INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Anhänge sind Dokumente, die an verschiedenen Stellen im System hinterlegt werden können und anderen Benutzern zur Verfügung stehen. Dies können Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen oder Stellenbeschreibungen sein – je nach Nutzung des Systems.


Konfiguration

Die Anlage von Anhängen erfolgt an verschiedenen Stellen im System. Siehe: Anhang anlegen


Verhalten im System

  • Anforderungen
    • Externe Anhänge (z. B. über den Bewerberbogen eingereicht):
      • Erlaubte Dateiformate: Word, PDF, PowerPoint, jpg, gif, png
      • Maximale Dateigröße: 10 MB, maximale Gesamtgröße: 20 MB
    • Interne Anhänge (z. B. manueller Upload in einer Bewerbung):
      • Erlaubte Dateiformate: Word, PDF, Excel, PowerPoint, jpg, gif, png
      • Maximale Dateigröße: 10 MB, maximale Gesamtgröße: 20 MB
  • Stellen, an denen Anhänge aufgerufen werden können
    • Bewerbermanagement
      • Nachrichten
      • Bewerbung
      • Ausschreibung
      • Korrespondenzvorlagen
    • Onboarding
      Im Onboarding gibt es ebenfalls Dokumente, mit denen ihr Dateien zentral speichern könnt.
      • Onboarding
      • Portalartikel
      • Portalaufgaben
      • Korrespondenzvorlagen
  • Sichtberechtigung
    Anhänge einer Bewerbung können von allen Benutzern gesehen werden, die Zugriff auf die Bewerbung haben, es sei denn, diese wurden als vertrauliche Anhänge hochgeladen.
  • Aufruf von Anhängen
    Vorhandene Anhänge können über die Registerkarte Anhänge aufgerufen werden.
  • Virenschutz und Sicherheitsmaßnahmen
    • Automatische Virenprüfung
      Alle hochgeladenen Dokumente werden automatisch auf Viren und Schadprogramme geprüft. Wird eine potenziell schadhafte Datei erkannt, wird sie in Quarantäne verschoben und in der Historie vermerkt. Bewerber werden aus Sicherheitsgründen nicht über die Ablehnung informiert.
    • PDF-Standardansicht
      Standardmäßig werden alle Dokumente in Bewerbungen nur als PDF geöffnet, um potenzielle Schadprogramme unschädlich zu machen.
    • Öffnen von Originaldateien
      Mit der Berechtigung Anhänge (von Bewerbungen) herunterladen als Originaldateien können Originalformate (z. B. Word-Dokumente) geöffnet werden. Beim Öffnen besteht das Risiko, dass Schadsoftware auf den Rechner gelangt. Daher sollte diese Berechtigung nur für Geräte ohne Verbindung zum Firmennetzwerk erteilt werden.
      Siehe: Anhänge im Originalformat herunterladen
    • Erneute Prüfung beim Upload
      Zusätzlich erfolgt beim Hochladen eine erneute Virenprüfung. Wird eine Datei als potenziell schadhaft erkannt, wird das Hochladen unterbrochen, und der Benutzer erhält einen Hinweis, sich mit den Administratoren abzusprechen.
    • Hinweis zu fehlenden Dokumenten
      Falls Online-Bewerbungen fehlende Dokumente aufweisen, prüft bitte die Historieneinträge. Ein kompromittiertes Dokument könnte der Grund sein.
    • Zugang zu quarantäneverschobenen Dokumenten
      Aus Sicherheitsgründen verbleiben betroffene Dokumente in Quarantäne und werden nicht freigegeben. Bitte kontaktiert den Bewerber und fordert die Dokumente erneut an.
  • E-Mail-Versand von Anhängen
    Anhänge, die erst beim Versand einer E-Mail und nicht in der Korrespondenzvorlage hinterlegt wurden, können später in der Historie nicht eingesehen werden. Es wird dort nur der Name des Anhangs angezeigt.

So nutzen dies unsere Kunden

Unsere Kunden nutzen Anhänge vielseitig, um relevante Dokumente auszutauschen:

  • In Bewerbungen werden neben Lebensläufen und Zeugnissen auch Gesprächsnotizen und weitere Dokumente zentral gespeichert.
  • In Korrespondenzen können Anhänge wie Anfahrtsbeschreibungen oder Aufgabenstellungen direkt mitgesendet werden.
  • Bei Ausschreibungen und Personalanforderungen dienen Anhänge der Ergänzung von Informationen oder Genehmigungen.

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