Aufgaben werden an einen Status geknüpft. Wenn dieser Status gewählt wird, löst dies eine Aufgabe aus. Diese Aufgabe wird nur bei den Benutzern ausgelöst, welche die Berechtigung haben, die Aufgabe zu bearbeiten.
Sobald ein Nutzer diese Berechtigung durch eine seiner Rollen hat, erhält er Aufgaben im Aufgabenbereich.
Hinweis
Bei Auslieferung des Systems geben wir Ihnen bereits Aufgabendefinitionen mit:
- Bitte absagen
- Bitte einladen
- Bitte halten
- Fachabteilung erinnern
- Feedback geben (Zeitüberschreitung)
- Halten prüfen
- Poolkandidat prüfen
- Terminumfrage beendet
- Terminvorschläge erhalten?
- Unterlagen angekommen?
- Vertrag zurück
- Zustimmung vorhanden?
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Seite Aufgabendefinitionen. Die gleichnamige Seite wird anzeigt.
- Drücken Sie auf den Button Aufgabendefinition. Das gleichnamige Eingabeformular wird angezeigt.
- Befüllen Sie das Eingabeformular.
Elemente des Eingabeformulars:
Pflichtfelder gekennzeichnet mit *, Optionale Felder ohne Kennzeichnung- Aufgabenbeschreibung*: Wählen Sie einen möglichst eindeutigen Namen.
- Ausgelöst bei Status*
- Ausgelöst (Arbeitstage nach Statuswechsel)*: 0 = sofort, wenn der Status gewechselt wird
Der Hinweis in der täglichen Benachrichtigung erfolgt dennoch erst am nächsten Morgen. - Frühestens (Arbeitstage nach Erfassungsdatum)
- Berechtigung zum Bearbeiten*: Es kann aus allen im System angelegten Berechtigungen gewählt werden.
- Tägliche Benachrichtigungen per E-Mail:
- Drücken Sie auf Anlegen, um die Eingaben zu speichern. Die Seite Aufgabendefinition mit den eingegebenen Details wird angezeigt
Sie können die Angaben über das Icon bearbeiten oder die Vorlage über das Icon Löschen entfernen.
Beispiel
Der Benutzer Herr Beispiel hat die Rolle Personalabteilung.
Er hat in seinem Benutzer die Einstellung Tägliche Benachrichtigung per E-Mail aktiviert.
Die Aufgabe Weiterleitung an Fachbereich ist folgendermaßen eingestellt:
Aufgabenbeschreibung: Weiterleitung an Fachbereich
Ausgelöst bei Status: Neu für Fachbereich
Ausgelöst (Arbeitstage nach Statuswechsel): 0
Berechtigung zum Bearbeiten: Aufgaben der Rolle "Personalabteilung"
Tägliche Benachrichtigung per E-Mail: Ja
Es wird ein Bewerber vom Status "Neu" auf "Neu für Fachbereich" gesetzt, bei einer Ausschreibung, bei welcher Herr Beispiel Bewerber sehen kann. (Durch das Recht Bewerbungen sehen bzw. Bewerbungen gemäß Benutzergruppe sehen)
Ergebnis:
Sofort nach dem Statuswechsel auf Neu für Fachbereich erscheint eine Aufgabe im Aufgabenbereich. Dies ist zu sehen durch die Zahl neben Aufgaben in der oberen Leiste.
Sollte die Aufgabe nicht am gleichen Tag bearbeitet werden (das bedeutet, der Status der Bewerbung auf einen anderen Status geändert) erscheint die Aufgabe am nächsten Tag gegen 8 Uhr in seiner Täglichen Benachrichtigung.