INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Postfächer ermöglichen euch Nachrichtenempfang zu einer Bewerbung direkt in d.vinci und eine Möglichkeit Bewerbungen die bei euch per E-Mail oder auf dem Postwege eingegangen sind an euer d.vinci zu verschicken und diese als Bewerbung ins System aufzunehmen.

 

Konfiguration

Siehe Postfächer anlegen.

 

Verhalten im System

  • Das Postfach ist nur für Bewerbungen und Kommunikation für Bewerbungen gedacht. Andere Inhalte sollten dort nicht eingehen. Bitte gebt entsprechend die Postfachadresse nie extern an.
    Das d.vinci Postfach unterscheidet sich zu den Postfächern in Outlook und Co. zum Beispiel bezüglich der Rechtsverbindlichkeit. Geschäftsabschlüsse per E-Mail müssen ggf. archiviert werden und unterliegen dementsprechend rechtlichen und steuerlichen Nachweispflichten. Darauf ist unser Bewerbermanagementsystem nicht ausgelegt.
  • Um Nachrichten im Postfach zu empfangen, muss in den Grundeinstellungen die Funktion Integrierte Kommunikation im d.vinci Bewerbermanagement aktiviert sein. 
  • Bewerbende bekommen eine Candidate-E-Mail-Adresse über welche die Kommunikation ihrer Bewerbung zugeordnet wird und sehen die Adresse des Postfachs nicht.
  • Ist das Candidate Experience Modul (CEM) bei euch aktiviert, könnt ihr Bewerbungen im Postfach auslesen lassen und braucht die Inhalte dann nur noch prüfen (CV Parsing).
  • Das aktivierte CEM ermöglicht euch auch E-Mail-Bewerbungen, die bei euch in einem Firmenpostfach eingegangen sind oder gescannte postalische Bewerbungsunterlagen an euer angelegtes d.vinci Postfach weiterzuleiten und diese Unterlagen in eine Bewerbung umzuwandeln. 
  • Nachträglich eingereichte Unterlagen müsst ihr nicht an ein Postfach schicken, sondern könnt es direkt an die E-Mail-Adresse für Unterlagen senden. Siehe: Anhang 
  • Es ist möglich mehrere Postfächer anzulegen. Diese könnt ihr bestimmten Benutzergruppen zuweisen, um eine bessere Übersicht zu schaffen und Verantwortlichkeiten deutlicher zu halten. 


Hinweis  

  • Solltet ihr alle Nachrichten eines Postfachs unabhängig von der Benutzergruppe sehen wollen, drückt auf das X hinter dem Button Mit Gruppenberechtigung: Ja.
  • Wir setzen zwei Virenscanner (ClamAV und Eset) ein, die jede Datei prüfen, die per E-Mail (von Bewerbenden) in euer System geschickt wird.
  • Es gibt ein Standard-System Postfach in dem Rückläufer auf die vom System versendeten E-Mails landen. Bspw. eine Out-Of-Office Nachricht als Antwort auf eine Tägliche Benachrichtigung.


So nutzen dies unsere Kunden

Wie empfehlen die Postfach-Adressen nur intern zu nutzen, um nachträglich Bewerbungen an das System zu schicken und Bewerbenden oder anderen externen diese Adresse nicht mitzuteilen. Ist eine Postfach-Adresse extern irgendwo im Umlauf, kann es sein, dass ihr dadurch Spam erhaltet. Dies gilt es zu vermeiden.

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