INHALTSVERZEICHNIS

Begriff und Kontext

Automatisierte Statuswechsel helfen euch, euren Workflow zu automatisieren. 

Ihr legt fest, bei welchem Ursprungsstatus und welchem Ereignis (Auslöser) der Status eines Bewerbers auf einen anderen Bewerbungsstatus wechseln soll.
Dies ist praktisch, um den Prozess weiter voranzubringen, sobald gewisse Auslöser auftreten.


Konfiguration

Über das Menü kommt ihr auf die Seite Automatisierte Statuswechsel. Hier könnt ihr mit + Automatisierter Statuswechsel einen neuen anlegen. Lest mehr dazu hier: Automatisierten Statuswechsel anlegen

Verhalten im System

  • Zeitpunkt des Statuswechsels
    Eine Aktualisierung des Bewerbungsstatus erfolgt alle 30 Minuten. Um ..:15 Uhr und ..:45 Uhr.
    Beispiel: Ein Fragebogen wurde 07:01 ausgefüllt und löst einen automatisierten Statuswechsel aus, der um 7:15 aktiv/sichtbar ist für alle Benutzer. 
  • Auswählbare Auslöser
    Es gibt verschiedene Auslöser für automatisierte Statuswechsel, die ihr wählen könnt.
  • E-Mailversand an den Statuswechsel koppeln 
    Wurde der Automatisierte Statuswechsel angelegt, könnt ihr über das Icon  im Bereich Automatisierter E-Mail-Versand eine Korrespondenzvorlage einfügen, welche automatisch als E-Mail an den Bewerber versandt wird.
    Wichtig hierbei:
    • Solltet ihr eine Ansprechperson erwähnen wollen, müssen Platzhalter aus dem Bereich Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung (z. B. Anrede und Nachname) eingefügt werden.
    • Die Korrespondenz wird vom System versendet und entsprechend haben Platzhalter mit dem Angemeldeten Benutzer keine Funktion und würden bei Versand der E-Mail leer bleiben.
    • Daten aus Platzhaltern des Angemeldeten Benutzers können in der Korrespondenz nicht angezeigt werden, da technisch gesehen kein Benutzer den Versand auslöst, sondern das System.
  • Weitere ankoppelbare Funktionen 
    Ein automatisierter Statuswechsel beinhaltet nur den Wechsel von einem Status auf einen anderen. Die Funktionalität beispielsweise einen Fragebogen mitzusenden, Absagegründe auswählen zu müssen, Screeningfragen anzufügen oder dergleichen entfällt.
  • Organisationseinheit
    Es kann kein automatisierter Statuswechsel nur für eine Organisationseinheit angelegt werden. Dieser Statuswechsel gilt dann für alle Organisationseinheiten in eurem System. 
  • Workflow
    Achtet darauf, dass ein Statusübergang vom Folgestatus in einen weiteren Status in Ihrem Workflow angelegt ist. Ansonsten kann es passieren, dass ihr den Bewerber in einen Status versetzt, in dem die Bearbeiter ihn nicht in einen anderen Status versetzen können.


So nutzen dies unsere Kunden

Fast alle Kunden nutzen einen Automatisierten Statuswechsel mit verknüpfter Aufgabendefinition, um darauf aufmerksam zu werden, wenn der Fachbereich Bewerbungen zu lange nicht bearbeitet.

Kunden, welche die Kalenderintegration in der Plus-Version nutzen, haben einen automatisierten Statuswechsel angelegt, um über das Fehlschlagen einer Terminbuchung durch einen Bewerber informiert zu werden. Mehr dazu hier: Loslegen mit: Kalenderintegration Plus

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