INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Postfächer ermöglichen euch Nachrichtenempfang zu einer Bewerbung direkt in d.vinci. Zudem ermöglichen sie euch Bewerbungen, die per E-Mail oder auf dem Postwege eingegangen sind ganz einfach in euer System aufzunehmen.

 

Konfiguration

Siehe Postfächer anlegen.

 

Verhalten im System

  • Zweck und Grenzen
    Das Postfach ist nur für Bewerbungen und Kommunikation mit Bewerbenden gedacht. Andere Inhalte sollten dort nicht eingehen. Bitte gebt entsprechend die Postfachadresse nie extern an.
    Das d.vinci Postfach unterscheidet sich zu den Postfächern in Outlook und Co. zum Beispiel bezüglich der Rechtsverbindlichkeit. Geschäftsabschlüsse per E-Mail müssen ggf. archiviert werden und unterliegen dementsprechend rechtlichen und steuerlichen Nachweispflichten. Darauf ist unser Bewerbermanagementsystem nicht ausgelegt.
  • Bedingung für Nachrichtenempfang 
    Um Nachrichten im Postfach zu empfangen, muss in den Grundeinstellungen die Funktion Integrierte Kommunikation im d.vinci Bewerbermanagement aktiviert sein. 
  • Candidate-E-Mail-Adresse
    Bewerbende bekommen eine Candidate-E-Mail-Adresse, über welche die Kommunikation ihrer Bewerbung zugeordnet wird und sehen die Adresse des Postfachs nicht.
  • Daten aus Bewerbungen auslesen lassen
    Ist das Candidate Experience Modul (CEM) bei euch aktiviert, könnt ihr Bewerbungen im Postfach auslesen lassen und braucht die Inhalte dann nur noch prüfen (CV Parsing).
    Das aktivierte CEM ermöglicht euch auch E-Mail-Bewerbungen, die bei euch in einem Firmenpostfach eingegangen sind oder gescannte postalische Bewerbungsunterlagen an euer angelegtes d.vinci Postfach weiterzuleiten und diese Unterlagen in eine Bewerbung umzuwandeln. 
  • Unterlagen in der Bewerbung nachpflegen
    Nachträglich eingereichte Unterlagen müsst ihr nicht an ein Postfach schicken, sondern könnt es direkt an die E-Mail-Adresse für Unterlagen senden. Siehe: Anhang 
  • Mehrere Postfächer nutzen
    Es ist möglich mehrere Postfächer anzulegen. Diese könnt ihr bestimmten Benutzergruppen zuweisen, um eine bessere Übersicht zu schaffen und Verantwortlichkeiten deutlicher zu halten.
  • Sicherheit
    Wir setzen zwei Virenscanner (ClamAV und Eset) ein, die jede Datei prüfen, die per E-Mail (von Bewerbenden) in euer System geschickt wird.
  • Umbenennung
    Postfächer können nicht umbenannt werden. Es empfiehlt sich das Postfach zu löschen und ein neues anzulegen. Siehe Postfächer anlegen, bearbeiten und löschen
  • Löschung
    Sobald alle Nachrichten eines Postfachs bearbeitet wurden, kann das Postfach gelöscht werden. 

  • Hilfe zur Konfiguration

    • Name
      Erlaubte Zeichen sind "a-z", "A-Z", "0-9", "_", ".".
      Wir empfehlen euch, euer Postfächer unbedingt abweichend zum Standard-E-Mail-Absender zu benennen, damit Abwesenheitsinformationen eurer Kollegen nicht zwischen Bewerbungen landen.
      Meist nutzt ihr als Standard-E-Mail-Absender eine Adresse wie: noreply@HierFolgEureSystem-URL.de.
      Für die Postfächer, an die ihr Bewerbungen weiterleitet eigenen sich z. B.: import@HierFolgEureSystem-URL.de oder bewerbungen@HierFolgEureSystem-URL.de
    • Organisationseinheit
      Es sind durch die Organisationseinheit nur die Benutzer berechtigt, die Nachrichten in dem Postfach zu sehen, welche ebenfalls auf der Organisationseinheit oder einer darunterliegenden angelegt wurden.
    • Automatische Löschung 
      Für jedes Postfach kann bei Erstellung oder Bearbeitung des Postfachs eine automatisierte Löschroutine aktiviert werden. Je nach festgelegter Anzahl der Kalendertage ab dem Eingang einer E-Mail bis zu ihrer Löschung - mindestens 30 und höchstens 180 Tage - werden ältere Nachrichten aus dem System automatisch gelöscht.
    • Benutzergruppen
      Benutzern, deren Benutzergruppe bei diesem Postfach hinterlegt ist, wird die Anzahl der verfügbaren Nachrichten permanent in der Benutzeroberfläche angezeigt.
      Solltet ihr alle Nachrichten eines Postfachs unabhängig von der Benutzergruppe sehen wollen, drückt auf das X hinter dem Button Mit Gruppenberechtigung: Ja.


So nutzen dies unsere Kunden

Wir empfehlen die Postfach-Adressen nur intern zu nutzen, um nachträglich Bewerbungen an das System zu schicken und Bewerbenden oder anderen externen diese Adresse nicht mitzuteilen. Ist eine Postfach-Adresse extern irgendwo im Umlauf, kann es sein, dass ihr dadurch Spam erhaltet. Dies gilt es zu vermeiden.
Viele Kunden senden sich Bewerbungen an eines der Postfächer und lesen die Bewerbung von dort aus. Siehe auch: Bewerbung erfassen

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