INHALTSVERZEICHNIS


Begriffserklärung

Formatvorlagen sind E-Mail- oder Briefvorlagen für den wiederholten Nachrichtenversand. Sie beinhalten Rahmeninformationen zum Nachrichtentext, die in jeder Nachricht vorkommen sollen.


Der eigentliche Nachrichtentext ist nicht in der Formatvorlage enthalten, sondern in der Korrespondenzvorlage. Beim Anlegen einer Korrespondenzvorlage wird eine Formatvorlage zugewiesen. Formatvorlagen können mit dynamischen Platzhaltern versehen werden.


Konfiguration

Über die Seite Formatvorlagen im Menü, können neue Formatvorlagen mit +Formatvorlage erstellt werden und bestehende überarbeitet werden.


Verhalten im System

  • Es gibt verschiedene Typen von Formatvorlagen
    • E-Mail
      In Formatvorlagen des Typs E-Mail können Rahmeninformationen stehen wie eine Absendersignatur, weitere Angaben zum Absender und zum Unternehmen sowie rechtliche Informationen und weitere Hinweise.
    • System-E-Mail
      Formatvorlagen des Typs System-E-Mail sind identisch mit dem Typ E-Mail, außer, dass sie Systemelemente sind.
    • Dokument
      Vorlagen des Typs Dokument sind Textdokumente, die in Textverarbeitungsprogrammen von Drittanbietern erstellt werden, z. B. in Microsoft Word oder OpenOffice Writer. Die Textdokumente werden anschließend in die Formatvorlage hochgeladen. Unterstütz werden die Formate DOCX und ODT sowie einige andere.
      Standardmäßig werden vom System zwei Formatvorlagen des Typs Dokument bereitgestellt. Weitere Formatvorlagen dieses Typs können über den d.vinci Customer-Service beauftragt werden.
  • Beim Versenden von Nachrichten haben Benutzer die Möglichkeit, den Nachrichtentext der Korrespondenzvorlage zu bearbeiten. Die zugrunde liegende Formatvorlage hingegen wird beim Nachrichtenversand in einem ausgegrauten Bereich angezeigt und nur im Menü bearbeitet werden. So wird verhindert, dass in der Formatvorlage enthaltene rechtliche Informationen (sowie alle anderen) von Benutzern unberechtigt verändert werden.

So nutzen dies unsere Kunden

Die meisten Kunden nutzen die Formatvorlage für die Ansprache der Bewerber über dem Inhalt und die Signatur unter dem eigentlichen Text der E-Mail oder des Briefs. Die Formatvorlage rahmt den Text damit ein.

So wird sichergestellt, dass alle Korrespondenzen dem gleichen Format entsprechen und eine korrekte Adressierung immer gewährleistet.


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