INHALTSVERZEICHNIS

Einleitung 

Bei Erstellung oder durch Bearbeitung bereits angelegter E-Mail-Signaturen, können diese an zentraler Stelle für alle Nutzer gestaltet werden.


Je nach Konfiguration eures Systems, findest du die E-Mail-Signaturen in den Korrespondenzvorlagen oder den Formatvorlagen. Achtung: Wir empfehlen immer, die Signatur in der Formatvorlage anzulegen, da diese dann an zentraler Stelle geändert werden kann und du nicht nicht jede Korrespondenzvorlage einzeln öffnen und manuell Änderungen vornehmen musst.


Änderung der Formatvorlage

Gehe wie folgt vor: 

  1. Öffne die Formatvorlage, welche du ändern möchtest. 
  2. Drücke auf eines der  Bearbeiten-Icons, um die Angaben zu bearbeiten. Ein Eingabeformular wird angezeigt. 
  3. Ändere den Inhalt im Feld Vorlage, so wie es aussehen soll.

    Achtung

    Es muss über allem immer der Platzhalter {CORRESPONDENCE_TEMPLATE:CONTENT} eingetragen sein.
    Dieser bildet den Inhalt der Korrespondenzvorlage ab.

  4. Drücke auf  Aktualisieren, um die Eingaben zu speichern. 

Hinweise für die Bearbeitung des Inhalts inkl. Tipps

Platzhalter nutzen

  • Über den Button [T] im Editor lassen sich Platzhalter einfügen. So wird immer der richtige Inhalt eingefügt, je nach Ausschreibung oder Unternehmen, für welche die Signatur gilt.
  • Es muss im Inhalt auch immer der Platzhalter {CORRESPONDENCE_TEMPLATE:CONTENT} eingetragen sein.
    Dieser bildet den Text der Korrespondenzvorlage ab. 
  • Oft werden für Signaturen die Platzhalter für den Verantwortlichen Benutzer der Ausschreibung, den Angemeldeter Benutzer oder die Ausschreibung genutzt.
  • Es ist möglich in der Formatvorlage auch den Platzhalter für die Anrede zu hinterlegen.
    Mehr Flexibilität habt ihr aber, wenn ihr die Anrede in der Korrespondenzvorlage hinterlegt, da ihr dort steuern könnt, ob ihr duzen oder siezen wollt. Tragt ihr das in der Formatvorlage ein, entscheidet ihr für alle Schriftstücke eures Unternehmens. 
  • Meist findet sich das Impressum/die Fußzeile einer Signatur in den Stammdaten auf der Seite Unternehmen in der Beschreibung, wenn man auf ein Unternehmen gedrückt hat. Hier sind oft Geschäftsführer und Co. eingetragen und können geändert werden. 
 Häufig genutzte Platzhalter

Für alle gilt, im Benutzer ist in der Ausschreibung als Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung hinterlegt.

  • Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Vorname
    Konfiguration: Vorname ist im Benutzer ausgefüllt.

  • Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Nachname
    Konfiguration: Nachname ist im Benutzer ausgefüllt.

  • Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Position
    Konfiguration: Position ist im Benutzer ausgefüllt.

  • Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Telefon
    Konfiguration: Telefon ist im Benutzer ausgefüllt.

  • Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Unternehmen
    Konfiguration: In den Stammdaten ist der Name des Unternehmens ausgefüllt.

  • Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Unternehmen: Adresse (ohne Land)
    Konfiguration: In den Stammdaten sind Land und Adresse des Unternehmens ausgefüllt.

  • Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Unternehmen Beschreibung 1-4
    Konfiguration: In den Stammdaten ist die Beschreibung des Unternehmens ausgefüllt.

Bilder einfügen

Bilder, wie beispielsweise Logos, können per Allgemeines Bild in die Signatur eingefügt werden. 

Oftmals empfiehlt es sich, das Bild nicht direkt in der Formatvorlage, sondern in der Unternehmensbeschreibung zu hinterlegen (Über das Allgemeine Bild) und dann die Informationen zum Beispiel über den Platzhalter Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung - Unternehmen Beschreibung 1, 2, 3 oder 4 in die Formatvorlage einzutragen.


Bitte ladet kein Bild über den Editor hoch, sondern ausschließlich über den Link, den ihr durch Anlage des Allgemeinen Bildes generiert habt. Das Bild braucht dann auf jeden Fall auch schon die Größe, wie sie nachher in der Signatur sein soll.
Nachträgliches Kleinrechnen funktioniert nicht! Solltet ihr es anders machen, werden die Bilder meist riesengroß dargestellt.

Schriftfarbe, Schriftgröße oder Schriftart

Gesamte Formatvorlage

Bei Anlage oder Bearbeitung der Formatvorlage kann im Bereich Darstellung die Schriftart und Schriftgröße für die gesamte Formatvorlage festgelegt werden.


Einzelne Abschnitte

Um einzelne Abschnitte bezüglich Schriftfarben, Schriftgrößen oder Schriftarten in der Formatvorlage anzupassen, kann der Format-Button des Editors genutzt werden oder bei spezielleren Wünschen, muss HTML-Code im Quellcode-Modus des Editors hinzugefügt werden. 

Mehr zur Code-Nutzung hier: Schriftgröße + Schriftfarbe ändern

Beispiel-Signatur


  Code Ansicht

<p>{CORRESPONDENCE_TEMPLATE:CONTENT}</p>


<p>Mit freundlichen Gr&uuml;&szlig;en</p>


<p>i.A. {RESPONSIBLE_USER:FIRST_NAME} {RESPONSIBLE_USER:LAST_NAME}<br />

{RESPONSIBLE_USER:POSITION_AUTHORITY}</p>


<p>Tel.: {RESPONSIBLE_USER:TELEPHONE}</p>


<hr />

<p>{RESPONSIBLE_USER:COMPANY_DESCRIPTION1}</p>


<p style=" font-size: 10px;">Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und ausschlie&szlig;lich f&uuml;r den bezeichneten Adressaten bestimmt. Wenn Sie nicht der vorgesehene Adressat dieser E-Mail oder dessen Vertreter sein sollten, so beachten Sie bitte, dass jede Form der Kenntnisnahme, Ver&ouml;ffentlichung, Vervielf&auml;ltigung oder Weitergabe des Inhalts dieser E-Mail unzul&auml;ssig ist. Wir bitten Sie, sich in diesem Fall mit dem Absender der E-Mail in Verbindung zu setzen.</p>

  Ansicht in der Formatvorlage

  Ansicht bei Versand der E-Mail

  Ansicht in der Historie der Bewerbenden

  Ansicht im E-Mail-Postfach der Bewerbenden

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