INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung 

Anhänge sind Dokumente, die an verschiedenen Stellen im System hinterlegt werden können und anderen Benutzern damit zur Verfügung stehen. Vorhandene Anhänge können an vielen Stellen über die Registerkarte Anhänge aufgerufen werden.


Erlaubte Dateiformate
Extern (über den Bewerberbogen eingereicht): 

  • Word, PDF, PowerPoint, jpg, gif, png
    Maximale Dateigröße: 10 MB, maximale Gesamtgröße: 20 MB

Intern (zum Beispiel über den manuellen Upload von Anhängen in einer Bewerbung): 

  • Word, PDF, Excel, PowerPoint, jpg, gif, png
    Maximale Dateigröße: 10 MB, maximale Gesamtgröße: 20 MB

Intern (Media-Dateien: 

  • jpg, gif, png, svg

    Maximale Dateigröße:  250 KB


Sicherheitshinweis 

Standardmäßig können alle Dokumente in der Bewerbung nur als PDF geöffnet werden, um ggf. in den Dokumenten vorhandene Schadprogramme unschädlich zu machen. Es gibt jedoch eine Berechtigung Anhänge (von Bewerbungen) herunterladen als Originaldateien, die es ermöglicht, Word-Dokumente und dergleichen zu öffnen. 

Solltet ihr Dokumente als Originaldateien öffnen, können ggf. Viren, Trojaner etc. auf den Rechner gelangen. Wir empfehlen deshalb die Berechtigung, Anhänge als Originaldateien herunterzuladen, nur Personen zu geben, deren Rechner nicht mit dem Firmennetzwerk verbunden sind.
Zudem prüfen wir Anhänge auf Viren. Sollte eine Datei als potentiell schadhaft identifiziert werden, wird das Hochladen unterbrochen und der Benutzer darauf hingewiesen sich mit den Administratoren über die verdächtige Datei zu beraten. 

Anhänge in einer Bewerbung

Einer Bewerbung können Anhänge hinzugefügt werden. Dies können sowohl Dokumente sein, die der Bewerber zugesandt hat; wie Lebenslauf, Zeugnisse etc. als auch Dokumente, die ihr in der Bewerbung hochladet, wie Gesprächsnotizen und dergleichen.


Anhänge der Bewerbung können von allen Benutzern gesehen werden, welche die Bewerbung sehen können. Es sei denn, diese wurden als vertrauliche Anhänge hochgeladen.


Konfiguration

Die Anlage der Anhänge kann auf verschiedene Arten erfolgen

  • Durch die Erfassung einer Bewerbung mit Anhängen aus eurem Postfach in d.vinci. Die Anhänge werden dabei automatisch in die Registerkarte Anhänge der Bewerbung übertragen.
  • Durch Versand an die E-Mail-Adresse, welche Ihnen angezeigt wird, wenn Sie auf +Anhang in der Registerkarte Anhänge in der Bewerbung drücken. (doc-....@...)
  • Durch Hochladen der Datei in der Registerkarte Anhänge in der Bewerbung über +Anhang.


Verhalten im System

  • Sämtliche Dokumente, die Bewerbende durch das Bewerbungsformular hochladen, werden durch uns auf Viren/Schadprogramme geprüft. Sollte ein Anhang mit solchen Programm entdeckt werden, wird dieser in Quarantäne verschoben und ein Eintrag in der Historie der Bewerbenden erfolgt.Aus Sicherheitsgründen werden die Bewerbenden über die Ablehnung der Dokumente nicht informiert.

    Hinweis

    Sollten euch bei Online-Bewerbungen Dokumente fehlen, prüft bitte die Historieneinträge, ob vielleicht ein kompromittiertes Dokument Auslöser dafür ist.

    Wie komme ich an die in Quarantäne verschobenen Dokumente?
    Zu eurer Sicherheit verbleiben die betroffenen Dokumente in Quarantäne. Wir geben sie nicht frei. Bitte kontaktiert den Bewerber und fordert die Dokumente neu an.

Anhänge in Korrespondenzen

Einer Korrespondenz kann ein Anhang hinzugefügt werden. Beispielsweise eine Anfahrtsbeschreibung oder ein Dokument mit einer Aufgabe, die der Bewerber lösen soll.


Die Anhänge können je nach Hinterlegungsort von allen Benutzern eingesehen werden, welche die Registerkarte Anhänge und/oder die Registerkarte Historie der Bewerbung aufrufen können.


Konfiguration

  • Die Anlage des Anhangs kann in der Korrespondenzvorlage erfolgen. Bei Auswahl der Korrespondenzvorlage steht der Anhang dann zur Verfügung und kann bei Bedarf abgewählt werden.
  • Alternativ kann auch ein individueller Anhang bei Versand einer Korrespondenz hochgeladen werden:
    Anhang zu einer Korrespondenzvorlage hinzufügen
  • Wenn ihr auf den Titel des Anhangs klickt, können ihr diesen öffnen und den Inhalt kontrollieren.
    Solltet ihr dabei Änderungsbedarf haben, wählt den Anhang ab und ladet einmalig oder per Korrektur in der Korrespondenzvorlage einen neuen Anhang hoch. 
Achtung

Anhänge, die nicht zuvor mit einer Korrespondenzvorlage verknüpft wurden, sondern nachträglich vor dem Versenden an die Korrespondenz angefügt wurden, können später nicht aufgerufen werden. In der Historie wird lediglich der Name des Anhangs angezeigt, der Anhang kann aber nicht eingesehen werden. Wir speichern in der Bewerbung nur Dateien, die zuvor als Anhänge in der Korrespondenzvorlage hinterlegt werden. Laden Sie nachträglich angefügte Anhänge deshalb bitte in der Bewerbung in der Registerkarte Anhänge hoch.

Anhänge in Ausschreibungen

Einer Ausschreibung könnt ihr ebenfalls Anhänge hinzufügen. Ob es Genehmigungen der Ausschreibung durch den Betriebsrat sind oder weiterführende Dokumente wie Notizen oder Rahmenverträge. 


Die Anhänge können von allen Benutzern eingesehen werden, welche auch die Ausschreibung sehen können.


Konfiguration

Die Anlage erfolgt über die Registerkarte Anhänge in der Ausschreibung.

Anhänge in Personalanforderungen

Einer Personalanforderung können Anhänge hinzugefügt werden. Dies können Job Beschreibungen, alte Stellenausschreibungen oder eingescannte Dokumente sein. 


Die Anhänge können von allen Benutzern eingesehen werden, welche auch die Personalanforderung sehen können.


Konfiguration

Die Anlage erfolgt bei Anlage der Personalanforderung oder über die Registerkarte Anhänge in der Personalanforderung.