INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Aufgaben sind Planungselemente im Onboarding-Prozess, die zeitlich festgelegt und von zuständigen Personen ausgeführt werden.

 

Konfiguration

Siehe Aufgabe anlegen.

 

Verhalten im System

  • Zweck
    Um die Ziele einer Onboarding-Phase zu erreichen, werden die dafür notwendigen Handlungen als Aufgaben angelegt. Aufgaben erinnern die Zuständigen daran, welche konkrete Handlung sie oder andere Personen durchführen sollen, um den Onboarding-Prozess fließend voranzubringen.
  • Aufgaben für einzelne oder für mehrere Onboardees
    Je nachdem, ob es sich um eine ganz spezielle Aufgabe handelt, die nur ein Mal für einen Onboardee oder eine, die für viele Onboardees benötigt wird, werden diese auf unterschiedliche Art und Weise angelegt. Siehe: Aufgabe anlegen inkl. Aufgabenpaket und Aufgabenvorlage anlegen
  • Fälligkeit
    Aufgaben werden mit zeitlichem Bezug zu den Terminen des Onboarding-Zeitplans festgelegt. Dieser zeitliche Bezug heißt Fälligkeit. Eine Aufgabe wird also X Tage vor oder nach einem Termin des Zeitplans fällig. Entsprechend der Fälligkeit fällt eine Aufgabe in die Phase vor oder nach dem Zeitplan-Termin. In der Aufgabenliste zeigen Farben den Aufgabenstatus.
     Kalenderblatt rot = Überfällig
     Kalenderblatt gelb = Bald fällig (zwischen 0-7 Tage)
     Kalenderblatt blau = Später fällig (mehr als 7 Tage in der Zukunft)
     Kalenderblatt grün = Erledigt
  • Zuständigkeit
    Jede Aufgabe wird genau einem zuständigen Benutzer zugewiesen. Zuständige Benutzer können für automatische Benachrichtigung ausgewählt werden.
  • Dokumente in Aufgaben
    Über Platzhalter können Dokumente in Aufgaben hinzugefügt werden. Siehe Dokumente anlegen, aktualisieren, in Aufgaben hinterlegen
  • Eigenschaften von Aufgaben
    In einer Liste von Aufgaben zeigen Icons mit einer Mouse-Over-Beschreibung an, welche Eigenschaft eine Aufgabe hat.
      = Automatisiert erledigen
      = Automatisiert übertragen
      = Übertragbare Aufgabe
      = Portalartikel
      = Portalaufgabe
      = Korrespondenzvorlage
  • Versand-Adresse von Aufgaben
    Der E-Mail-Absender ist immer das Unternehmen, wie es in den Stammdaten eingetragen und beim Onboardee während des Onboardings hinterlegt wird. Dies kann nicht geändert werden.
  • Aufgaben automatisiert erledigen
    Solltet ihr Aufgaben so angelegt haben, dass diese  automatisiert erledigt werden können, ergeben sich einige Besonderheiten. 
    • Automatisierte Aufgaben empfeglen sich nur, wenn wirklich keine Person bezüglich dieser Aufgabe etwas tun soll.
    • Fälle, in denen eine automatisierte Aufgabe sinnvoll ist:
      • Eine Nachricht soll automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt an den Onboardee geschickt werden.
      • Ein Portalartikel soll automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht werden. 
    • Solche Aufgaben werden am konfigurierten Fälligkeitsdatum der Aufgabe automatisch auf den Aufgabenstatus Erledigt gesetzt.
    • Wenn dieser Aufgabe ein nicht permanent sichtbarer Portalartikel zugeordnet ist, wird dieser Portalartikel automatisch mit Erledigen der Aufgabe im Mitarbeiterportal angezeigt.
    • Bei Aufgaben, die automatisiert erledigt werden, erfolgt der Versand der dazugehörigen E-Mail ab 6 Uhr MEZ, egal ob bei Sommer oder Winterzeit. Andere Zeitzonen erhalten die Nachrichten entsprechend unserer Zeit.
  • Kommentare zu erledigten Aufgaben
    Wird bei einer erledigten Aufgabe ein Kommentar eingetragen, erscheint unter dem Kommentarfeld in Hinweis welche Zuständigkeiten über diesen Kommentar gesondert informiert werden.
  • Löschung/Umbenennung und weiteres
    Nähere Angaben zu Aufgabenpaketen und Aufgabenvorlagen findet ihr im jeweiligen Artikel, der in diesem Satz verlinkt ist.

So nutzen dies unsere Kunden

Viele Kunden haben sich Aufgabenpakete angelegt, die viele Aufgabenvorlagen enthalten. Oft sind diese an einen gewissen Eintrittsgrund geknüpft, sodass die Aufgaben automatisch einem Onboarding hinzugefügt werden. 

Weitere Artikel zu diesem Thema