Outlook und euer d.vinci sind im technischen Sinne nur miteinander verbunden, wenn ihr die Kalenderintegration nutzt. Nutzt ihr diese nicht oder nur in der Basic Version, müssen Raumbuchungen manuell in Outlook erfolgen.
Ohne Nutzung der Kalenderintegration erhaltet ihr, zu verschiedenen Situationen E-Mails aus d.vinci in euer Outlook-Postfach. Beispielsweise bei eingehenden Nachrichten von Bewerbern, in Form der täglichen Benachrichtigung und wenn ihr als Teilnehmer eines Termins eingetragen wurdet.
Termineinladungen können je nach Einstellung eures d.vinci eine iCal-Datei anhängen haben, mit der ihr den Termin in eurem E-Mail-Postfach (z. B. Outlook) eintragen könnt.
Termin ins Postfach eintragen am Beispiel Outlook:
- Drücke doppelt auf die in der E-Mail angehängte iCal-Datei Termineinladung.ics. Ein Hinweis erscheint, ob du diesen Termin deinem Kalender hinzufügen möchtest.
- Drücke auf Ja. Der Termin mit allen Daten und der Schaltfläche zum Zu- und Absagen des Termins wird dir in einem separaten neuen Fenster angezeigt.
- Drücke auf die für dich passende Option (Annehmen, Mit Vorbehalt oder Abgesagt). Das Fenster schließt sich und der Termin ist in deinem Kalender, wenn du ihn angenommen hast.
Achtung
Der Hinweis, ob eine Termineinladung angenommen wurde, erfolgt an das in den Grundeinstellungen als Standard-E-Mail-Absender eingestellte Postfach, wenn der Organisator der Standard-E-Mail-Absender ist.
Diese Einstellung empfehlen wir, da es bei Auswahl des angemeldeten Benutzers als Organisator oft zu Problemen bei der Zustellung von Nachrichten kommt.
Bitte sprecht euch intern ab, ob der Gesprächsorganisator auf das Postfach Zugriff hat oder ob er eine gesonderte Information von euch als Teilnehmer braucht, wenn ihr nicht teilnehmen könnt.