Manuell erfasste Bewerbungen haben der Anlage und Verarbeitung in eurem d.vinci noch nicht zugestimmt.
Dies ist rechtlich jedoch nötig. Ihr könnt um dies abzubilden eine nachträgliche Datenschutzabfrage einrichten.
Gehe wie folgt vor:
1. Status anlegen
- Öffne die SeiteBewerbungsstatus.
- Drücke auf + Bewerbungsstatus. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Eingabeformular aus.
Anzeigename: Gib als Namen eine möglichst sprechende Bezeichnung ein. Zum Beispiel: Manuell erfasst.
Icon: Wir empfehlen ein graues Männchen, falls dies noch nicht vergeben ist - Drücke auf Anlegen.
Weiteren Status anlegen.
- Öffne die SeiteBewerbungsstatus.
- Drücke auf + Bewerbungsstatus. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Eingabeformular aus.
Anzeigename: Gib als Namen eine möglichst sprechende Bezeichnung ein. Zum Beispiel: Datenschutzabfrage
Icon: Wir empfehlen die Sanduhr, falls sie noch nicht vergeben ist - Löschen nach: 90 Tagen
Das ist das Minimum - Fragebogen zum versenden: Ja
- Drücke auf Anlegen.
2. Workflow ändern
- Öffne die Seite Workflows.
- Drücke auf den Workflow, der bei manuell erfassten Bewerbungen einen neuen ersten Status haben soll. Die Seite mit den Details wird angezeigt.
- Drücke auf das Icon. Das Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Formular aus.
Ausgangsstatus für benutzererfasste Bewerbungen ohne Einwilligung zum Datenschutz: Der vorher angelegte neue Status.
2. Fragebogen anlegen
- Öffne die SeiteFragebögen.
- Drücke auf + Fragebogen. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
Fülle das Formular aus.
Anzeigename: Gib als Namen eine möglichst eindeutige Bezeichnung ein. Beispielsweise Datenschutzabfrage.
Organisationseinheit: Am besten die oberste, damit diese Abfrage Ihnen bei jeder Bewerbung zur Verfügung steht.
Typ: Fragebogen zum Versenden
Bewerbungsportal: Das Bewerbungsportal auf dem die meisten Ausschreibungen von Ihnen laufen sollte gewählt werden. - Drücke auf Anlegen, um die Eingaben zu speichern.
- Drücke auf die Registerkarte Formular. Die Seite Fragebogen mit den Details des Bogens wird angezeigt.
Drücke neben Bewerbungsformular auf das Icon . Blende nun alle Felder aus,
bis auf Einwilligung zum Datenschutz.
Drücke auf Aktualisieren. Du wirst zur vorherigen Ansicht zurückgeführt.
Scrolle ganz nach unten. Hier kannst du die Datenschutzerklärung eintragen, der zugestimmt werden muss. - Drücke auf Anlegen.
3. Korrespondenzvorlage anlegen
- Öffne die Seite Korrespondenzvorlagen.
- Drücke auf + Korrespondenzvorlage. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Eingabeformular aus.
Organisationseinheit: Global oder alternativ die oberste, damit ihr die Korrespondenz von überall erreichen könnt.
Name: Beispielsweise: Datenschutzabfrage nach manueller Erfassung
Verfügbar bei: Automatisierter Satuswechsel
Formatvorlage:
Betreff:
Inhalt: Textlich solltest du darauf hinweisen, dass die E-Mail ignoriert werden kann, wenn der Bewerber einer Verarbeitung seiner Daten nicht zustimmt oder die Bewerbung zurückzieht. Sollte er nicht auf Ja klicken, wird die Bewerbung automatisch nach x Tagen gelöscht und steht euch nicht weiter zur Berücksichtigung zur Verfügung.
Außerdem muss der Platzhalter Fragebogen - URL oder {QUESTIONNAIRE:URL} eingefügt werden, damit der Fragebogen, den du zuvor angelegt hast, verschickt wird. - Drücke auf Anlegen.
4. Statusübergang anlegen
- Öffne die Seite Berechtigungen.
- Klicke auf die Berechtigung, welche Statusübergänge enthält.
- Kontrolliere, dass der einzig mögliche Statusübergang von Neu der Folgestatus der vorhin angelegte ist.
Ist dies nicht der Fall, lösche alle anderen Statusübergänge raus. Dies verhindert, dass du neue Bewerbungen ohne Zustimmung weiterbearbeiten kannst.
5. Automatisierter Statusübergang
Es werden zwei automatisierte Statusübergänge für die Datenschutzabfrage benötigt:
- Öffne die Seite Automatisierte Statuswechsel.
- Drücke auf + Automatisierter Statuswechsel. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
Fülle das Formular aus.
Name: Datenschutzabfrage nach manueller Erfassung
Ausgangsstatus: Manuell erfasst
Zielstatus: Datenschutzabfrage
Auslöser: Letzter Statuswechsel
Zeitverzögerung (Kalendertage): 0 - Drücken auf das bei Automatisierter E-Mail-Versand
Hinterlege dort die im Schritt 3 angelegte Korrespondenz mit dem Fragebogen. - Drücke auf Anlegen. Die Seite mit Details des ersten angelegten Statuswechsels wird angezeigt.
- Öffne wieder die Seite Automatisierte Statuswechsel.
- Drücke wieder auf + Automatisierter Statuswechsel. Ein neues Eingabeformular wird angezeigt.
Fülle das Formular aus.
Name: Datenschutzabfrage akzeptiert
Ausgangsstatus: Datenschutzabfrage
Zielstatus: Neu
Auslöser: Fragebogen wurde ausgefüllt - Drücke auf Anlegen. Die Seite mit Details des zweiten angelegten Statuswechsels wird angezeigt.
Nun wird nach manueller Erfassung einer Bewerbung die Korrespondenz inklusibe des Fragebogens für die Datenschutzabfrage automatisch herausgeschickt.
6. Aufgabendefinition anlegen
- Öffne die Seite Aufgabendefinitionen
- Drücke auf + Aufgabendefinition. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Formular aus.
Aufgabenbeschreibung: Bewerbung löschen
Ausgelöst bei Status: Zuvor angelegter Status
Ausgelöst (Arbeitstage nach Statuswechsel): Die Anzahl nach wie vielen Tagen der Nichtbeantwortung die Bewerbung gelöscht werden soll
Berechtigung zum Bearbeiten: Berechtigung von demjenigen, welcher die Bewerbung löschen soll. - Drücke auf Anlegen.