INHALTSVERZEICHNIS

Begriffserklärung

Nachrichten oder auch Integrierte Kommunikation ermöglicht es, Nachrichten an Bewerber, Onboardees und andere Benutzer zu senden und von diesen zu empfangen, ohne Zuhilfenahme von Drittsoftware (wie z. B. Microsoft Outlook).

Das erhöht die Sicherheit, da sensible Personen- und Bewerbungsdaten in d.vinci bleiben. So müssen ihr nicht darauf achten, regelmäßig Personen- und Bewerbungsdaten aus euren E-Mails zu löschen.


Die Funktionen unterscheiden sich im d.vinci Bewerbermanagement und d.vinci Onboarding leicht.

 

Konfiguration

Bewerbermanagement 

  • Der Menüpunkt Nachrichten lässt sich in der oberen Navigationsleiste, neben dem Suchfeld, durch Vergabe folgender Berechtigungen an den Nutzer aktivieren:
    • Bewerbungen | sehen
    • Nachrichten | bearbeiten
  • Die integrierte Bewerberkommunikation ist standardmäßig aktiviert, kann aber deaktiviert werden.
  • In den Grundeinstellungen in der Registerkarte E-Mail lässt sich die integrierte Kommunikation im d.vinci Bewerbermanagement aktivieren und deaktivieren.
    Wir empfehlen aus Datenschutzgründen dringend die integrierte Kommunikation zu aktivieren und nutzen.
  • Legt bitte zudem ein Postfach mit der E-Mail-Adresse noreply@ an und tragt es als Standard-E-Mail-Absender ein.

Onboarding

  • Die integrierte Mitarbeiterkommunikation ist immer aktiv.

 

Verhalten im System

Bewerbermanagement

Versand

  • Als Standard-E-Mail-Absender empfehlen wir [email protected] (kursivenTeil bitte durch die Postfach-URL ersetzen).
  • Beim Nachrichtenversand an interne Benutzer wird der Standard-E-Mail-Absender genutzt.
  • Jede Bewerbung erhält eine automatisch generierte E-Mail-Adresse im Format candidate-wxyz@kunden-domain.de, die auch Candidate-E-Mail-Adresse genannt wird.
  • Beim Nachrichtenversand an Bewerbende wird die Candidate-E-Mail-Adresse als Absender verwendet und die Nachricht in der Bewerbungshistorie vermerkt.
  • Der Terminierte Versand von Nachrichten erfolgt alle halbe Stunde. Lest hier mehr: Versandzeit von terminierter Korrespondenz

Empfang 

  • Neue Nachrichten gehen im Bereich   Nachrichten ein.
    Außerdem erscheint diese Plakette  in der Bewerbungsliste und bei Aufruf der einzelnen Bewerbung hinter dem Namen der Bewerbenden.

  • Antwortet der Bewerber auf die Nachricht, wird diese Antwort automatisch der entsprechenden Bewerbung zugeordnet und ebenfalls in der Bewerbungshistorie vermerkt. So bleibt der Nachrichtenverkehr für jede einzelne Bewerbung nachvollziehbar und übersichtlich.

  • Ihr könnt euch über eingehende Nachrichten benachrichtigen lassen.

  • Ihr könnt steuern, ob ihr in Benachrichtigungen den Namen oder nur einen Link zur Bewerbung angezeigt bekommen möchtet.

  • Lest hier, wie ihr Spam vermeiden / Mit Spam umgehen könnt.

  • An ein Postfach könnt ihr euch auch E-Mail-Bewerbungen weiterleiten und diese dann im System erfassen. Diese erscheinen dann ebenfalls im Bereich Nachrichten.

Bearbeitung

  • Ihr könnt eine Nachricht beantworten, sie als erledigt markieren und löschen. In allen Fällen beeinflusst ihr die Postfach-Ansicht aller Personen, die Zugriff auf die Nachrichten habe. Drückt ihr eine der Optionen, wird die Nachricht nicht mehr im Postfach angezeigt. Für euch nicht und auch nicht für eure Kollegen. Wählt diese Optionen deshalb bitte mit Bedacht und überlegt zuvor, ob nicht Kollegen ggf. noch etwas mit der Nachricht tun müssen

    Achtung

    Nachrichten mit Gruppenberechtigung werden für alle Nutzer gelöscht. Nach Auswahl solcher Nachrichten wird euch das System auf dies mittels eines Hinweistextes aufmerksam machen und die Beschriftung des Bestätigunsbuttons lautet dann Für alle löschen.
    Gelöschte Nachrichten können auch von uns nicht wieder hergestellt werden.

  • Um eine Nachricht zu beantworten benötigt, ihr eine Korrespondenzvorlage, mit der Einstellung Verfügbar bei: Nachricht beantworten.

  • Es ist möglich, dass Bewerber Dateien senden, die wir aus Sicherheitsgründen nicht zulassen können. Mehr dazu hier und was ihr in einem solchen Fall tun könnt: Abgelehnte Dateianhänge


Onboarding

Versand

  • Jeder Onboarding-Prozess erhält eine automatisch generierte E-Mail-Adresse im Format onb-wxyz@kunden-domain.de, die auch Onboarding-Adresse genannt wird. Beim Nachrichtenversand wird die Onboarding-Adresse als Absender verwendet und die Nachricht in der Onboarding-Historie vermerkt. 

Empfang

  • Neue Nachrichten gehen im Bereich   Nachrichten ein.
    Außerdem erscheint diese Plakette  in der Übersicht der Onboardings und bei Aufruf des einzelnen Onboardings hinter dem Namen.
  • Der Filter "Meine Onboardings" ist standarmäßig gesetzt, um Benutzern vorerst und schneller die Inhalte anzuzeigen, für die sie zuständig sind. Dieser Filter kann jederzeit deaktiviert werden.
  • Antwortet der neue Mitarbeiter auf die Nachricht, wird diese Antwort automatisch dem entsprechenden Onboarding-Prozess zugeordnet und ebenfalls in der Onboarding-Historie vermerkt. So bleibt der Nachrichtenverkehr für jeden einzelnen Onboarding-Prozess nachvollziehbar und übersichtlich.

  • Ihr könnt euch über eingehende Nachrichten benachrichtigen lassen.

Bearbeitung

  • Ihr könnt eine Nachricht beantworten, sie als erledigt markieren und löschen. In allen Fällen beeinflusst ihr die Postfach-Ansicht aller Personen, die Zugriff auf die Nachrichten habe. Drückt ihr eine der Optionen, wird die Nachricht nicht mehr im Postfach angezeigt. Für euch nicht und auch nicht für eure Kollegen. Wählt diese Optionen deshalb bitte mit Bedacht und überlegt zuvor, ob nicht Kollegen ggf. noch etwas mit der Nachricht tun müssen.

    Achtung

    Nachrichten mit Gruppenberechtigung werden für alle Nutzer gelöscht. Nach Auswahl solcher Nachrichten wird euch das System auf dies mittels eines Hinweistextes aufmerksam machen und die Beschriftung des Bestätigunsbuttons lautet dann Für alle löschen.
    Gelöschte Nachrichten können auch von uns nicht wieder hergestellt werden.

  • Um eine Nachricht zu beantworten benötigt, ihr eine Korrespondenzvorlage, mit der Einstellung Verfügbar bei: Nachricht beantworten.


So nutzen dies unsere Kunden

Nahezu alle Kunden nutzen die integrierte Bewerberkommunikation, um datenschutzkonform zu arbeiten und Löschfristen und Co. zu gewährleisten. Oft sind mehrere Postfächer für die verschiedenen Organisationseinheit angelegt. So bekommen Kollegen nur Zugriff auf die Bewerbungen/Nachrichten aus ihrem Bereich.

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