Wenn ihr unsere Software zukünftig beispielsweise auch bei Tochterfirmen, Schwestergesellschaften oder anderen Standorten nutzen wollt, gibt es einiges zu beachten.
Um euch dies zu erleichtern, haben wir eine Checkliste zusammengestellt.
Fragen im Vorfeld:
- Ändert sich durch das Rollout etwas an eurer Organisationsstruktur?
Gegebenenfalls muss eine Umstrukturierung vor dem Rollout durchgeführt werden oder kann die neue Firma/Gesellschaft/Standort in die bestehende Organisationsstruktur eingebettet werden? - Welchen Zeitrahmen habt ihr euch gesteckt?
Einige Themen sind aufwendiger und benötigen entsprechend ihre Zeit. Kontaktiert uns daher bitte so früh wie möglich. - Wie lautet der Name der neu einzubindenden Firma?
- Wird eine neue System-URL/Domain benötigt?
Die System-URL ist die Webseite, über welche ihr das System erreicht. Auch Bewerber bekommen sie spätestens im Bewerberbogen zu sehen.Beispiel:
Ihr wart vorher die Apfel GmbH. Eure System-URL war www.karriere-apfel.dvinci-hr.com.
Die Birnen GmbH kommt ins System hinzu. Ihr gehört beide zur Obst Gruppe.
Nun würde es Sinn machen eine neue URL (z. B. karriere-obst-gruppe.dvinci-hr.com) zu nutzen, damit kein Bewerber irritiert ist.
Checkliste
Allgemeine Systemänderungen mit Auswirkungen auf viele Bereiche des Systems
- Werden englischsprachige Länder hinzugefügt?
In diesem Fall sollte Englisch als Pflichtsprache hinterlegt sein. - Sind weitere Sprachen relevant?
Falls ja sind folgende Dinge zu beachten:- Alle dynamischen Inhalte sind zu übersetzen.
- Falls wir die angefragte Sprache noch nicht in unserem Repertoire haben, dauert die Übersetzung ca. 4-6 Wochen.
- Sprachen mit Schreibweise von rechts nach links sind technisch nicht möglich.
Organisationsebenen/-einheiten
- Sollte die Anlage der neuen Organisationseinheit mit einem vorherigen Verschieben der bestehenden Struktur einhergehen, ist zuvor eine Umstrukturierung notwendig. Bitte nehmt in diesem Fall Kontakt zu uns auf.
Rollen und Berechtigungen
- Sind Änderung der bestehenden Rollen nötig?
Prüft bitte, ob die enthaltenen Berechtigungen zu der Arbeitsweise der neuen Einheit passen. - Werden neue Rollen benötigt?
- Welche Benutzer sollen/müssen weiterhin global agieren und sollen alles sehen können?
- Welche Benutzer dürfen die anderen Einheiten nicht sehen?
- Anlage von neuen Benutzern
- Können neue Benutzer in bestehende Benutzergruppen eingefügt werden?
- Werden neue Benutzergruppen benötigt?
- Auf welcher Organisationseinheit sollen die Benutzergruppen liegen?
- Welche neuen Unternehmen müssen angelegt werden?
Gegebenenfalls müssen die Beschreibungstexte analog zu den bereits bestehenden angelegt werden. - Welche weiteren Stammdaten werden benötigt?
Bitte beachtet:
Stammdaten wie Kategorie oder Einsatzorte sollten global angelegt werden, sofern sie für alle Organisationseinheiten relevant sind. So wird vermieden, dass sie doppelt und nach außen hin auch doppelt sichtbar erscheinen (Filterung auf der Karriereseite, Schnittstelle) und das System unnötig füllen. - Gibt es Stammdaten, die immer global gelten?
Zum Beispiel bei Zielgruppen könnt ihr keine Organisationseinheit wählen.
Korrespondenz- und/oder Formatvorlagen
- Ist bei bestehenden Vorlagen die Anpassung der Organisationseinheit notwendig?
Bitte beachtet:
Bestehende Formatvorlagen können nicht verschoben werden - Sollen neue Korrespondenz- und Formatvorlagen angelegt werden?
Veröffentlichungskanäle und Bewerbungsportale
- Sollen weitere Veröffentlichungskanäle und Bewerbungsportale angelegt werden?
Dies ist notwendig, wenn die neue Einheit separat auf einer eigenen Karriereseite veröffentlichen wird. - Stellenanzeigenvorlagen und Fragebögen können individuell für die neue Einheit angelegt werden (wenn nötig auch mit separaten Datenschutztexten).
- Gibt es Besonderheiten, die beachtet/angepasst werden müssen?
- Ist ein neuer Workflow relevant oder kann der bestehende/die bestehenden verwendet werden?
- Ist es in Ordnung diese mit in den bestehenden Workflow einzubetten?
Achtung: Wenn andere Löschroutinen definiert werden müssen, ist es essentiell, neue Status/einen neuen Workflow einzubetten
- Benötigt die neue Einheit eigene/neue Screeningfragen für den Bewerbungsprozess?
- Sind andere Aufgabendefinitionen notwendig?
- Sollen neue Postfächer angelegt werden?
Wichtige Hinweise
Vertragliches
Mit der Integration weiterer Firmen/Standorte ändert sich in der Regel nichts an euren bestehenden Verträgen.
- Es muss jedoch ein Vertrag nach Anzahl Mitarbeiter vorliegen. Bitte prüft dies und kommt auf uns zu, sollte das nicht der Fall sein.
- Kommen bei euch neue Mitarbeiter hinzu, ändert sich die Berechnungsgrundlage der monatlichen Gebühr. Teilt uns bitte proaktiv die neue Mitarbeiteranzahl mit.
Sprachen
Je neue Sprache ist kostenpflichtig. Schreibt uns für ein Angebot einfach an.
Alle von euch erstellen Felder müsst ihr nachträglich selbstständig übersetzen.
Layout
Das Design eures Bewerbungsportals, der Stellenliste, der Stellenanzeige oder des Bewerberbogens muss angepasst werden? Wir vermitteln gern einen Beratungstermin mit unseren zuständigen Kollegen. Diese lassen euch ein Angebot zukommen.
Rollout-Unterstützung
Ihr braucht beim Vorgehen Beratung, wünscht einen Check, ob ihr an alles Gedacht habt oder es fehlt derzeit an Arbeitskraft? Schreibt uns gerne an. Wir besprechen gemeinsam, wie wir euch unterstützen können und unterbreiten euch ein individuelles, unverbindliches Angebot.
Schulung neuer Mitarbeiter
Die neuen Benutzer des eingebundenen neuen Standorts sind nur so gut wie ihr Know-How. Wenn wir die neuen Mitarbeiter in das d.vinci System einführen dürfen, lasst es uns gern wissen.