INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Über Portalartikel informiert ihr eure Onboardees über alles Wissenswerte zum Unternehmen und zum neuen Arbeitsplatz. Gelungene, informative, interessante und gut geschriebene Portalartikel bilden eine wichtige Motivation für die Onboardees, das Mitarbeiterportal zu betreten. 

Portalartikel sind Informationsartikel welche im Mitarbeiterportal veröffentlicht werden und den Onboardees ein organisatorisch, fachlich und kulturell einladendes und qualitativ hochwertiges Onboarding zu erfahren. 

 

Konfiguration

Im Menü auf der Seite Portalartikel könnt ihr über + Anlegen einen neuen Portalartikel anlegen.

Siehe Portalartikel anlegen.

 

Verhalten im System

  • Zweck
    Über Portalartikel informiert ihr eure Onboardees über alles Wissenswerte zum Unternehmen und zum neuen Arbeitsplatz.

  • Hinweise zur Konfiguration

    • Benennung/Name
      Der Name ist nur für euch intern sichtbar. Dies unterscheidet ihn vom Titel (weiter unten).
      Ihr könnt ihn also bei Bedarf mit Interna wie dem Unternehmen, der Abteilung, dem Fachbereich etc. füllen. Onboardees werden es nicht sehen. Euch hilft die Bezeichnung jedoch bei der Auswahl des richtigen Artikels in der Aufgabe oder Aufgabenvorlage.
      Der Name des Artikels kann lauten: "Unternehmensbeschreibung". Als Benutzer erkennst du damit auf einen Blick, um was es sich handelt. Für Onboardees hört das sich aber sehr nüchtern an. Daher kann der für den Onboardee sichtbare Titel des Artikels lauten: "Lern uns kennen!". Das hört sich lebendiger und nahbarer an.
    • Organisationseinheit
      Der Artikel ist nur in der Organisationseinheit und den darunterliegenden auswählbar.In einem Portalartikel für den Standort Hamburg willst du eure Onboardees vielleicht mit "Moin Moin" ansprechen, im Standort München mit "Grüß Gott". Dies erreichst du, indem du für die jeweiligen Organisationseinheit einen entsprechenden Portalartikel verfasst.
    • Permanent sichtbar
      Dieser Artikel ist immer im Mitarbeiterportal sichtbar. Wenn Ja gewählt wird, ist der Artikel nach dem Speichern sofort in allen Mitarbeiterportalen der ausgewählten und darunter liegenden Organisationseinheit sichtbar. Er wird nicht erst angezeigt, wenn eine Aufgabe dazu terminiert ist.
      In der Übersicht der Portalartikel werdet ihr über eine Plakette auf solche Artikel aufmerksam gemacht.
      Zusammen mit der Organisationseinheit kennt ihr so direkt alle Artikel, die immer im Mitarbeiterportal der Organisationseinheit angezeigt werden.
    • Titel
      Dies ist die Überschrift im Artikel selbst, welche Onboardees lesen können.
    • Inhalt
      Dies ist der eigentliche Artikel, den Onboardees lesen können. Euch stehen dabei mehrere Formatierungsoptionen zur Verfügung. Auch Aufzählungszeichen, Bilder und Videos oder Trennstriche lassen sich hier nutzen, um die Informationen ansprechend zu gestalten. Beachtet bitte immer: Texte aus Wordvorlagen übernehmen
      Tipps zum Inhalt
      Onboardees sind anfangs vermutlich interessiert und motiviert, das Mitarbeiterportal zu betreten und sich über den zukünftigen Arbeitsplatz zu informieren. Betrachtet eure Onboardees als wissbegierige Leserschaft. Seid kreativ und überlegt, wie ihr eure Onboardees am Besten ansprecht und ihr Interesse wecken könnt. Den Inhalten sind dabei keine Grenzen gesetzt. Wir empfehlen euch Informationen aus allen Bereichen des Onboardings. Also sowohl organisatorische und sachlich/fachliche Informationen als auch solche, die für das soziale und kulturelle Onboarding wichtige sind.
      Ein paar Beispiele
      • Informiert die Onboardees über den aktuellen Stand des Onboardings und wichtige Entwicklungen im Unternehmen.
      • Ladet Lagepläne oder Bilder eures Unternehmensgeländes hoch.
      • Stellt Informationen zur Kantine oder zu Versorgungsmöglichkeiten für die Mittagspause bereit.
        Gibt es eine Küche und wenn ja, wie ist sie ausgestattet? Gibt es einen Bäcker in der Nähe? Gibt es eine Post, eine Bank oder ähnliche Einrichtungen in der Umgebung, welche für die Onboardees von Interesse sein können?
      • Beschreibt die Arbeitsumgebung und Arbeitsbedingungen. Gibt es einen Dresscode? Ist die Arbeitsumgebung eher ruhig oder eher geschäftig? Gibt es einen Lounge-Bereich?
      • Verfasst persönliche Eindrücke von Abteilung, Vorgesetzten sowie Kollegen und Kolleginnen. Vielleicht haben diese ein Interesse daran, sich selbst mit Wort und Bild den Onboardees vorzustellen?
      • Erzählt etwas vom Arbeitsklima. Duzen sich die Mitarbeitenden untereinander und mit den Vorgesetzten? Gibt es After-Work-Events?
    • Sprache
      Bitte achtet darauf, dass ihr die Artikel auch in den Sprachen anlegt, welche eure Onboardees sprechen, falls dieses nicht immer Deutsch ist.
    • Artikelbild
      Nach Anlage eines Artikels kann das Artikelbild hinzugefügt werden. Dabei empfehlen wir die Maße 960 Pixel breit, 540 Pixel hoch. Die Bildgröße darf 250 KB nicht überschreiten. Solltet ihr Mitarbeiterportale in verschiedenen Sprachen anbieten, ist es wichtig, dass das Bild keinen Text enthält, da es nur ein Bild für alle Sprachvarianten des Artikels gibt. 
    • Anhänge
      Nach Anlage eines Portalartikels kann in der Registerkarte Anhänge über + Anhang ein solcher zum Portalartikel hinzugefügt werden. Dieser wird am Ende des Artikels angezeigt und kann von den Onboardees je nach Browsereinstellung im Browser angesehen oder heruntergeladen werden.  
  • Portalartikel im Mitarbeiterportal anzeigen
    Die Anlage des Portalartikels allein reicht nicht, wenn dieser nicht als permanent sichtbar eingestellt ist.
    In anderen Fällen muss eine Aufgabe oder Aufgabenvorlage angelegt werden, die mit dem Portalartikel verknüpft wird. Der Portalartikel wird im Mitarbeiterportal sichtbar, wenn die Aufgabe als erledigt markiert wurde oder in der Aufgabe "automatisch erledigen" eingestellt wurde.  
  • Sortierung/Reihenfolge der Anzeige im Mitarbeiterportal
    Die Portalartikel werden nach Veröffentlichungsdatum sortiert - die neusten stehen oben. Die interne Sortierung hat keine Relevanz. Das Veröffentlichungsdatum ist das Datum, an dem der Artikel für den Onboardee freigeschaltet wird. Wenn Portalartikel zu exakt demselben Zeitpunkt freigeschaltet werden, wird die Reihenfolge von der ID in der Datenbank bestimmt, was gleichzusetzen ist mit dem Erstellungsdatum. Ist eine Reihenfolge gewünscht, kann die Veröffentlichung der Artikel auf verschiedene Tage gelegt werden. 
  • Willkommensartikel
    Jeder Portalartikel kann in den Portaleinstellungen als Willkommensartikel ausgewählt werden. Dieser wird im Mitarbeiterportal im Bereich Neuigleiten immer ganz unten angezeigt.

    Achtung

    Willkommensartikel sollten bei Anlage nicht die Einstellung permanent sichtbar erhalten.

    Erklärung inkl. Beispiel
    Solltet ihr in den Portaleinstellungen bei drei Portalen unterschiedliche Portalartikel als Willkommensartikel ausgewählt haben, würden alle Onboardees im Mitarbeiterportal immer alle drei Willkommensartikel angezeigt bekommen.
  • Umbenennung/Änderung der Inhalte
    Portalartikel können jederzeit umbenannt werden. Der neue Titel und die neuen Inhalte werden sofort aktiv.
    Onboardees werden dabei ein mal ausgeloggt und müssen sich wieder einloggen, damit die neuen Infos aktiv für sie sichtbar sind.
  • Löschung
    Portalartikel können jederzeit gelöscht werden und verschwinden dann auch sofort aus der Ansicht für die Onboardees. Sind Onboardees zum Zeitpunkt der Änderung eingeloggt, werden sie ausgeloggt und müssen sich wieder anmelden, damit die Änderung sichtbar wird.


So nutzen dies unsere Kunden

Viele unserer Kunden bieten ein breites Spektrum an Informationen für jede Art der Einstellung (Neueinstellung, Rückkehr etc.) andere Artikel und auch für die unterschiedlichen Zielgruppen (Azubis, Professionals, Senior-Positionen etc.) andere Inhalte und steuern die Anzeige im Mitarbeiterportal über die Aufgaben/Aufgabenvorlagen.

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