Symbolen und Farben dargestellt. - Anlegedatum
In der Ausschreibungsübersicht seht ihr unter dem Titel der Ausschreibung das Anlegedatum. Also das Datum, an dem dieser Ausschreibung erzeugt wurde. - Wichtige Grunddaten
In der Ausschreibungsübersicht seht ihr in der zweiten Spalte die Organisationseinheit, den Einsatzort und den verantwortlichen Benutzer. - Status der Veröffentlichung
In der Ausschreibungsübersicht seht ihr in der dritten Spalte die Veröffentlichungskanäle eurer Ausschreibung und dargestellt mit einem Icon und einer Farbe davor den Status der Veröffentlichung. - Ausschreibung aktivieren/deaktivieren
In der Ausschreibungsübersicht finden sich Icons, mit denen der Status der Ausschreibung geändert werden kann. Aktivieren und Deaktivieren. - Archivierung
In der Ausschreibung findet sich der Button Archivieren. Eine Ausschreibung kann erst archiviert werden, wenn alle Bewerbungen in einem finalen Status sind. Mehr dazu hier: Warum kann eine Ausschreibung nicht archiviert werden? - Kommentieren
Solange Benutzer eine Ausschreibung sehen können, ist es ihnen auch möglich diese zu kommentieren. Dazu kann auf den Button Kommentieren gedrückt werden. Mehr dazu siehe: Kommentare. - Wiedervorlage
Solltet ihr bei der Ausschreibung später noch etwas erledigen wollen, könnt ihr euch dazu eine Wiedervorlage erstellen. Drückt dazu auf den Button Wiedervorlage in der Ausschreibung. Mehr hier: Wiedervorlage - Kopieren
Ausschreibungen können kopiert werden. Siehe: Ausschreibung kopieren - Bewerbungen matchen
Ihr könnt schauen, ob ihr im System Bewerbungen habt, welche auf die Ausschreibung passen. Siehe: Bewerbungen matchen - Verschieben
Sollte eine Ausschreibung einer anderen Organisationseinheit zugeordnet werden müssen, könnt ihr die Ausschreibung verschieben. Siehe Ausschreibung verschieben / Organisationseinheit der Ausschreibung wechseln - Veröffentlichungen erstellen
In der Ausschreibung kann über das + hinter Veröffentlichungen eine neue Veröffentlichung erstellt werden. Siehe Veröffentlichung anlegen - Bewerbung anlegen
In der Ausschreibung kann über das + hinter Bewerbungen eine neue Bewerbung angelegt werden. Siehe Bewerbung erfassen - Inhalte der Ausschreibung anderswo darstellen
In den Stellenanzeigenvorlagen und Korrespondenzvorlagen lassen sich verschiedene Platzhalter mit Inhalten der Ausschreibung ziehen. (Ausschreibung - ...). So können die Inhalte der Ausschreibung bei Bedarf dem Bewerber sichtbar gemacht werden. Hinweise zur Konfiguration
Durch die Feldschemakonfiguration können einige der Datenfelder ein-/ausgeblendet oder als Pflichtfelder(*) definiert worden sein.
Mögliche Einstellungen- Haupttitel*
- Organisationseinheit*
- Unternehmen*
- Kategorie
- Referenz
- Status
- Personalanforderung
- Initiativausschreibung
- Einsatzorte
- Abteilung
- Kostenstelle
- Zielgruppen
- Arbeitszeiten
- Vertragslaufzeit
- Lohn-/Gehaltsrahmen
- Frühester Eintrittstermin
- Prämie
Solltet ihr für die erfolgreiche Vermittlung von neuen Mitarbeitern eine Prämie ausschütten, kann das hier erfasst werden. Dies ist zum Beispiel auch wichtig für Loslegen mit: Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm (MwMP) - Start der Suche Ist Startpunkt für die Messung im Report Prozesszeiten
- Zusätzliche Informationen:
Hier werden alle Formularfelder aufgeführt, die ihr für Ausschreibungen angelegt habt. - Bewerberbogen
- Screeningfragen
- Gewünschte Einsatzorte
- Video-Pitch
- Verantwortlicher Benutzer
- Benutzergruppen
Registerkarten der Ausschreibung
- Archivierung
Eine Ausschreibung kann erst archiviert werden, wenn alle Bewerbungen in einem finalen Status sind.Mehr dazu hier: Warum kann eine Ausschreibung nicht archiviert werden? - Personalanforderung als Grundlage
Eine Ausschreibung kann aus einer Personalanforderung entstehen. Sollte eine Personalanforderung zu einer Ausschreibung gemacht werden, werden teilweise Daten in die Ausschreibung übernommen.
Siehe: Neue Ausschreibung aus Personalanforderung erstellen - Auswertung von Ausschreibungen
- Registerkarte Analyse
Für Auswertungen während der Ausschreibung. - Reporting
Für längerfristige Reports. In Reports lassen sich Ausschreibungen auf verschiedene Thematiken hin auswerten. - Reporting-Schnittstelle
Daten zu Ausschreibungen können über die Reporting-Schnittstelle ausgewertet werden.
- Registerkarte Analyse
- Löschung
In der Ausschreibungsübersicht findet sich das Löschen-Icon . Zudem kann die Option Löschen auch über das Zahnradsymbol in einer Ausschreibung aufgerufen werden. Ausschreibungen können einzeln manuell gelöscht werden. Wir empfehlen jedoch den Status der Ausschreibung auf archiviert zu ändern, um das Reporting nicht zu verfälschen. Die Ausschreibung wird aus der Ansicht verschwinden, da die Ausschreibungsübersicht mit dem Filter aktiv, inaktiv vorbelegt ist.
So nutzen dies unsere Kunden
Welche Registerkarten der Ausschreibung genutzt werden ist sehr unterschiedlich. Es gibt jedoch nahezu immer auch eine Initiativausschreibung, die genutzt wird.
Wir empfehlen das archivieren von Ausschreibungen, nachdem ein Prozess abgeschlossen ist, um die Übersicht über aktuell laufende Prozesse zu behalten.
Weitere Artikel zu diesem Thema
- Ausschreibung anlegen
- Initiativausschreibung anlegen
- Neue Ausschreibung aus Personalanforderung erstellen
- Feldschema der Ausschreibung nutzen
- Ausschreibung verschieben/Organisationseinheit der Ausschreibung wechseln
- Ausschreibungsstatus ändern
- Ausschreibungsstatus/Status der Ausschreibung
- Ausschreibung archivieren
- Benutzergruppe einer Ausschreibung zuweisen
- Ausschreibung kopieren
- Bewerbungen matchen
- Ausschreibung löschen
- Warum ist die Stellenanzeige nicht auf der Homepage?
- Warum kann eine Ausschreibung nicht archiviert werden?
- Wiedervorlagen finden und erledigen