Sie können Microsoft Teams (MS Teams) verwenden, um Online-Besprechungen mit Bewerbern durchzuführen.

Alle Gesprächsteilnehmer erhalten einen Link zu einem MS Teams-Besprechungsraum, wo sie sich mit Kamera und/oder Mikrofon austauschen können. Bewerber können MS Teams über die App betreten, oder über die Webbrowser-Version.


Warnung  

Für die Verwendung dieser Funktion ist ggf. eine Autorisierung auf Unternehmensebene notwendig für den Datenaustausch zwischen d.vinci und Microsoft. Prüfen Sie bei Ihrem Datenschutzbeauftragten sowie Microsoft 365-Administrator, ob die Funktion aktiviert werden darf.


Hinweis zu Teams/Skype  

Da uns einige Anfragen erreicht haben, ob auch eine Integration von Skype for Business geplant ist, möchten wir gerne den Hinweis teilen, dass Microsoft angekündigt hat, Skype for Business zum 31. Juli 2021 einzustellen und bestehende Organisationen vollständig zu Microsoft Teams zu migrieren. Somit werden auch allen Skype for Business Nutzern, sobald diese migriert wurden, die Microsoft Teams Funktionen im d.vinci Bewerbermanagement zur Verfügung stehen. Hier finden Sie die offizielle Ankündigung von Microsoft sowie die Anleitung für das Upgrade von Skype for Business zu Microsoft Teams. 



1. d.vinci für Microsoft Teams autorisieren

Lassen Sie zuerst d.vinci für Microsoft Teams autorisieren, bevor Sie MS Teams mit d.vinci verwenden.




2. Konfiguration in d.vinci

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie einen Bewerbungsstatus an für Online-Interviews mit MS Teams. Wählen Sie unter Statuswechselfunktionalitäten im Feld Termin die Option Termin bestätigen (mit optionaler MS Teams Besprechungseinladung).
    • Sie können auch einen bestehenden Bewerbungsstatus verwenden, indem Sie seine Statuswechselfunktionalität ändern.

      Hinweis  

      Dies ist nur empfehlenswert für Bewerbungsstatus mit der Statuswechselfunktionalität Termin bestätigen, die Sie nun ändern zu Termin bestätigen (mit optionaler MS Teams Besprechungseinladung). Andernfalls könnte eine ungeplante Umstellung Auswirkungen auf den Workflow haben.

    • Wenn Sie einen bestehenden Bewerbungsstatus mit Terminbestätigung bearbeiten, sollten Sie ggf. auch die verknüpften Korrespondenzvorlagen bearbeiten (siehe unten).
  2. Bearbeiten Sie die Statusübergänge eines bestehenden Workflows:  Binden Sie den neuen Bewerbungsstatus in den Workflow ein. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie einen bestehenden Bewerbungsstatus bearbeitet haben, der bereits im Workflow eingebunden ist.
  3. Bearbeiten Sie die verknüpften Korrespondenzvorlagen: Fügen Sie den Platzhalter Neuer Termin - MS Teams-Besprechungs-Link ein. Beim Versenden der Nachricht im Zuge des Statuswechsels wird in diesem Platzhalter der Link zum MS Teams-Warteraum ausgegeben. Im Warteraum können Sie entscheiden, dem Meeting beizutreten.


3. Einladen zu MS Teams-Besprechung

Beim Statuswechsel zu einem Bewerbungsstatus mit optionaler Teams-Besprechungseinladung wird unter Termin das Feld MS Teams-Besprechung angezeigt.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Drücken Sie auf die Option Ja, prüft d.vinci die Autorisierung in MS Teams.
    • Wenn eine zentrale Autorisierung durch einen Microsoft 365-Adminstrator erfolgt ist (siehe oben), braucht der Benutzer sich für die Nutzung von MS Teams lediglich zu authentifizieren. Hierzu wird ein kleines Fenster eingeblendet, in welchem der Benutzer sich mit seinen MS 365-Zugangsdaten anmelden kann. Häufig sind das seine Windows-Zugangsdaten. Die Anmeldung ist nur für eine begrenzte Zeit und für die aktuelle Browser-Sitzung gültig. Wenn der Benutzer bereits angemeldet ist, wird das Fenster sofort nach dem Erscheinen wieder ausgeblendet.
    • Wenn keine zentrale Autorisierung durchgeführt wurde, wird dasselbe Fenster angezeigt, damit Sie sich mit mit ihren Windows-Zugangsdaten authentifizieren und die d.vinci-App für die Nutzung in Microsoft 365 autorisieren können.
  2. Wählen Sie eine Korrespondenzvorlage aus. Prüfen Sie dabei, ob die Korrespondenzvorlage den Platzhalter {APPOINTMENT:ONLINE_MEETING_URL} bzw. Neuer Termin - MS Teams-Besprechungs-Link(Platzhalter-Liste) enthält. Dieser Platzhalter gibt den URL-Pfad zum MS Teams-Warteraum an.


4. Betreten der MS Teams-Besprechung

Das Icon   deutet die Verlinkung zum MS Teams-Warteraum an.
Als Benutzer finden Sie dieses Icon an den folgenden Orten:

  • Auf der Seite Übersicht in der Registerkarte Termine neben jedem MS Teams-Termin.
  • In der Bewerbung in der Registerkarte Termine neben jedem MS Teams-Termin.

Zudem findet sich die URL zum MS Teams-Warteraum an folgenden Stellen:

  • In der E-Mail, die an den Bewerber versendet wurde. Sie können diese in der Bewerbungshistorie einsehen.
  • In der E-Mail, die an alle teilnehmenden Benutzer (Teilnehmer) des Termins versendet wurde.


Im Warteraum unterscheidet MS Teams zwischen zwei Gruppen von Teilnehmern:

  • Mitglieder des Microsoft 365-Mandanten - dies schließt alle d.vinci-Benutzer ein - werden als Teilnehmer erkannt.
  • Externe Personen - dies schließt Bewerber und andere Nicht-d.vinci-Benutzer ein - werden als Gäste erkannt. Gäste können den Warteraum betreten, aber sie müssen manuell von einem Teilnehmer zugelassen werden, um in die eigentliche Besprechung zu gelangen. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte oder unerwünschte Personen Zugang zur Besprechung erhalten.


Achtung  

Der Chat im Warte- und Besprechungsraum ist für alle Teilnehmer und Gäste zugänglich und sichtbar.


Es ist zwingend nötig, dass beim Gespräch eine Person teilnimmt, welche bei Microsoft im gleichen Unternehmen (Tenant) wie der Ersteller des Meetings registriert ist. Diese Person muss das Meeting eröffnen, sonst können die anderen Teilnehmer und auch der Bewerber nicht hinzukommen.