INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Benutzer sind die Personen mit (erlaubtem) Systemzugriff. Ihr könnt beliebig viele Benutzer anlegen. Jede Person sollte dabei einen eigenen Benutzer mit eigenen Zugangsdaten angelegt bekommen. Die Benutzer erhalten an dieser Stelle über Rollen das Recht im System zu agieren, in dem Rahmen, wie die Rolle es erlaubt. 

 

Konfiguration

Ruft ihr die Seite Benutzer auf und drückt auf + Benutzer, könnt ihr einen neuen Benutzer erstellen.

Siehe Bewerbungsportal anlegen
Es gibt auch die Möglichkeit API-Benutzer anzulegen. Siehe API-Benutzer anlegen

 

Verhalten im System

  • Wie erhalten angelegte Benutzer ihre Anmeldedaten?
    Solltet ihr Benutzer anlegen, deren Anmeldemethode Benutzername/Passwort ist, erhalten diese, wenn ihr auf den Button Anlegen drückt, die folgende E-Mail. Solltet ihr  Single Sign-on nutzen, müsstet ihr den Benutzern eine E-Mail mit dem Link zu eurem d.vinci zukommen lassen. Die Zugangsdaten entsprechen dann den Windows-Anmeldedaten.
     E-Mail Text
    Betreff: d.vinci - Zugang zum System 
    Inhalt:
    Sehr geehrte/r Anrede Vorname Nachname,

    Die folgenden Zugangsdaten ermöglichen die Anmeldung am d.vinci System:

    Benutzername: (Hier steht der Benutzername, wie er bei der Anlage des Benutzers vergeben wurde)

    Passwort: Hb9$I)6m (Beispiel)

    Das Passwort ist 48 Stunden lang gültig und muss bei der nächsten Anmeldung geändert werden.

    Ausgelöst von:

    Hier steht der Vorname Nachname des Benutzers, der den Benutzer angelegt hat.


    Der Zugang zu d.vinci befindet sich unter folgender Adresse: https://hierstehtdiesystemURL

    Hinweis:Diese E-Mail wurde automatisch generiert. Bei Rückfragen wende dich bitte an den Adminstrator der d.vinci Software in deinem Unternehmen oder an deine Personalabteilung. 

  • Sichtberechtigung
    Ein Benutzer erhält Sichtberechtigungen und das Recht im System Dinge tun zu können immer von der Organisationseinheit in der er verortet ist nach unten. Das heißt, er kann in seiner OE etwas machen und in allen darunter angefügten. In danebenliegenden oder übergeordneten OEs ist es ihm nicht möglich zu agieren.
    Beispiel: Ein Benutzer ist auf Stadt-Ebene angelegt und seine Rolle ist Administrator. Er kann nur die Korrespondenzvorlagen sehen, die auf Stadt-Ebene und darunter anlegt sind. Nicht die welche für Deutschland und Co. geschaffen wurden.
  • Umbenennung
    Benutzer können jederzeit umbenannt werden (Vorname und Nachname). Sie erscheinen dann sofort an jeder Stelle im System mit dem neuen Namen.
  • Änderung am Benutzernamen
    Sollte sich am Benutzernamen etwas ändern, wird zur Information eine E-Mail an die im Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse verschickt.
  • Passwort vergessen
    Sollten Benutzer ihr Passwort vergessen haben, kann dies vom Benutzer selbst zurückgesetzt werden, wenn bei euch im System in der Registerkarte Sicherheit in den Grundeinstellungen die Funktion Neues Passwort anfordern aktiviert ist. Anleitung zur Passwortänderung: Passwort ändern / Passwort vergessen
  • Gesperrte Benutzer / Benutzer entsperren
    Sollten Benutzer ihr Passwort mehrfach falsch eingegeben haben, müssen sie von Administratoren für d.vinci aus eurem Unternehmen wieder freigeschaltet werden. Siehe: Benutzer entsperren
    Wenn ein Benutzer gesperrt ist und über den Button Passwort vergessen versucht, ein neues Passwort anzufordern, erhält er eine E-Mail mit der Bitte, sich an die d.vinci-Administratoren zu wenden, weil sein Benutzerkonto gesperrt wurde. 
  • Löschung
    Ein Benutzer kann erst gelöscht werden, nachdem alle Abhängigkeiten entfernt wurden. Zum Beispiel, indem die Zuständigkeiten zuvor auf andere Benutzer übertragen werden.
    Wird ein Benutzer gelöscht, ist sein Benutzername in der Bewerbungs-, Ausschreibungs- usw. Historie noch immer aufgeführt.
  • API-Benutzer
    Es ist möglich, technische Benutzer für die Kommunikation zwischen externen Systemen zu erstellen. Siehe: API-Benutzer

  • Hinweise zur Konfiguration

    • Anmeldung

      Hier bestimmt ihr die Anmeldedaten und wie sich ein Benutzer anmelden kann.
      In der Benutzerübersicht werden die Anmeldemethoden in einer eigenen Spalte mit einem Symbol dargestellt. 

      • Benutzername
      • Anmeldemethode
        Zugriff auf das System durch Benutzername/Passwort () und/oder  Single Sign-on ( ).
      • Anmeldung möglich bis (  )
        Hier könnt ihr ein Datum hinterlegen, bis zu welchem Tag eine Anmeldung im System für den Benutzer möglich ist. Ihr könnt auch in der Vergangenheit liegende Daten eintragen, um Benutzer sofort aus dem System auszuschließen. Die Funktion ermöglicht euch, den Zugang zum System während geplanter Abwesenheiten oder zu Austritten zu entziehen. Für einen Benutzer, der durch diese Funktion an der Anmeldung gehindert wird, wird über die Passwortzurücksetzung kein neues Passwort ausgelöst.
        Beispiel:
        Anmeldung möglich bis: 26.03.2024 = Ab dem 27.03.2024 erhält der Benutzer beim Anmeldeversuch den Hinweis, dass Benutzername und/oder Passwort ungültig sind. 
    • Eigenschaften des Benutzers Diese Informationen legen, zusammen mit den Rollen, die Grundlage für das, was der Benutzer im System darf.
      Außerdem könnt ihr die Informationen in Platzhaltern nutzen und so den Bewerbenden sichtbar machen.
      • Organisationseinheit
      • Unternehmen
      • Sprache
      • Anrede
      • Titel
      • Vorname
      • Nachname
      • Zeichnungsbefugnis
      • Position
      • Abteilung
    • Benachrichtigungen
      Hier steuert ihr, wie bzw. ob der Benutzer über neue Aufgaben und Bewerbungen informiert wird. 
      • Bei eingehender Nachricht
      • Tägliche E-Mail für
        • Neue Bewerbungen
        • Überfällige Aufgaben
        • Auslaufende Veröffentlichungen
        • Auslaufende externe Veröffentlichungskanäle
    • Kontaktdaten
      Ihr könnt die Informationen in Platzhaltern nutzen und so dem Bewerber in Stellenanzeigen oder Korrespondenzen sichtbar machen.
      • Straße, Nr.
      • Adresszusatz
      • PLZ, Ort
      • Land
      • E-Mail-Adresse
      • Telefon
      • Mobil

  • Berechtigungen 

    Über diese steuert ihr, was der Benutzer im System tun und sehen darf. 

  • Zusätzliche Informationen für externe Systeme
    Externe Systeme können einen zusätzlichen Ankerpunkt für den Datensatz durch einen von euch bestimmten Feldnamen mit einem bestimmten Wert erhalten. 

    • Feldname/Wert

  • Bilder

    Das Foto kann zum Beispiel in Stellenanzeigenvorlagen eingefügt werden.


So nutzen dies unsere Kunden

Viele unserer Kunden benutzen eine Anmeldung mit Benutzername und Passwort. Eine Einrichtung von  Single Sign-on ist jedoch auch möglich. Die Benutzer müssen sich dann nur einmal morgens an ihrem Rechner anmelden, beim Start von d.vinci jedoch nicht nochmal Benutzername und Passwort eingeben. Benutzer können selbst ein neues Passwort anfordern, wenn sie dieses vergessen haben.

Weitere Artikel zu diesem Thema