INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Benutzergruppen ermöglichen es euch, die Sicht auf bestimmte Bereiche in d.vinci einzuschränken und damit zu individualisieren.

 

Konfiguration

Im Menü kann auf der Seite Benutzergruppen über + Benutzergruppe eine neue erstellt werden oder per Drücken auf den Namen einer bestehenden und danach Drücken des Bearbeiten-Icons eine bestehende überarbeitet werden.

 

Verhalten im System

  • Inhalt
    Eine Benutzergruppe besteht aus einem oder mehreren Benutzern.
  • Benennung
    Die Benennung der Benutzergruppe ist frei wählbar.
    Viele Kunden benennen die Benutzergruppe entsprechend der Funktionsgruppe, welcher die Personen darin angehören. Zum Beispiel: Personal, Vertrieb, Buchhaltung etc.
    Es gibt aber auch einige Kunden, die für jede Person eine einzelne Benutzergruppe anlegen und die mit dem Namen der Person benennen. Damit ist die größtmögliche individuelle Steuerung der Sicht möglich.
  • Filter
    • Der Filter welcher auf die Benutzergruppe reagiert heißt: Mit Gruppenberechtigung
    • Bereiche, deren Ansicht mit dem Filter Mit Gruppenberechtigungeinschränken lassen:
      • Nachrichten
      • Aufgaben
      • Ausschreibungen und Veröffentlichungen
      • Bewerbungen
      • Bewerbungen mit Kennzeichen SB: Schwerbehinderter Bewerber
  • Hinterlegung in Ausschreibungen
    In Ausschreibungen können Benutzergruppen hinterlegt werden. Die Benutzer dieser Benutzergruppe erhalten dadurch entsprechend Zugriff auf diese Ausschreibungen. Was die Benutzer dann dort machen können, ist abhängig von der Rolle des Benutzers, welche dem Benutzer individuelle Berechtigungen gibt.
  • Berechtigungen
    Es gibt Berechtigungen, die den Handlungsspielraum eines Benutzers auf seine Benutzergruppe einschränken. Diese sind bezeichnet mit ...gemäß Benutzergruppe.

    Achtung  

    Die Rolle Fachabteilung (Standard) kann ohne eine hinterlegte Benutzergruppe auf einer Ausschreibung keine Bewerbungen oder Ausschreibungen sehen. Auch das Entfernen des Filters hat keine Auswirkung - da die Einschränkung ...gemäß Benutzergruppe dies verhindert.

  • Einschränkung der Ansicht
    Bei Nutzung der Benutzergruppe in der Ausschreibung oder einer Berechtigung mit ...gemäß Benutzergruppe, wird die Ansicht so vorgefiltert, dass ein Benutzer nur Aufgaben, Nachrichten, Bewerbungen und Ausschreibungen seiner Benutzergruppe sieht.

  • Aufgaben und Nachrichten
    Aufgaben und Nachrichten sind standardmäßig mit dem Filter Mit Gruppenberechtigung vorgefiltert. Hat ein Benutzer keine Benutzergruppe, werden ihm standardmäßig keine Aufgaben oder Nachrichten angezeigt. Er muss den Filter erst entfernen.

  • Alle Inhalte anzeigen
    Erst durch Wegklicken des automatischen Filters Mit Gruppenberechtigung: Ja werden weitere Inhalte sichtbar, die nicht zu der Benutzergruppe gehören, jedoch Benutzern der Organisationseinheit zugänglich sind. Dies ist jedoch nur möglich wenn es das jeweils stärkere Recht ohne den Zusatz ...gemäß Benutzergruppe in der Rolle gibt.

  • Konkretes Beispiel
    Die Rolle Personalabteilung (Standard) kann sich die Inhalte des Menüpunkts Bewerbungen einschränken. Dazu muss die Benutzergruppe des Benutzers in der Ausschreibung hinterlegt werden.
    In der Ansicht bei Klick auf den Menüpunkt Bewerbungen werden dann durch den aktiven Filter Mit Gruppenberechtigung: ja, nur noch die Ausschreibungen aufgelistet, in der die Benutzergruppe vorhanden ist. Im Bedarfsfall kann der Filter entfernt werden um alle weiteren Bewerbungen auf Ausschreibungen zu sehen.

  • Orte im System, an denen ihr die Benutzergruppe nutzen könnt

    • Filter
      An vielen Stellen im System kann die Ansicht durch den Filter nach der Benutzergruppe eingeschränkt werden. 

    • Ausschreibung
      Über die Benutzergruppe in der Ausschreibung steuert ihr, wer auf die Ausschreibung und die Bewerbungen Sichtberechtigung erhält.

    • Kommentar einer Bewerbung
      Als Kommentar-Empfänger werden lediglich Benutzer angezeigt, die durch die hinterlegte Benutzergruppe in der Ausschreibung oder durch eine vorangegangene Empfehlung berechtigt sind, die Bewerbungshistorie/Aktivitäten zu sehen.

    • Postfächer
      Zugriff auf die E-Mails in den jeweiligen Postfächern haben nur die Personen, welche der Genutzergruppe entsprechen. 

    • Benutzer
      Ist im Benutzer eine Benutzergruppe gewählt, bekommt der Benutzer nur für Ausschreibungen und Bewerbungen mit der entsprechenden Benutzergruppe Benachrichtigungen.

  • Verschiebung
    Es ist nicht möglich Benutzergruppen von einer Organisationseinheit auf eine andere zu verschieben.

  • Löschung
    Es ist jederzeit möglich Benutzergruppen zu löschen. Diese werden dann auch aus den Benutzern entfernt.
    Es kann also sein, dass nach der Löschung die Benutzer nicht mehr das sehen, was sie sehen sollen.


So nutzen dies unsere Kunden

Fast alle Kunden nutzen Benutzergruppen. Der Fachbereich bekommt in der Rolle Fachabteilung (Standard) auch erst dann die Möglichkeit, die Bewerbungen zu sehen, wenn eine Benutzergruppe in der Ausschreibung hinterlegt ist.

Viele Kunden benennen die Benutzergruppe entsprechend der Funktionsgruppe, welcher die Personen darin angehören. Zum Beispiel: Personal, Vertrieb, Buchhaltung etc.
Es gibt aber auch einige Kunden, die für jede Person eine einzelne Benutzergruppe anlegen und die mit dem Namen der Person benennen. Damit ist die größtmögliche individuelle Steuerung der Sicht möglich.

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