INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Durch den Genehmigungsprozess kann eine Personalanforderung der Reihe nach von mehreren Personen geprüft und freigegeben werden.Dieses Vorgehen gewährleistet, dass eine Personalanforderung nicht ohne Genehmigung der für den Prozess wichtigen Personen, in eine Ausschreibung umgewandelt wird.  


Konfiguration

In der Personalanforderung gibt es eine Registerkarte Genehmigungsprozess.

 

Verhalten im System

  • Für eine Personalanforderung lässt sich ein Genehmigungsprozess starten.
  • Ihr könnt entweder vor dem Start einen oder mehrere Genehmiger hinzufügen oder beim Starten des Genehmigungsprozesses wählen, welche Person Genehmiger sein soll. 
  • Als Empfänger sind alle Benutzer auswählbar, die in einer Rolle das Recht Genehmigungsprozesse (von Personalanforderungen) genehmigen haben.
  • Soll jemand aus der Personalabteilung nach Abschluss des Genehmigungsprozesses informiert werden, könnt ihr die Personal als Ansprechparter Personalabteilung in der Personalanforderung eintragen oder die Person als letzten Genehmiger im Genehmigungsprozess aufführen. Er weiß dann, dass er die Personalanforderung in eine Ausschreibung umwandeln kann.

  •  Der Genehmiger erhält eine E-Mail nach folgendem Schema: 

    Sehr geehrte xzy,


    die Personalanforderung "Stellenbezeichnung xyz" wurde angelegt.


    Personalanforderung:

    Stellenbezeichnung xyz als Link zur Personalanforderung in eurem d.vinci


    Vorgesetzter:

    Benutzer xyz

    Ausgelöst von:

    Benutzer xyz, der den Genehmigungsprozess gestartet hat. 


    Hinweis:

    Diese E-Mail wurde automatisch generiert. Für Rückfragen steht die Personalabteilung gerne zur Verfügung.

  • Durch den Link in der E-Mail kann der Benutzer die Personalanforderung direkt aufrufen und diese genehmigen oder ablehnen. 

  • Das Feld Kommentar ist bei der Genehmigung ein Pflichtfeld, damit keine Fehlklicks möglich sind und ableitbar ist, ob der Genehmiger wirklich vor hatte zu bestätigen oder abzulehnen. 

  • Der Genehmiger erhält eine Aufgabe in seinem d.vinci. Diese taucht entsprechend auch bei der täglichen Benachrichtigung des Benutzers auf, wenn er diese aktiviert hat.

  • Der Genehmiger sollte erst dann eine Personalanforderung genehmigen, wenn er dazu eine E-Mail erhält. Tut er das vorher, erhält derjenige der vor ihm als Genehmiger dran gewesen wäre keine E-Mail mehr. Es kommt dann ggf. dazu, dass die Personalanforderung nicht komplett genehmigt werden kann oder ihr die Genehmiger mit einem Kommentar darum bitten müsst sich in das System einzuloggen und nach vorhandenen Personalanforderungen zu schauen, die ihre Zustimmung brauchen. 

  • Der Genehmigungsprozess kann abgebrochen werden. Alle Genehmigerentscheidungen werden damit aufgehoben.

  • Wird die Personalanforderung durch den letzten Genehmiger in der Kette genehmigt, erfolgt eine E-Mail an den Ansprechpartner Personal und Ersteller.

  • In der Personalanforderungsübersicht  lässt sich nach dem Wert Genehmigungsstatus und Genehmiger filtern. So könnt ihr auf einen Blick sehen, welche Personalanforderungen genehmigt, abgelehnt oder ohne Genehmigungsstatus sind und wer die PANF genehmigen soll. 


So nutzen dies unsere Kunden

Meist ist mindestens ein Betriebsratsmitglied Teil des Genehmigungsprozesses. Die Person welche die Personalanforderung später in eine Ausschreibung umwandeln soll ist als Ansprechpartner Personalabteilung in der Personalanforderung genannt.

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