INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Konflikte werden durch ein spezielles Konflikt-Symbol  bei Bewerbungen angezeigt und weisen auf Mehrfachbewerbungen/Doppelbewerbungen im System hin. Sie signalisieren, dass Bewerbende sich möglicherweise versehentlich mehrfach beworben haben oder Unterlagen nachträglich eingereicht wurden. Das Ziel ist, eine klare Unterscheidung zwischen Personendaten und den Bewerbungen selbst zu gewährleisten, wobei nur die Personendaten im Konfliktfall bearbeitet werden, während die Bewerbungen unangetastet bleiben.

Konfiguration

Um Aufgaben für die Konfliktlösung sehen und Konflikte lösen zu können, brauchen Benutzer zwei Berechtigungen

  1. Berechtigung Konflikt | lösen systemweit oder Konflikte | lösen gemäß Sichtberechtigung, um grundsätzlich Konflikte über die Konflikt-Symbole  in Bewerbungen sehen und lösen zu können. Die Berechtigung Konflikte | lösen systemweit ist bei Auslieferung des Systems in der Rolle Personalabteilung (Standard) enthalten.
  2. Berechtigung Kennzeichen "MB: Mehrfachbewerber" | sehen, um zusätzlich Aufgaben zu Konflikten zu bekommen und darüber lösen zu können. Diese ist bei Auslieferung des Systems standardmäßig in den Rollen Fachabteilung (Standard) und Personalabteilung (Standard) hinterlegt.

 

Grundlegendes zu Konflikten

  • Unterscheidung Person und Bewerbung
    Wir unterscheiden zwischen einer Person und einer Bewerbung. Mit jeder Bewerbung entsteht eine neue Person im System, an welcher Grunddaten wie zum Beispiel Name, Adresse, Werdegang gespeichert werden. Die Konfliktfunktion sorgt dafür, dass bei Personen mit gleichen Eigenschaften ein Konfliktsymbol erscheint.
    Eine Person kann mehrere Bewerbungen im System haben. Eine Bewerbung ist jedoch immer nur einer Person zugeordnet. 
  • Konfliktmarkierung
    • Bei ausgeschalteter Autoclean-Funktion
      Konflikte werden immer ausgelöst und mit dem Konflikt-Symbol markiert, sobald Name und Vorname bei einer Bewerbung gleich sind. Egal auf welche Art die Bewerbung ins System kommt. Bei der manuellen Erfassung und auch bei der Eingabe der Bewerbung durch den Bewerber über das Bewerbungsformular.
    • Bei aktivierter Autoclean-Funktion
      Eindeutig gleiche Bewerbungen werden automatisch zusammengeführt. Nur bei Bewerbungen mit unklaren Eigenschaften werden Konflikte ausgelöst, die dann manuell gelöst werden müssen.
      Mehr dazu weiter unten. 
  • Verhinderung von Mehrfachbewerbungen
    Eine Mehrfachbewerbung kann nicht verhindert werden. Die Gefahr wäre zu groß, dass euch interessante Bewerber verloren gehen. Vielleicht ist der Kandidat zu einem späteren Zeitpunkt für eine andere Stelle passend.


 

d.vinci Autoclean 

Mit d.vinci Autoclean können Bewerbungen automatisch einer Person zugeordnet werden, sodass kein Konflikt dafür ausgelöst wird - vorausgesetzt, die Zuordnung kann eindeutig erfolgen. Zudem sichert die Funktion, dass keine Konflikte entstehen bei klar unterschiedlichen Personen, die zum Beispiel den gleichen Namen haben aber unterschiedliche E-Mail-Adressen und Geburtsdaten. 


Konfiguration 

Die Funktion kann auf der Seite Grundeinstellungen in der Registerkarte Optionen für das gesamte System aktiviert oder deaktiviert werden. Standardmäßig ist sie bei Auslieferung des Systems aktiviert. 


So funktioniert die automatische Konfliktlösung

  • Systemweite Prüfung
    Die Prüfung erfolgt systemweit beim Eingang jeder neuen Bewerbung (ab 12.06.2025) – unabhängig davon, ob sie über das Bewerbungsformular, per API, durch manuelle Erfassung oder aus einer Nachricht erzeugt wurde.

    Warnung

    Es erfolgt eine systemweite Prüfung. Prüft bevor ihr sie aktiviert, ob dem Verhalten zum Beispiel datenschutzrechtliche Gründe entgegen sprechen.
    Warum ist das wichtig?

    Wenn die automatische Konfliktlösung systemweit Personen zusammenführt, kann es zu einem ungewollten Datenabgleich zwischen unabhängigen Einheiten kommen.
    Zum Beispiel:

    Ein Bewerber bewirbt sich bei zwei rechtlich getrennten Tochtergesellschaften.

    Das System erkennt den Namen und führt die Personen automatisch zusammen.

    Dadurch könnten Benutzer der einen Organisationseinheit/Firmierung plötzlich Personendaten sehen, die eigentlich nur für die andere Einheit bestimmt waren. Das kann gegen Datenschutzrichtlinien oder interne Vorgaben verstoßen.

  • Prüfablauf
    Es wird automatisch geprüft, ob bereits eine Bewerbung mit identischen Merkmalen im System vorhanden ist.
  • Kriterien für die automatische Zusammenführung
    • Gleiche Person wird angenommen (Meldung in der Historie der Bewerbung "Konflikt gelöst: Bewerbung wurde der neuen Person zugeordnet"), wenn:
      • Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse identisch sind und keines der folgenden besonderen Merkmale ist gesetzt:
        • Intern gekennzeichnet
        • Schwerbehindert gekennzeichnet
        • Personaldienstleister-E-Mail angegeben
    • Fälle, die weiterhin Konflikte auslösen und manuell behoben werden müssen (siehe Abschnitt "Manuelle Konfliktlösung" )
      • Vorname, Nachname und E-Mail gleich, aber mindestens eines der besonderen Merkmale ist gesetzt 
      • Vorname und Nachname gleich, E-Mail unterschiedlich, Geburtsdatum gleich 
      • Es liegen technische oder datenbezogene Probleme bei der Zusammenführung vor
    • Unterschiedliche Personen  
      • Vorname, Nachname gleich, E-Mail jedoch nicht und das Geburtsdatum ist bekannt und unterschiedlich.
        --> Es wird kein Konflikt erzeugt. Da Personen, die zwar gleich heißen, aber an unterschiedlichen Tagen Geburtstag haben sind nicht die gleiche Person sind.
  • Verhalten bei bereits bestehenden Konflikten
    Bestehende Konflikte werden nicht rückwirkend automatisch gelöst.
    Wenn jedoch eine neue passende Bewerbung eingeht, kann diese mit einer bestehenden Bewerbung automatisch zusammengeführt werden – ohne dass der ursprüngliche Konflikt aufgelöst wird.
  • Was passiert mit den Personendaten?
    • Wenn Daten nur in einer der Bewerbungen vorhanden sind, werden sie übernommen
    • Sind in beiden Bewerbungen Daten vorhanden, werden diese aus der neueren Bewerbung übernommen
    • Schlagworte und besondere Kennzeichen werden immer additiv zusammengeführt
    • Alle Änderungen werden in der Bewerbung in der Registerkarte Historie dokumentiert - inklusive vorherigem und aktuellem Inhalt
  • d.vinci Autoclean deaktivieren
    Lest hier, wie ihr die Funktion deaktivieren könnt: d.vinci Autoclean aktivieren oder deaktivieren


Manuelle Konfliktlösung

  • Unterschied der Berechtigung Konflikte lösen systemweit und Konflikte lösen gemäß Sichtberechtigung
    Ihr könnt entscheiden, ob Benutzer Konflikte systemweit oder in den unterschiedlichen Organisationsebenen/innerhalb ihres Zugriffsbereich lösen sollen.
    Wichtig:
    Entscheidet euch bestenfalls für die Anwendung einer Berechtigung. Es sollten nicht Benutzer mit der einen und Benutzer mit der anderen Berechtigung bei euch im System vorhanden sein.
    Warum ist das wichtig?
    Erhalten Benutzer beide Berechtigungen, orientiert sich das System am Prinzip der uneingeschränkten (systemweiten) Konfliktlösung. Es würden also wieder alle Konflikte zu der Person gelöst, selbst wenn diese nicht im Sichtbereich der Benutzer liegen.
    • Benutzer sollen Konflikte für eurer ganzes Unternehmen lösen?
      Ihr braucht nichts tun. Die Berechtigung welche das ermöglicht heißt Konflikte | lösen systemweit und ist in der Rolle Personalabteilung (Standard) bei Auslieferung des Systems hinterlegt.
    • Benutzer sollen Konflikte nur bei für sie sichtbaren Ausschreibungen lösen?
      Die Berechtigung       Konflikte | lösen gemäß Sichtberechtigung muss manuell ihrer Rolle hinzugefügt werden und die Berechtigung Konflikte | lösen systemweit muss zwingend daraus entfernt werden. Gegebenenfalls muss eine bestehende Rolle kopiert werden, die Berechtigung Konflikte | lösen systemweit daraus entfernt werden, die Berechtigung Konflikte | lösen gemäß Sichtberechtigung hinzugefügt werden und die Rolle den Benutzern zugeordnet werden. Siehe auch: Rolle ändern, kopieren oder löschen
      Tipp:
      Nutzt auf der Seite Rollen den Filter-Button  und sucht nach dem Kürzel MB, um euch alle Rollen mit Berechtigungen für die Mehrfachbewerber anzeigen zu lassen. 
  • Unterschied der Berechtigung "MB: Mehrfachbewerber" | sehen systemweit und "MB: Mehrfachbewerber" | sehen gemäß Sichtberechtigung
    Ihr könnt entscheiden, ob Benutzer Mehrfachbewerber systemweit oder in den unterschiedlichen Organisationsebenen/innerhalb ihres Zugriffsbereich sehen sollen.
    Wichtig:
    Entscheidet euch bestenfalls für die Anwendung einer Berechtigung. Es sollten nicht Benutzer mit der einen und Benutzer mit der anderen Berechtigung bei euch im System vorhanden sein.
    Warum ist das wichtig?
    Erhalten Benutzer beide Berechtigungen, orientiert sich das System am Prinzip der uneingeschränkten (systemweiten) Mehrfachbewerbersichtbarkeit. Es würden also wieder alle als Mehrfachbewerber gekennzeichnete Bewerbungen sichtbar und Benutzer würden über diese automatisch informiert, selbst wenn diese nicht im deren Verantwortungsbereich liegen.
    • Benutzer sollen weiterhin Konflikte für eurer ganzes Unternehmen sehen können?

      Ihr baucht nichts tun. Die Berechtigung welche das ermöglicht heißt Kennzeichen "MB: Mehrfachbewerber" | sehen systemweit und ist in der Rolle Personalabteilung (Standard) bei Auslieferung des Systems hinterlegt.

    • Benutzer sollen Konflikte nur bei für sie sichtbaren Ausschreibungen sehen?

      Die Berechtigung Kennzeichen "MB: Mehrfachbewerber" | sehen gemäß Sichtberechtigung muss manuell ihrer Rolle hinzugefügt werden und die Berechtigung Kennzeichen "MB: Mehrfachbewerber" | sehen systemweit muss zwingend daraus entfernt werden.
      Gegebenenfalls muss eine bestehende Rolle kopiert werden, die Berechtigung  Kennzeichen "MB: Mehrfachbewerber" | sehen systemweit daraus entfernt werden, die Berechtigung Kennzeichen "MB: Mehrfachbewerber" | sehen gemäß Sichtberechtigung hinzugefügt werden und die Rolle den Benutzern zugeordnet werden. Siehe auch: Rolle ändern, kopieren oder löschen

      Tipp:

      Nutzt auf der Seite Rollen den Filter-Button  und sucht nach dem Wort MB, um euch alle Rollen mit Berechtigungen für die Konfliktlösung anzeigen zu lassen.

  • System hinter der Konfliktlösung
    Geht eine neue Bewerbung ein, prüft unser System, ob Vorname und Nachname im System existiert.
    Ist dies der Fall, erhalten die neue und die zuvor schon bestehenden Bewerbungen ein Konflikt-Symbol - wenn d.vinci Autoclean aktiviert ist werden eindeutig gleiche Bewerbungen einer Person zugeordnet. Mehr dazu weiter oben bei d.vinci Autoclean. 
    Zudem wird eine Aufgabe zur Konfliktlösung für all die Benutzer erstellt, welche Bewerbungen dieser Person sehen können. Wird ein Konflikt gelöst, erhält die Bewerbung die Plakette MB (Mehrfachbewerbung).
  • Aufgabe zur Konfliktlösung
    • Die Aufgabe zur Konfliktlösung erhalten alle Benutzer, welche Zugriff auf eine der Bewerbungen der Person haben und in ihrer Rolle die Berechtigung Kennzeichen "MB: Mehrfachbewerber" | sehen.
      Das Konflikt-Symbol  kann in der Bewerbung geklickt werden, um zu der Aufgabe für diese Person zu gelangen.
      Alternativ könnt ihr den Menüpunkt Aufgaben ganz oben in der Systemleiste aufrufen und nach dem Konflikt-Symbol Ausschau halten.
    • Je nachdem durch welche Berechtigung die Benutzer das Recht haben, den Konflikt zu lösen, wird dieser systemweit oder nur im Bereich der eigenen Sichtberechtigung gelöst.
      • Die Berechtigung Konflikt | lösen systemweit ermöglicht den Konflikt überall im System zu lösen.
      • Die Berechtigung Konflikt | lösen gemäß Sichtberechtigung wird den Konflikt nur auf der Ebene lösen, für welche der Benutzer zuständig/für welche der Benutzer sichtberechtigt ist.

  • Prüfung des Konflikts/der Personen

    Eine Bewerbung hat ein Konfliktsymbol? Prüft und kontrolliert bitte folgendes:
    • Hat sich ein Bewerber aus Versehen doppelt auf die gleiche Stelle beworben?
    • Hat sich ein Bewerber bewusst doppelt auf die gleiche Stelle beworben hat, da er beim ersten mal einen Anhang/eine Angabe vergessen hat?
    • Hat sich ein Bewerber in der Vergangenheit schonmal beworben? 
    • Hat sich ein Bewerber parallel auf eine andere Stelle beworben? 
    • Handelt es sich um eine neue Person, mit gleichem Vor- und Nachnamen wie eine andere Person, die bereits im System erfasst wurde?

  • Konflikt lösen

    • Vergleichen der Daten
      Sobald ihr auf das Konflikt-Symbol  drückt, könnt ihr den Konflikt lösen. Dabei können die folgende Personendaten des Bewerbers verglichen werden, wenn diese angegeben wurden:

    • Buttons zur Konfliktlösung
      Euch stehen zwei Optionen zur Lösung des Konflikts zur Verfügung
      • Selbe Person
        Drückt ihr auf den Button Selbe Person erscheint die folgende Meldung:
        Die Bewerbung und fehlende Daten werden der neuen Person zugeordnet. Diese Person wird gelöscht!
        Die Daten der alten Person werden dabei mit den Daten der neuen Person (diejenige, bei der ihr auf das Konflikt-Symbol gedrückt habt) überschrieben.
        Personendaten sind in der Bewerbung in der Registerkarte Daten die Informationen in den folgenden Bereichen: Eigenschaften. Kontaktdaten, Werdegang. Es existiert dann nur noch eine Person mit zwei Bewerbungen im System.
        Die Bewerbungsdaten wie die Unterlagen oder bereits ausgefüllte Screeningfragen jedoch erhalten.
        Beispiele:
        Eine neue Person hat ihr Geburtsdatum eingetragen, die "bestehende"/alte Person hat ein anderes Geburtsdatum eingetragen. Das Geburtsdatum der alten Person wird verworfen und durch das der neuen Person ersetzt.
        Die neue Person hatte noch kein Geburtsdatum eingetragen, eine bestehende Person aber schon, wird dieses Geburtsdatum der bestehenden Person in den Datensatz der neuen Person übernommen. Es existiert dann nur noch eine Person mit zwei Bewerbungen im System.
        Die weiteren Bewerbungen sind in der Bewerbung in der Registerkarte Daten als Weitere Bewerbungen aufgeführt und können von dort aus aufgerufen werden.
        Achtung:
        Wir können die ursprünglichen Daten der alten Person nicht wiederherstellen und nach der Konfliktlösung können sie nicht nochmal eingesehen werden. Auch die Dokumente, die zu der Person gehören, werden gelöscht. Prüft daher sorgfältig vor Lösung des Konflikts, ob die richtigen Daten beibehalten werden.
        Es gibt zum Beispiel den Fall, da bewirbt sich die Person noch einmal auf die gleiche Stelle, da diese vergessen hat Dokumente anzuhängen.

      • Unterschiedliche Person(en)

        Drückt ihr auf den Button Konflikt lösen: unterschiedliche Person(en)
        Verschwindet die Aufgabe und alle Daten werden genau so beibehalten, wie sie im System eingegangen sind. Es ist auch keine Plakette MB an der Bewerbung, weil es sich laut der Konfliktlösung um komplett unterschiedliche Personen handelt. 

  • Ausnahmefall für manuelle Löschung
    Wenn sich eine Person mit gleichen Angaben und Unterlagen mehrfach auf ein und dieselbe Stelle beworben hat, sollten die doppelten Bewerbungen manuell gelöscht werden.


So nutzen dies unsere Kunden

Unsere Kunden nutzen die Funktion Autoclean, damit eindeutig zu einer Person gehörende Bewerbungen zusammengeführt werden und keine Konflikte bei klar unterschiedlichen Personen mit gleichem Namen entstehen. Sie nutzen des weiteren die automatisch erstellten Aufgaben zur Konfliktlösung, um Mehrfachbewerbungen effizient zu verwalten. Sie prüfen die Bewerberdaten sorgfältig und entscheiden basierend auf den spezifischen Umständen – beispielsweise ob es sich um versehentliche Doppelbewerbungen oder legitime Mehrfachbewerbungen auf verschiedene Positionen handelt – wie mit den Bewerbungen verfahren wird. Durch diese Praxis wird sichergestellt, dass der Bewerbungsprozess für alle Beteiligten klar und gerecht abläuft.
Mehr dazu hier: Konflikt/Mehrfachbewerbung lösen

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