Das d.vinci-System bietet euch die Option, Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren datenschutzkonform entgegen zu nehmen. 


Hinweis

Grundsätzlich erhalten alle Bewerbungen als ersten Status im Recruiting-Prozess den Status Neu.
Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren sollten ohne elterliche Einwilligung gar nicht erst in den Recruiting-Prozess aufgenommen werden. Daher ist es sinnvoll, einen Prüfstatus anzulegen, welcher dem Status Neu (bzw. dem ersten Status des Workflows) voransteht. Bewerbungen auf diesem Prüfstatus sollen erst auf ihre Rechtmäßigkeit geprüft werden.


1. Bewerbungsstatus anlegen

Lege einen neuen Bewerbungsstatus an.

Konfiguration des Status:

  • Name: Neu: U16
  • Benötigte Berechtigung: wird später hinzugefügt
  • Icon: bspw. HEAD_WHITE_BLUE_QUESTION_MARK

2. Berechtigung anlegen

Lege eine neue Berechtigung an.

Konfiguration der Berechtigung:

  • Anzeigename: Prüfung unter 16 jähriger
  • Bewerbungsstatus: der zuvor angelegte Neu: U16
  • Workflow: ein bestehender z. B. Azubis

3. Statusübergang anlegen

Lege einen neuen Statusübergang an.

Konfiguration des Statusübergangs:

  • Ursprungsstatus: Neu: U16
  • Folgestatus: Neu

Warnung

Wenn die Bewerbung die Prüfung aufgrund einer ungültigen Einwilligungserklärung nicht besteht, ist auch die Speicherung der Daten rechtswidrig. Eine gültige Einwilligungserklärung nachträglich einzuholen erfordert, die Bewerbung in der Zwischenzeit rechtswidrig zu speichern. Wir empfehlen daher, Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren bei ausbleibender Einwilligung direkt zu löschen.

4. Rollen konfigurieren

Füge die neue Berechtigung allen Rollen hinzu, welche die Prüfung der Bewerbenden unter 16 Jahren vollziehen sollten.

5. Workflow aktualisieren

Einen bestehenden Workflow kannst du so anpassen, dass als erster Status der Status Neu: U16 möglich ist

Konfiguration Workflow: 

  • Ausgangsstatus: Neu
  • Ausgangsstatus für Bewerbungen mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten: Neu: U16

Achtung

Stelle sicher, dass der Workflow in den entsprechenden Ausschreibungen ausgewählt ist, für die du Bewerbungen von Personen unter 16 Jahren erwartest.

6. Bewerberbogen konfigurieren

Öffne den Bewerberbogen, der die Abfrage für Personen unter 16 Jahren enthalten soll. 

Konfiguration des Bewerberbogens:

  • Einwilligung der Erziehungsberechtigten für Bewerbende unter 16 Jahren: Pflichtfeld
    Das Feld 16. Geburtstag erreicht wird im Bewerbungsformular angezeigt. Bei Beantwortung durch den Bewerbende mit Nein wird das Feld Einwilligung der Erziehungsberechtigten ebenfalls im Bewerbungsformular angezeigt. Dies umfasst ein Upload-Feld und darunter einen Erklärungstext für die Einwilligung.

Hinweis

Wenn du über eine eigene Einwilligungsvorlage verfügst, kannst du diese auf deiner Unternehmensseite oder einem frei zugänglichen Speicherort ablegen und einen Direktlink zur Datei im Erklärungsfeld dieses Felds hinterlegen. Dadurch erleichterst du den Bewerbenden den Bewerbungsvorgang.
Alternativ kannst du die Einwilligungsvorlage auch als allgemeines Bild anlegen. Dabei wird automatisch ein Link generiert, den du dann im Erklärungsfeld einfügen kannst. 


Hast du all diese Konfigurationen vorgenommen, können sich auch unter 16-jährige Bewerbende DSGVO-konform über das Bewerbungsformular bewerben. Dein Workflow ist nun so angepasst, dass eine Prüfung vor der Verarbeitung als Bewerber erfolgt.