INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Durch den Genehmigungsprozess kann eine Personalanforderung der Reihe nach von mehreren Personen geprüft und freigegeben werden. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass eine Personalanforderung nicht ohne Genehmigung der für den Prozess wichtigen Personen in eine Ausschreibung umgewandelt wird.


Konfiguration

In der Personalanforderung gibt es eine Registerkarte Genehmigungsprozess.


Verhalten im System

  • Genehmigungsprozess starten
    Für eine Personalanforderung lässt sich ein Genehmigungsprozess starten.
  • Genehmiger hinzufügen
    Es können entweder vor dem Start des Genehmigungsprozesses Genehmiger hinzugefügt oder beim Start ausgewählt werden.
  • Empfänger auswählen
    Als Empfänger sind alle Benutzer auswählbar, die in einer Rolle das Recht Genehmigungsprozesse (von Personalanforderungen) genehmigen haben.
  • Benachrichtigung der Personalabteilung
    Wenn eine Person aus der Personalabteilung über den Abschluss des Genehmigungsprozesses informiert werden soll, kann diese Person als Ansprechpartner Personalabteilung in der Personalanforderung eingetragen oder als letzter Genehmiger aufgeführt werden.
  • Der Genehmiger erhält eine E-Mail mit folgendem Inhalt

    Sehr geehrte/r xyz,

    die Personalanforderung "Stellenbezeichnung xyz" wurde angelegt.

    Personalanforderung:
    Stellenbezeichnung xyz als Link zur Personalanforderung in d.vinci.

    Vorgesetzter: Benutzer xyz

    Ausgelöst von: Benutzer xyz, der den Genehmigungsprozess gestartet hat.

    Hinweis:
    Diese E-Mail wurde automatisch generiert. Für Rückfragen steht die Personalabteilung gerne zur Verfügung.

  • Direkter Zugriff über E-Mail
    Durch den Link in der E-Mail kann die Personalanforderung direkt aufgerufen und genehmigt oder abgelehnt werden.
  • Kommentarpflicht
    Das Feld Kommentar ist bei der Genehmigung ein Pflichtfeld, um Fehlklicks zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Absicht des Genehmigers nachvollziehbar ist.
  • Aufgaben in d.vinci
    Genehmiger erhalten eine Aufgabe in d.vinci. Diese erscheint auch in der täglichen Benachrichtigung, sofern sie aktiviert ist.
  • Reihenfolge beachten
    Genehmiger sollten die Personalanforderung erst genehmigen, nachdem sie die entsprechende E-Mail erhalten haben. Andernfalls kann es passieren, dass vorherige Genehmiger keine Benachrichtigung mehr erhalten und der Prozess unterbrochen wird.
  • Genehmigungsprozess abbrechen
    Der Genehmigungsprozess kann jederzeit abgebrochen werden. Dadurch werden alle bisherigen Entscheidungen aufgehoben.
  • Abschluss des Prozesses
    Sobald der letzte Genehmiger die Personalanforderung genehmigt hat, erhalten der Ansprechpartner Personal und der Ersteller der Personalanforderung eine E-Mail.
  • Filterung
    In der Personalanforderungsübersicht kann nach dem Wert Genehmigungsstatus und Genehmiger gefiltert werden. So kann schnell eingesehen werden, welche Personalanforderungen genehmigt, abgelehnt oder noch ohne Genehmigungsstatus sind.
  • Änderung
    Der Ablauf des Genehmigungsprozesses kann solange geändert werden, wie die Personen noch nicht zugestimmt haben. Genehmiger können ersetzt werden. Wenn etwas grundlegend in ener anderen Reihnefolge passieren soll, kann der Prozess abgebrochen und neu gestartet werden. 
  • Löschung
    Ein mal eingetragene Entscheidungen können nicht gelöscht werden. Der Genehmigungsprozess kann jedoch abgebrochen und nochmal neu gestartet werden. 
  • Historie
    In der Registerkarte Historie in der Personalanforderung lässt sich immer nachvollziehen, welcher Genehmiger welche Rückmeldung zu welchem Zeitpunkt gegeben hat. 


So nutzen dies unsere Kunden

Meist ist mindestens ein Betriebsratsmitglied Teil des Genehmigungsprozesses. Die Person, die die Personalanforderung später in eine Ausschreibung umwandeln soll, ist als Ansprechpartner Personalabteilung in der Personalanforderung genannt.

Weitere Artikel zu diesem Thema