INHALTSVERZEICHNIS
Einladen zum Termin
Zunächst muss die Funktion "Termin" im Bewerbungsstatus aktiviert sein, dann können beim Statuswechsel Terminangaben vorgenommen werden.
Gehe wie folgt vor:
- Wähle eine oder mehrere Bewerbungen aus, z. B. indem du eine einzelne Bewerbung öffnest oder mehrere in den Sammelkorb für Massenverarbeitung legst, oder indem du in der Bewerbungsliste einer Ausschreibung mehrere Bewerbungen auswählst.
- Führe einen Statuswechsel durch zu einem Bewerbungsstatus mit Termin, z. B. Erstgespräch. Das Eingabeformular Bewerbungsstatus wechseln wird angezeigt.
- Gib in der Feldgruppe Termin die Termindaten an. Bei aktivierter Kalenderintegration kannst du hier die Verfügbarkeit der Teilnehmer prüfen (siehe weiter unten).
- Zum Einladen mehrerer Bewerber gibt es zwei Optionen:
- Wähle im Feld Einzeltermin pro Bewerber die Option Nein, wenn alle Bewerber gleichzeitig zum Termin erscheinen sollen.
- Wähle die Option Ja, wenn jeder Bewerber einen einzelnen Termin erhalten soll. Pro Bewerber wird ein Terminzeit-Feld angezeigt. Wenn du in den darüberliegenden Feldern Zeit und Dauer bereits Angaben gemacht hast, werden diese für die Einzeltermine übernommen. D. h. beginnend mit der angegebenen Zeit wird für jeden Bewerber die angegebene Dauer übernommen. Du kannst die Werte nachbearbeiten.
- Wähle eine Korrespondenzvorlage mit Termin-Platzhalter aus, die mit dem Statuswechsel versendet werden soll. Darin enthaltene Termin-Platzhalter werden (individuell pro Empfänger) mit den oben gemachten Termindaten befüllt.
- Drücke auf Statuswechsel durchführen. Die Bewerbungen werden auf den Zielstatus verschoben, die ausgewählte Korrespondenz wird versendet und die Terminteilnehmer erhalten den Termin in ihrem Kalender.
Achtung
- Der Termin erscheint automatisch in den Kalendern der Terminteilnehmer. Er muss nicht gesondert bestätigt werden und es erfolgt keine Meldung als zusätzliche E-Mail.
- Die Person, die den Termin erstellt, bekommt immer einen Kalendereintrag, da Outlook und Co. grundsätzlich keine Möglichkeit anbieten, nur für andere Personen einen Termin zu erstellen.
Text des Termins in den Kalendern:
Betreff: Termineinladung: Anrede Vorname Nachname
Bewerbung: Anrede Vorname Nachname (Link)
Zeit: Tag.Monat.Jahr um x:xx Uhr
Ort:
Organisator: Terminorganisator (mailto:Terminorganisator)
Ausschreibung:
Bewerbungsdatum: Tag.Monat.Jahr
Bewerbungsstatus:
Hinweis:
Das führende System für Änderungen an diesem Termin ist d.vinci. Manuelle Änderungen am Termin werden nicht an d.vinci übergeben und gehen ggf. mit der nächsten Aktualisierung verloren. Link zum Termin: Link
Verfügbarkeiten der Teilnehmer prüfen
Mit der aktivierten Kalenderintegration kannst du die Verfügbarkeiten eurer internen Terminteilnehmer vorab einsehen.
Voraussetzungen zur Nutzung der Funktion
- Du lädst einzelne Bewerber ein
- Die Kalenderintegration ist aktiviert
- Die Teilnehmer, die du einladen möchtest, haben einen verbundenen Kalender
In der Feldgruppe Termin kannst du nun wie folgt vorgehen:
- Gib die Teilnehmer und alle weiteren Daten zum Termin ein.
- Sobald mindestens ein Teilnehmer die Kalenderverbindung eingerichtet hat, kannst du auf Verfügbarkeiten prüfendrücken.
- Es öffnet sich das Fenster Verfügbarkeiten prüfen. In diesem kannst du nun die Verfügbarkeiten in einer Wochenansicht sehen und einen passenden Termin wählen.
- Gegebenenfalls siehst du einen Hinweis mit der Liste an Teilnehmern, deren Verfügbarkeit aufgrund fehlender Kalenderverbindung nicht geprüft werden konnte.
- Drücke auf die Pfeiltasten am linken oder oberen Rand der Kalenderansicht, um die angezeigte Uhrzeit (links) oder Woche (oben) zu wechseln.
- Oben links findest du eine Legende der genutzten Farbgebung.
- Wähle einen Zeitraum innerhalb des Kalenders. Drücke diesen erneut, um die Auswahl zu bestätigen.
- Fahre mit dem Statuswechsel fort.