INHALTSVERZEICHNIS
- Allgemeines zur Kalenderintegration
- Einrichtung und Konfiguration
- Terminbuchung und Verwaltung
- Raumbuchung
- Datenschutz und Sicherheit
- Fehlerbehebung und Support
Allgemeines zur Kalenderintegration
Welche Vorteile bietet die Kalenderintegration?
Zum Beispiel: Automatische Synchronisation von Terminen, weniger manuelle Schritte, Prüfung der Verfügbarkeiten von Beteiligten und Möglichkeit zur direkten Buchung von Räumen und Terminen. Mehr dazu: KalenderintegrationWas ist der Unterschied zwischen Kalenderintegration Basic und Kalenderintegration Plus?
Kalenderintegration Basic bietet eine grundlegende Verbindung mit externen Kalendersystemen zur Anzeige von Terminen. Kalenderintegration Plus ermöglicht erweiterte Funktionen wie Raumbuchung und die Terminbuchung durch Bewerbende. Mehr dazu: KalenderintegrationMit welchen Kalenderdiensten kann d.vinci verbunden werden?
Die Integration funktioniert mit:- Google Kalender
- Apple Kalender
- Microsoft Office 365
- Microsoft Outlook
- Microsoft Exchange
Einrichtung und Konfiguration
BASIC: Warum braucht der erste Benutzer administrative Rechte bei der individuellen Verbindung?
Die Cronofy-App muss einmalig im Office 365-Tenant installiert werden - das kann nur ein Administrator. Wenn der erste Benutzer seinen Kalender verbinden möchte, erscheint eine entsprechende Meldung. Über einen Link kann die Berechtigung beim Administrator angefordert werden. Danach können sich alle Benutzer mit ihren eigenen Zugängen anmelden. Weitere Infos: Cronofy-DokumentationBASIC/PLUS: Wie prüfe ich, ob meine Kalenderverbindung aktiv ist?
Der Verbindungsstatus kann auf der Seite Mein Benutzer eingesehen werden. Mehr dazu: Kalenderintegration: Kalenderverbindung prüfenFalls Probleme auftreten, hilft es häufig, den Kalender des d.vinci Benutzers zu trennen und neu zu verbinden. Siehe: Kalender verbinden.
BASIC: Manchmal kann eine erneute Authentifizierung durch die IT-Administratoren eures Unternehmens (nicht d.vinci Administratoren) erforderlich sein.
BASIC/PLUS: Ist es möglich, einen Benutzer mit mehreren Kalendern zu verbinden?
Manchmal wünschen sich Recruiter, dass vereinbarte Termine sowohl in den eigenen, als auch in einen Gruppenkalender übetragen werden. Dies ist jedoch technisch nicht möglich.BASIC/PLUS: Was ist zu beachten, wenn mehrere Microsoft-Tenants genutzt werden?
Basic: Es ergeben sich keine Besonderheiten. Jeder Benutzer verbindet seinen Kalender selbst, unabhängig vom Tenant. Ob dahinter verschiedene Kalendersysteme oder verschiedene Microsoft-Tenants stehen, spielt keine Rolle.PLUS: Nur Benutzer im gleichen Tenant wie der Service-Account können zentral verbunden werden. Alle anderen müssen ihre Kalender selbst verbinden.
BASIC/PLUS: Wieso muss ich meinen Kalender immer wieder neu verbinden?
Cronofy nutzt sogenannte "Credentials" um auf die Kalender zu zugreifen. Diese können ungültig werden, wenn in MS Office 365 Änderungen vorgenommen wurden - welche meist von eurer IT veranlasst wurden. Sollte solch eine Trennung passieren, erkundige dich bitte bei den IT-Administratoren eures Unternehmens, ob sie Änderungen an den Office 365-Einstellungen vorgenommen haben.Ein hilfreicher Artikel auf der Homepage unseres Partners: Disconnection FAQ
PLUS: Können Räume aus unterschiedlichen Kalendersysteme verbunden werden?
Bei einigen unserer Kunden sind verschiedene Kalendersysteme im Einsatz. Also zum Beispiel Office 365 und Exchange Online. Eine Raumliste kann immer nur aus den Räumen eines Kalendersysteme erstellt werden. Die Integration aus verschiedenen Kalendersystemen ist nicht möglich.Terminbuchung und Verwaltung
BASIC/PLUS: Ist es möglich, dass Organisatoren keinen Kalendereintrag erhalten?
Nein. Terminerstellende erhalten auch immer den Kalendereintrag. Damit behalten sie die "Hoheit" über die eingestellten Termine. Es handelt sich dabei um eine technische Vorgabe des Kalendersystems. Sollte die organisierende Person nicht selbst teilnehmen, muss sie den Termin im Kalender der organisierenden Person als "frei" eingestellt werden, damit er keinen Zeitraum blockiert. Wird der Termin von der organisierenden Person gelöscht oder abgesagt, wird er für alle abgesagt.BASIC/PLUS: Wie verhält sich das System bei Terminen mit Status "An einem anderen Ort tätig" oder "Mit Vorbehalt"?
Diese Zeiten gelten als gebucht (= nicht verfügbar) - analog zu “gebucht”, “mit Vorbehalt” oder “außer Haus”. Diese Einstellungen werden von Microsoft vorgegeben und können nicht geändert werden.Ein Termin hat zudem den Status “Mit Vorbehalt”, wenn die eingeladene Person noch nicht zu- oder abgesagt hat.
BASIC/PLUS: Wie erreichen wir, dass möglichst viele Termine zur Verfügung stehen?
Beispielsweise können Homeoffice-Termine als „frei“ markiert werden, sodass sie keine Buchung blockieren.BASIC/PLUS: Werden Termine gelöscht, wenn die Bewerbung gelöscht wird?
Die Termine bleiben bestehen.PLUS: Wann erfolgt die Abfrage der Kalenderdaten?
Die Anzeige erfolgt in Echtzeit. Sobald Kandidaten den Buchungslink öffnen, werden die aktuellen Verfügbarkeiten aus den Kalendern abgerufen.PLUS: Kann das Logo auf der Buchungsseite der Kandidaten geändert werden?
Nein, das Logo kann nicht geändert werden. Es wird das d.vinci-Logo angezeigt.PLUS: Wird die in MS Outlook eingestellte Arbeitszeit des Kalenders mitgegeben?
Die definierte Arbeitszeit des Kalenders wird nicht übernommen. Stattdessen können Verfügbarkeiten über das Menü Mein Benutzer individuell eingeschränkt werden.PLUS: Können Terminorganisierende eine E-Mail bekommen sobald Bewerbende den Termin gebucht haben?
Eine Bestätigung wird nicht automatisch an die Organisatoren versandt. Wie der Status des Termins ist, kann in der Bewerbung in der Registerkarte Termine eingesehen werden.PLUS: Was passiert, wenn kein Termin frei ist oder keiner der verfügbaren Termine den Kandidaten passt?
Wenn keiner der Termine passt, können Kandidaten einen Link anklicken, dass kein passender Termin vorhanden war. In diesem Fall wird ein automatischer Statuswechsel zu "Buchung fehlgeschlagen" durchgeführt, sofern dies im System eingerichtet ist.PLUS: Was passiert, wenn der definierte Buchungszeitraum ausgelaufen ist?
Ein automatischer Statuswechsel mit der Information "Buchung fehlgeschlagen" findet statt, wenn der Buchungszeitraum ausgelaufen ist, bevor sich Kandidaten einen Termin gebucht haben.In diesem Hilfeartikel findest du die relevanten Informationen zur Anlage des automatischen Statuswechsel inkl. Aufgabendefinition: Loslegen mit: Kalenderintegration Plus
PLUS: Ist es möglich, dass ein zentral verbundener Benutzer seine Kalenderverbindung manuell trennt?
Über die Seite Mein Benutzer ist die Trennung eines Kalenders nicht möglich.Benutzer mit Zugriff auf die Seite Benutzer können einzelne Benutzer aufrufen und deren Kalenderverbindung trennen.
PLUS: Können Bewerbende Termine per Knopfdruck absagen?
Nein, sie können jedoch auf die Bestätigungs-E-Mail des Termins antworten und so mitteilen, dass sie nicht teilnehmen können. Wir empfehlen einen entsprechenden Hinweis in die Bestätigung einzufügen.Raumbuchung
PLUS: Wie lade ich verfügbare Räume für Meetings?
Die Raumverfügbarkeit kann über die Kalenderintegration geprüft werden. Falls keine Räume angezeigt werden, kann es an fehlenden Synchronisation liegen. Siehe auch: Räume ladenBASIC/PLUS: Welche Zeiten werden bei der Prüfung der Verfügbarkeiten dargestellt?
Die hinterlegten Arbeitszeiten werden nicht aus dem verbundenen Kalender dargestellt. Es werden alle Slots, die nicht gebucht sind, als frei in weiß und alle gebuchten Slots in grau abgebildet. Dabei werden auch Zeiten, die außerhalb der eigentlichen Arbeitszeiten liegen (beispielsweise 3 Uhr Nachts), als mögliche Option zur Buchung angeboten. Auch das Wochenende wird als buchbarer Slot angezeigt.Mit der Kalenderintegration PLUS lassen sich die Verfügbarkeiten individuell je Benutzer hinterlegen. Standardmäßig ist in der PLUS-Version eine gewöhnliche Fünftagewoche mit einer Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr hinterlegt.