INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Onboarding-Prozess bezeichnet die Gesamtheit aller Schritte, die alle am Prozess beteiligten Personen zur Aufnahme und Integration einer Person in ein Unternehmen durchlaufen. Grafisch wird dieser Prozess im Onboarding-Prozess-Diagramm dargestellt.


Das d.vinci Onboarding unterstützt Personalabteilungen dabei, Onboardees fachlich, sozial und kulturell in das neue Unternehmen aufzunehmen. Durch die Standardisierung von Onboarding-Prozessen werden Prozessfortschritte übersichtlich und nachvollziehbar. Gleichzeitig bietet ein gut gestalteter Onboarding-Prozess die Möglichkeit, auf individuelle Bedürfnisse des Onboardees einzugehen. Zweck des Onboardings ist daher über die berufliche Integration hinaus den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen. Für den Onboardee wird der (Wieder-) Einstieg in das Unternehmen emotional leichter, verständlicher und attraktiver, da er zu jedem Zeitpunkt das Gefühl hat, betreut und wertgeschätzt zu werden. Ein durchdachter und gut gestalteter Onboarding-Prozess trägt somit maßgeblich zum Ansehen und zur Willkommenskultur des Unternehmens bei und fördert die Arbeitnehmer-Arbeitgeberbindung.
Über die Reporting-Schnittstelle lassen sich Daten der Onboardings auswerten.

Onboardee

Eine Person mit angelegten Onboarding-Prozess wird als Onboardee bezeichnet. Dies gilt unabhängig davon, ob der Vertrag bereits unterschrieben wurde und ob es sich wirklich um eine Neueinstellung handelt, oder einen Standortwechsel bzw. Wiedereinstieg nach längerer Abwesenheit.


Onboarding

Dem Onboardee ist ein oder sind mehrere Onboardings zugeordnet. Mehr dazu hier: Onboarding

 

Konfiguration

Siehe Onboarding anlegen.

 


Meilensteine, Phasen und Aufgaben

  • Der Onboarding-Prozess ist aufgeteilt in vier Phasen. Jede Phase beginnt mit dem Erreichen eines bestimmten Meilensteins.
  • Ein Meilenstein ist ein markantes, wichtiges und terminiertes Ereignis im Onboarding-Prozess.

  • Es gibt vier Meilensteine, die bestimmen, zu welchem Zeitpunkt wichtige Prozessfortschritte erreicht sein müssen. Sie entsprechend also einer Art Zeitplan. 

  • Die Meilensteine werden durch Bestimmung von Kalenderdaten festgelegt und durch Eintreten des Datums erreicht. 

  • Aufgaben werden mit zeitlichem Bezug zu einem Meilenstein angelegt und fallen entsprechend in die Phase vor oder nach dem Meilenstein.

  • Hinweis

    Die Namen der Meilensteine und Phasen sind bewusst vage gehalten, da sie unternehmensindividuell ausgelegt werden können. Die im Folgenden beschriebenen Inhalte der Phasen dienen der Veranschaulichung und Anregung.

  • Meilenstein Start Onboarding-Prozess

    Zum im Onboarding festgelegten Datum beginnt die Zeitrechnung für den Onboarding-Prozess.

    • Beginn der Phase Absichtserklärung
      Der Start des Onboarding-Prozesses beginnt mit der Interessenbekundung an der gemeinsamen Zusammenarbeit durch Arbeitgeber und Onboardee. Damit der Arbeitsvertrag unterschrieben werden kann, sind einige Vorbereitungen erforderlich. Zu den Aufgaben dieser Phase gehören:
      • Vertragsangebote versenden
      • Rückfragen klären
      • Vertragswünsche verhandeln
    • Am Ende der Phase ist ein Vertrag zustande gekommen und unterschrieben.

  • Meilenstein Arbeitsvertrag

    Zum im Onboarding festgelegten Datum soll der Arbeitsvertrag von Arbeitgeber und Onboardee unterschrieben sein.

    • Beginn der Phase Preboarding
      Sobald der Vertrag unterschrieben ist, bereitet sich das Unternehmen auf den Eintritt des Onboardees vor. Die Preboarding-Phase ist eine Vorstufe der Onboarding-Phase. Der Phasenübergang ist daher fließend und sollte ganzheitlich gestaltet werden. Zu den Aufgaben dieser Phase gehören:
      • Arbeitsplatz vorbereiten
      • IT-administrative Zugänge einrichten
      • Ausrüstungen bereitstellen wie z.B. Büroschlüssel oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel
      • Interne Schulungen planen
      • Arbeitspläne erstellen
    • Über die organisatorischen Aufgaben hinaus ist vor allem der menschliche Aspekt wichtig und bezeichnend für das Preboarding. Daher ist eine anhaltende und lebendige Kommunikation zum Onboardee ein wesentlicher und wichtiger Aspekt der Preboarding-Phase. Zu den Aufgaben dieser Phase gehören auch:
      • Regelmäßig Kontakt aufnehmen
      • Mit laufenden Informationen und Vorbereitungsmaterialien versorgen
      • Zu Unternehmensveranstaltungen einladen
      • Dem Onboardee ermöglichen, die späteren Kollegen noch vor dem ersten Arbeitstag kennenzulernen
      • Kleine Gesten wie das Bereitstellen eines Blumenstraußes vor dem ersten Arbeitstag
    • Idealerweise fühlt sich der Onboardee bereits über gen ganzen Verlauf dieser Phase als Teil des Unternehmens, noch bevor er seinen ersten Arbeitstag antritt.

  • Meilenstein Erster Arbeitstag

    Das festgelegte Datum ist der vertraglich vereinbarte erste Arbeitstag des Onboardees. Der erste Arbeitstag hinterlässt - ob positiv oder negativ - einen bleibenden Eindruck beim Onboardee und trägt maßgeblich zu seinem Identifikationsgefühl mit dem Unternehmen bei. Der erste Arbeitstag ist somit eine einmalige Gelegenheit und der gleichnamige Meilenstein kennzeichnet eines der wichtigsten Ereignisse im Onboarding-Prozess.

    • Beginn der Phase Onboarding
      Mit dem Erscheinen des Onboardees zum ersten Arbeitstag beginnt die Onboarding-Phase. Zu den Aufgaben dieser Phase gehören:
      • Den Onboardee in Empfang nehmen
      • Ausrüstungen übergeben
      • Durch das Unternehmen an seinen Arbeitsplatz führen
      • Mit den Kollegen und Vorgesetzten bekannt machen
      • In Arbeitspläne einweisen
      • An internen Schulungen teilnehmen lassen
    • Am Ende der Phase ist der Onboardee über alle Bereiche, Anforderungen und Gepflogenheiten des Unternehmens und Bereichs informiert und auf seine zukünftige Arbeit vorbereitet. Idealerweise fühlt er sich angekommen und als vollwertiges Mitglied des Unternehmens.

  • Meilenstein Ende Onboarding-Prozess

    Zum festgelegten Datum wurden alle Aufgaben des Onboarding-Prozesses erledigt.

    • Beginn der Phase Betreuung
      Nach einem erfolgreich beendetem Onboarding-Prozess gibt es idealerweise nicht mehr viel Handlungsbedarf für die Personalabteilung. Zu den Aufgaben dieser Phase gehört:
      • Feedbackgespräche zum Onboarding-Prozess führen
      • Feedbackgespräche nach der Probezeit führen
      • Feedbackgespräche in regelmäßigen Zeitabschnitten führen
    • Die Betreuungsphase endet erst mit der manuellen Beendigung des Onboarding-Prozesses.

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