Zuständigkeiten über neue Onboardings informieren

Ihr habt nun die Möglichkeit, die Zuständigkeiten über neue Onboardings zu informieren. Dies kann direkt bei Anlage des Onboardings oder bei der Änderung von Onboardings geschehen. 

So fallen Aufgaben und Co. nicht erst auf, wenn die E-Mail über fällige Aufgaben am Montag verschickt wird.

Dies ist dafür nötig

Im Onboarding in der Registerkarte Daten sind die Zuständigkeiten für Onboardings bearbeitbar. Dort ist die Option Zuständigkeiten über Onboarding informieren aktivierbar.

Den hinterlegten Personen wird nach der Aktualisierung eine Informations-E-Mail zugeschickt. Es werden dabei nur geänderte oder hinzugefügte Zuständigkeiten informiert werden. Bereits zuvor ausgewählte Zuständigkeiten erhalten keine weitere E-Mail und entfernte Zuständigkeiten werden nicht über die Entfernung benachrichtigt.

Option bei Bearbeitung des Onboardings

E-Mail an die Zuständigkeiten

Übersicht der Aufgaben - Erkennbarkeit automatisiert übertragbarer Aufgaben

In der Übersicht der Aufgaben könnt ihr nun anhand der Icons erkennen, wann es sich bei einer Aufgabe um eine automatisiert übertragbare Aufgabe handelt.

Es wird ein Papierflieger mit einem Vorspul-Symbol angezeigt:  .  So braucht ihr bei den Aufgaben nicht darauf achten, dies manuell zu erledigen. 

Aufgabenpaket - Aufgabenvorlagen kopieren

Beim Kopieren von Aufgabenvorlagen wird die Kopie nun mit einem entsprechenden Hinweis versehen: "(Kopie)", damit ihr schnell erkennt welche Vorlage ihr gerade bearbeitet und ob das Kopieren geklappt hat.  

Korrespondenz- und Formatvorlagen

Die folgenden Verbesserungen haben wir umgesetzt:

• Mobil-Telefonnummer des Benutzers
  In Korrespondenz- und Formatvorlagen könnt ihr nun auch den Platzhalter für die Mobiltelefonnummer der Zuständigen einfügen, um Onboardees mehr Kontaktmöglichkeiten zu geben. Dazu wird eine entsprechend Zuständigkeit im Onboarding benötigt und die Mobilnummer im entsprechenden Benutzer.  
• Bilder, Videos und Trennlinie einfügen
  Im HTML-Editor für Korrespondenz- und Formatvorlagen sind nun Buttons zum Einfügen von Bildern, Videos und Trennlinien vorhanden. Darüber lassen sich auf einfache Weise eure Signaturen und E-Mail-Inhalte mit zusätzlichen Elementen ergänzen. 

Portalartikel - Platzhalter der Onboardees

In Portalartikeln können nun auch Platzhalter eingefügt werden, die sich auf die Onboardees beziehen. Zum Beispiel Anrede, Vorname, Name, Geburtsdatum etc. So lassen sich die Portalartikel noch persönlicher gestalten.  

Aufgaben/Aufgabenvorlagen - Sortierung Portalaufgaben

Die Sortierung der Portalaufgaben ist nun alphabetisch bei Anlage einer Aufgabe oder einer Aufgabenvorlage.

Formulare - Formularfelder

Wir haben in der Eingabemaske für die Formularfelder die Reihenfolge der Elemente verändert, sodass diese einfacher bedienbar sind. Es folgt nun zunächst der Name und dann der Typ.

Aufgaben automatisiert erledigen - Zeitpunkt

Bei Aufgaben, die automatisiert erledigt werden, erfolgt der Versand der dazugehörigen E-Mail und die Aufgabenerledigung nun ab 6 Uhr MEZ, egal ob gerade Sommer- oder Winterzeit gilt. So wundern sich die Empfänger nicht länger über einen E-Mail-Eingang mitten in der Nacht. 

Aufgabenvorlage: Einladen zum Mitarbeiterportal - Kopie-Erstellung

Wurde die Aufgabenvorlage für eine Portaleinladung kopiert, wurde diese zu einer normalen Aufgaben und konnte nicht mehr bearbeitet werden. Dies wurde behoben und sie wird nun wieder zu einer bearbeitbaren und automatisiert versendbaren Portalaufgabe. 

Portaleinstellungen - URL-Pfad

Um euch die Auswahl eines passenden URL-Pfads zu erleichtern, haben wir das Feld und die darunterliegende Erklärung umgestaltet.

Portaleinstellungen - Willkommensartikel

Bei Anlage von neuen Mitarbeiterportalen konnte kein Willkommensartikel ausgewählt werden. Dies ist nun wieder möglich. 

Eintrittsgründe pflegen 

Ab sofort könnt ihr bestehende Eintrittsgründe umbenennen, neue aufnehmen und alte löschen. Zusätzlich könnt ihr die Reihenfolge der Gründe selbst bestimmen, um häufig genutzte in Auswahllisten weiter oben anzuzeigen. 

Durch die Anpassung der Eintrittsgründe könnt ihr euren Onboardingprozess noch besser auf eure Unternehmensbedürfnisse zuschneiden, Aufgabenpakete besser auf die unterschiedlichen Einstellungssituationen hin ausarbeiten und individuelle Gründe wie Freiwilligendienst oder Interims-Management hinterlegen.

Im Menü gibt es nun einen extra Eintrag Eintrittsgründe. Über diesen erreicht ihr die Übersicht bestehender Gründe und könnt neue anlegen. 

Lest mehr hier:

• Eintrittsgründe (Für alle Systemzusammenhänge, Anwendungsideen und Hintergründe)
• Eintrittsgründe anlegen (Um eine Anleitung zu erhalten, wie ihr neue Eintrittsgründe anlegt)

Der neue Menüeintrag

Die neue Seite Einrittsgründe

Der Hilfeassistent sagt heue "Tschüss" - Mit neuen Erkenntnissen geht die Reise zur Verbesserung weiter!

Seit Mai haben wir gemeinsam den Hilfeassistenten getestet. Nach sorgfältiger Auswertung haben wir uns entschieden, den Hilfeassistenten nicht weiter zu verwenden. Ab heute wird dieser nicht mehr zur Verfügung stehen.

Aber keine Sorge! Das Hilfeportal und unser Customer Service bleiben euch natürlich erhalten und wir arbeiten weiter daran, euch die bestmögliche Hilfe zur Verfügung zu stellen.

Zu weiteren Informationen: Hilfeassistent

Besser

Mitarbeiterportal - Begrüßungstext und Willkommensbanner

Wir haben die Art und Weise geändert, wie der Begrüßungstext und Willkommensbanner im Mitarbeiterportal gepflegt werden. Beides wird künftig in einem Portalartikel und nicht mehr in den Portaleinstellungen gepflegt. Dies trennt Styling und Inhalte des Mitarbeiterportals besser, gibt euch größere Flexibilität bei der Anwendung und bereitet weitere Änderungen des neuen Mitarbeiterportals vor. 

Vorhandene Daten übertragen wir automatisch aus dem Mitarbeiterportal in einen Portalartikel, der als erster Artikel angezeigt wird. Ihr braucht nichts tun.

Onboardees sehen den Eintrag weiterhin an gewohnter Stelle ganz oben, wenn ihr den neuen Willkommens-Artikel in den Portalartikeln auswählt.

So sieht die Konfiguration im Onboarding-Portal zukünftig aus:

Diese Ansicht bleibt bestehen:

Die Konfiguration der Portalaufgaben hat sich geändert

Dies gibt es für euch zu tun:

Der Hilfeassistent sagt "Tschüss" - Mit neuen Erkenntnissen geht die Reise zur Verbesserung weiter!

Seit Mai haben wir gemeinsam den Hilfeassistenten getestet. Nach sorgfältiger Auswertung haben wir uns entschieden, den Hilfeassistenten nicht weiter zu verwenden. Ab dem 21.09.2023 wird dieser nicht mehr zur Verfügung stehen.

Aber keine Sorge! Das Hilfeportal und unser Customer Service bleiben euch natürlich erhalten und wir arbeiten weiter daran, euch die bestmögliche Hilfe zur Verfügung zu stellen.

Zu weiteren Informationen: Hilfeassistent

NEU

Neue Platzhalter

Ihr könnt in Formatvorlagen, Korrespondenzvorlagen und Aufgaben nun auch die folgenden Platzhalter nutzen:

• Onboardee - Geburtsdatum {NEW_EMPLOYEE:DATE_OF_BIRTH}
• Onboardee - E-Mail-Adresse {NEW_EMPLOYEE:EMAIL}
• Onboardee - Geschäftliche E-Mail-Adresse {NEW_EMPLOYEE:BUSINESS_EMAIL}

Die Konfiguration der Portalaufgaben hat sich geändert

Dies gibt es für euch zu tun:

Besser

Die Konfiguration der Portalaufgaben hat sich geändert

Wir haben die Eingabemaske bei der Konfiguration der Portalaufgaben angepasst, um die Bedienung zu erleichtern. Außerdem legen wir damit den Grundstein für das neue Mitarbeiterportal.

Im Video findet ihr ausführliche Informationen zu den Hintergründen und was es in diesem Zusammenhang für euch zu tun gibt.

In aller Kürze:

Portalaufgaben, die aktiv abgehakt werden können (im Mitarbeiterportal erscheint die Aufgabe bei "Meine Aufgaben") haben zukünftig nur noch die Einstellungsoptionen Portalaufgabe anzeigen: Sofort, Wenn bald fällig, Wenn überfällig. 

Portalaufgaben, die über den Stand einer Aufgabe informieren (im Mitarbeiterportal erscheint die Aufgabe bei "Hier sind wir dran") haben zukünftig nur noch die Einstellungsoption Portalaufgabe anzeigen: Wenn erledigt. Diese wird bei neuen Portalaufgaben automatisch im Hintergrund gesetzt und wird euch entsprechend nicht mehr angezeigt. 

Dies gibt es für euch zu tun:

Besser

Neuer Filter

Die Seite Onboardings wird standardmäßig nun mit einem neuen Filter Meine Onboardings geöffnet. Dieser Filter schränkt die Ansicht auf Onboardings ein, bei denen der Benutzer aktuell eine Zuständigkeit hat. Dies ermöglicht den Betreuern einen Überblick über die aktiv zu betreuenden Prozesse. 

Deaktiviert ihr den Filter über das X werden euch wieder alle Onboardings angezeigt.

Besser

Übertragbare Aufgaben

Wir haben den Hinweis zur Fälligkeit eindeutiger gestaltet. Anstelle von "bald fällig" schreiben wir nun: "Das System übertragt diese Aufgabe 7 Tage vor ihrer Fälligkeit."

Besser

Dokumenten-Anzeige

Eine Zeit lang wurden signierte Dokumente ^{(Weiterleitung zu Wikipedia)} abgelehnt. Diese können nun wieder angezeigt werden, allerdings ist der Schreibschutz nicht mehr vorhanden. Solltet ihr das Dokument verifizieren wollen, solltet ihr das Originaldokument öffnen. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir euch das Öffnen von Originaldokumenten jedoch nicht. Mehr hier:  

Korrigiert

Übertragbare Aufgaben

Zeitweise wurden automatisch übertragbare Aufgaben nicht 7 Tage vor Fälligkeit, sondern erst am Tag der Fälligkeit übertragen. Dies haben wir nun korrigiert. 

Besser

Personendaten

Ist im Onboarding keine Adresse der Onboardees eingetragen, wird dieses Feld nun in der Datenübersicht ausgeblendet.

Besser

Übertragbare Aufgaben

Wird ein Onboarding pausiert oder beendet und jemand versucht im Nachhinein dafür eine übertragbare Aufgabe zu erledigen, erscheint nun ein entsprechender Hinweis:
"Die Aufgabe wurde bereits erledigt oder steht nicht mehr zu Verfügung".

Hilfeassistent

Wir sind begeistert, euch unseren neuen Hilfeassistenten vorstellen zu können! Mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Neuigkeiten direkt in der Software werdet ihr schneller und effizienter mit eurem d.vinci arbeiten können. Egal ob ihr Herausforderungen bei der Navigation durch die Software habt oder neugierig auf neue Funktionen seid - unser Hilfeassistent steht euch jederzeit zur Seite.

Der Assistent ist allen Benutzern zugänglich, aber keine Sorge - wir haben dafür gesorgt, dass die Inhalte entsprechend der Benutzer-Berechtigung beschränkt sind. So sehen eure Kollegen nur die Anleitungen und Neuigkeiten, die für sie relevant sind.

Wir sind sehr gespannt auf euer Feedback zum neuen Hilfeassistenten und freuen uns darauf, mit eurer Hilfe das Nutzererlebnis in d.vinci weiter zu verbessern. Probiert ihn doch einfach mal aus und lasst uns wissen, was ihr davon haltet. Wir sind davon überzeugt, dass euch der neue Hilfeassistent dabei helfen wird, eure Arbeit noch erfolgreicher zu gestalten.

Mehr Informationen findet ihr hier: Hilfeassistent

Übertragung von Antworten auf Screeningfragen

Antworten der Bewerbenden auf Screeningfragen werden nun zusätzlich zur Übergabe aus dem Bewerbermanagementsystem auch bei direktem Start des Onboardings aus einer Bewerbung übertragen.

Wichtig

Nachdem das Onboarding durch direkten Start oder Übergabe angelegt wurde, kann es bei Datenübertragung zu einer geringen Verzögerung kommen. Solltet ihr die Antworten auf Screeningfragen in Onboarding nicht sehen, wartet bitte kurz und ladet die Seite erneut.

Was ihr tun müsst

Die Funktion muss zunächst eingerichtet werden. Lest hier mehr dazu: Antwort auf Screeningfrage ins Onboarding übertragen

Übertragung von Antworten auf Screeningfragen

Bewerbende können auf Screeningfragen antworten. Diese Antworten können nun im Falle einer Übergabe aus dem Bewerbermanagementsystem einmalig ins Onboarding übertragen werden. Die derzeit noch manuelle Pflege der Daten entfällt damit zukünftig.

Wichtig

Wird das Onboarding direkt aus einer Bewerbung gestartet, werden die Screeningfragendaten nicht übertragen.

Was ihr tun müsst

Die Funktion muss zunächst eingerichtet werden. Lest hier mehr dazu: Antwort auf Screeningfrage ins Onboarding übertragen

Neue Spalte mit Mitarbeiterportalnamen in Reports

In euren Exporten in eine Excel-Datei findet ihr ab jetzt eine neue Spalte mit Namen des Mitarbeiterportals des jeweiligen Onboardings.

Neu

Individuelle Anhänge bei Nachricht senden

Bei Nutzung des Buttons Nachricht senden im Onboarding, könnt ihr nun über + Anhang individuelle Anhänge hochladen, welche mit der Korrespondenz verschickt werden. 

So könnt ihr beispielsweise eine individuelle Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertag für nur diesen Mitarbeiter versenden.

Besser

Korrespondenzvorlagen

Korrespondenzvorlagen sind in den Auswahl-Menüs alphabetisch sortiert.

Korrigiert

Werden bei einem Onboarding ohne E-Mail-Adresse automatisch Zugangsdaten zum Mitarbeiterportal verschickt, bleibt diese Aufgabe offen. Zuständigen wird die Aufgabe rot angezeigt, bis sie manuell erledigt wurde.  

Rahmen/Menü

Vor ein paar Wochen haben wir den Rahmen und das Menü verändert, um euch klarere Orientierung und effektivere Nutzung zu ermöglichen.

Ein paar kleine Änderungen haben wir vorgenommen, um das Nutzungserlebnis noch besser zu gestalten. 

• Es ist deutlicher welches Element ihr gerade zu Mein Menü hinzufügt.
• Das Styling von Elementen wie z. B. der Bewerbungssuche ist verbessert.
• Lange Menüeinträge werden umgebrochen, damit die Worte komplett lesbar sind.
• Die mobile Ansicht des geöffneten Menüs wurde verbessert.
• Die Icons für Einklappen und Zurück sind nun eindeutiger.
• Die Kopfzeile in der mobilen Ansicht wurde verbessert.

Ab dem 21.03. werden wir neue IP-Adressen für den Versand von System E-Mails verwenden. Das heißt, E-Mails über tägliche Benachrichtigungen, Aufgaben etc. kommen künftig aus dem IP-Netz 185.18.100.0/24

Die Information findet ihr auch hier: Grundeinstellungen: E-Mail

Das müsst ihr tun

Solltet ihr in der Vergangenheit unsere Mailserver auf die Whitelist gesetzt haben, fügt die neuen IP-Adressen bitte hinzu, damit der Mailversand weiterhin stattfinden kann.
Schreibt dazu bitte eure IT-Abteilung an und schickt den Kollegen den Text dieser Meldung. Sie wissen dann, welche IPs sie hinzufügen müssen.

Wichtig
Dies hat nichts mit den IP-Zugriffsregeln für euer System zu tun. Ihr könnt euch weiterhin über die hinterlegen IP-Adressen im System anmelden. Lediglich unser Mailversand ändert sich. Ihr als Administratoren von d.vinci müsst nichts tun. Eure Kollegen aus der IT-Abteilung jedoch ggf. um weiter sicherzustellen, dass ihr E-Mails aus eurem d.vinci System empfangen könnt.

Besser

Antwort auf Nachrichten

Wir haben die Ansicht für Antworten auf Nachrichten verbessert.

Diese zeigt euch jetzt eindeutig die E-Mail-Adresse, an welche die Nachricht versendet wird. 

Korrigiert

Anzeige von Portalartikeln

Waren zwei Portalartikel mit einer Aufgabe verknüpft, und ein Artikel wurde gelöscht, konnte es vorkommen, dass weiterhin beide Artikel im Mitarbeiterportal angezeigt wurden. Dies ist nun nicht mehr der Fall.  

NEU

ID der Bewerbung in der Reporting-Schnittstelle

In der oData Reporting-Schnittstelle wird nun im Bericht Onboardings auch die ID der Bewerbung übertragen. Voraussetzung ist, dass dem Onboarding eine Bewerbung voraus ging, die im Bewerbermanagement verwaltet wurde.

Euer Vorteil

Durch die Verbindung der Bewerbung und dem Onboarding lassen sich z. B. folgende Fragen beantworten: Welche Quelle bringt mir die erfolgreichsten Onboardings? Führen mehr Gespräche innerhalb des Bewerbungsprozesses zu erfolgreicheren Onboardings?

Onboardingdaten können nun außerdem mit Daten aus der Ausschreibung der Bewerbung angereichert werden. Zum Beispiel Abteilung, Kategorie, Kostenstelle etc. 

Schaut hier, um eine Übersicht aller abrufbaren Daten zu erhalten: oData Reporting-Schnittstelle
So richtet ihr die Reporting-Schnittstelle für euch ein: Loslegen mit: Reporting-Schnittstelle

Ankündigung

Vorbereitungen für das neue Mitarbeiterportal

Wir arbeiten daran, euch ein neues Mitarbeiterportal präsentieren zu können. Neugierig? Lest hier was euch erwartet: Funktionsausblick Onboarding

Korrigiert

Ladezeiten bei Portalartikeln

In besonderen Konstellationen konnte es beim Bearbeiten von Portalartikeln zu ungewöhnlich langen Ladezeiten kommen. Dies haben wir behoben.

Korrigiert

Darstellungsfehler bei der Zeitauswahl

Bei der Anlage von Onboardings werden die Optionen für die Zeitauswahl wieder richtig dargestellt.  Dies wurde bereits vor dem Release eingespielt.

Besser

Neuanordnung der Buttons im Bereich Aufgaben

Im Onboarding, im Tab Aufgaben haben wir die Reihenfolge geändert, damit ihr die Buttons, die häufig verwendet werden, schneller bedienen könnt.

Buttons werden ausgegraut, solange sie nicht nutzbar sind. Beispielsweise, weil noch keine Aufgabe ausgewählt wurde. 

Buttons, die vorrangig an anderer Stelle im System genutzt werden, haben wir aus der Ansicht herausgenommen.