Das d.vinci-System bietet Ihnen die Option, Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren datenschutzkonform entgegen zu nehmen. 


Hinweis  

Grundsätzlich erhalten alle Bewerbungen als ersten Status im Recruiting-Prozess den Status Neu.
Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren sollten ohne elterliche Einwilligung gar nicht erst in den Recruiting-Prozess aufgenommen werden. Daher ist es sinnvoll, einen Prüfstatus anzulegen, welcher dem Status Neu (bzw. dem ersten Status des Workflows) voransteht. Bewerbungen auf diesem Prüfstatus sollen erst auf ihre Rechtmäßigkeit geprüft werden.


1. Bewerbungsstatus anlegen

Legen Sie einen neuen Bewerbungsstatus an.

Konfiguration des Status:

  • Name: Neu: U16
  • Benötigte Berechtigung: wird später hinzugefügt
  • Icon: bspw. HEAD_WHITE_BLUE_QUESTION_ MARK

2. Berechtigung anlegen

Legen Sie eine neue Berechtigung an.

Konfiguration der Berechtigung:

  • Anzeigename: Prüfung unter 16 jähriger
  • Bewerbungsstatus: der zuvor angelegte Neu: U16
  • Workflow: ein bestehender z. B. Azubis

3. Statusübergang anlegen

Legen Sie einen neuen Statusübergang an.

Konfiguration des Statusübergangs:

  • Ursprungsstatus: Neu: U16 
  • Folgestatus: Neu

Warnung  

Wenn die Bewerbung die Prüfung aufgrund einer ungültigen Einwilligungserklärung nicht besteht, ist auch die Speicherung der Daten rechtswidrig. Eine gültige Einwilligungserklärung nachträglich einzuholen erfordert, die Bewerbung in der Zwischenzeit rechtswidrig zu speichern. Wir empfehlen Ihnen daher, Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren bei ausbleibender Einwilligung direkt zu löschen.

4. Rollen konfigurieren

Fügen Sie die neue Berechtigung allen Rollen hinzu, welche die Prüfung der Bewerber unter 16 Jahren vollziehen sollten.

5. Workflow aktualisieren

Einen bestehenden Workflow können Sie so anpassen, dass als erster Status der Status Neu: U16 möglich ist

Konfiguration Workflow: 

  • Ausgangsstatus: Neu
  • Ausgangsstatus für Bewerbungen mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten: Neu: U16

Achtung  

Stellen Sie sicher, dass der Workflow in den entsprechenden Ausschreibungen ausgewählt ist, für die Sie Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren erwarten.

6. Bewerberbogen konfigurieren

Öffnen Sie den Bewerberbogen, der die Abfrage für Personen unter 16 Jahren enthalten soll. 

Konfiguration des Bewerberbogens:

  • Einwilligung der Erziehungsberechtigten für Bewerber unter 16 Jahren: Pflichtfeld
    Das Feld 16. Geburtstag erreicht wird im Bewerbungsformular angezeigt. Bei Beantwortung durch den Bewerber mit Nein wird das Feld Einwilligung der Erziehungsberechtigten ebenfalls im Bewerbungsformular angezeigt. Dies umfasst ein Upload-Feld und darunter einen Erklärungstext für die Einwilligung.

Hinweis  

Wenn Sie über eine eigene Einwilligungsvorlage verfügen, können Sie diese auf Ihrer Unternehmensseite oder einem frei zugänglichen Speicherort ablegen und einen Direktlink zur Datei im Erklärungsfeld dieses Felds hinterlegen. Dadurch erleichtern Sie den Bewerbern den Bewerbungsvorgang.
Alternativ können Sie die Einwilligungsvorlage auch als allgemeines Bild anlegen. Dabei wird automatisch ein Link generiert, den Sie dann im Erklärungsfeld einfügen können. 


Haben Sie all diese Konfigurationen vorgenommen, können sich auch unter 16-jährige Bewerber DSGVO-konform über das Bewerbungsformular bewerben. Ihr Workflow ist nun so angepasst, dass eine Prüfung vor der Verarbeitung als Bewerber erfolgt.