Workflows fassen Status und Statusübergänge sowie Berechtigungen für eine Organisationseinheit zusammen. Außerdem gibt ein Workflow einen Ausgangsstatus vor.
In d.vinci werden Workflows dazu verwendet, Prozesse abzubilden.
Ein Workflow startet mit einem definierten Ausgangsstatus. Im Standard ist dies der Status "Neu". Der Workflow bestimmt, welche Folgestatus möglich sind.
- Um Bewerbungen von unter 16-Jährigen prüfen zu können, bevor der Workflow für diesen startet, gibt es den Sonderstatus Erster Bewerbungsstatus für Bewerbungen mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Falls ein Bewerber im Bewerbungsformular angibt, unter 16 Jahre alt zu sein, erhält die Bewerbung diesen Sonderstatus anstelle des eigentlichen Workflow-Erststatus. Erst wenn die Prüfung der Bewerbung erfolgreich war, wird die Bewerbung vom vorgeschalteten Sonderstatus auf den Workflow-Erststatus verschoben.
Ihr könnt beliebig viele Workflows anlegen. Jeder Workflow kann beliebig vielen Ausschreibungen zugewiesen werden. Jede Ausschreibung kann jedoch nur einen Workflow haben. So könnt ihr den Recruitingprozess pro Ausschreibung definieren.
Man könnte auch sagen, es ist praktisch mit verschiedenen Workflows zu arbeiten, wenn man pro Rolle unterschiedliche Dinge tun können soll.
Hinweis
Wenn nur ein einziger Workflow angelegt ist, wird dieser automatisch allen Ausschreibungen zugewiesen. Das Feld Workflow wird in Ausschreibungen ausgeblendet, bis mindestens ein weiterer Workflow - mit der Eigenschaft, in Ausschreibungen auswählbar zu sein - angelegt wird.
Hinweis
Ihr könnt pro Workflow festlegen, ob dieser auswählbar in Ausschreibungen ist. Ihr könnt Workflows nachträglich zu nicht auswählbar ändern, auch wenn sie bereits bestehenden Ausschreibung zugewiesen sind. In diesem Fall bleibt der Workflow in der Ausschreibung erhalten, kann aber nicht derselben oder anderen Ausschreibungen erneut zugewiesen werden.
Gründe für die Verwendung alternativer Workflows:
- Zielgruppen- und ausschreibungsgerechte Workflows
- Kürzere Workflows für Auszubildende
- Fachabteilungen verwalten eigene Workflows