Stand: v2021.19


  1. Allgemeine Features
  2. Bewerbermanagement
  3. Personalanforderungen
  4. Ausschreibungen & Veröffentlichungen
  5. Veranstaltungen
  6. Reporting
  7. Karriereportal / Intranet
  8. Stellenbörse mit Filtern (JavaScript Widget)
  9. Verwaltung & Konfiguration
  10. Schnittstellen (APIs)
  11. Hilfe-Menü


Allgemeine Features

  • Berechtigungskonzept Rollenbasierte Zugriffskontrolle
  • Sicherheitskonzept
    • ISO 27001 zertifiziert (d.vinci als Unternehmen sowie Rechenzentrum)
    • Firewall
    • Zugriffsschutz
    • Zeitstempel des letzten Logins
    • Eigene Datenbanken pro Kunde
    • Verschlüsselte Datenübertragung
    • Automatische Backups
  • Abbildbarkeit komplexer Unternehmensstrukturen: Verteilung von Organisationseinheiten auf Organisationsebenen
  • Softwareoberfläche passt sich an alle Bilschirmgrößen an (responsives Webdesign)
  • Mehrsprachigkeit
    • Deutsch
    • Englisch
    • Brasilianisch-Portugiesisch kostenpflichtig
    • Bulgarisch kostenpflichtig
    • Estnisch kostenpflichtig
    • Französisch kostenpflichtig
    • Niederländisch kostenpflichtig
    • Polnisch kostenpflichtig
    • Rumänisch kostenpflichtig
    • Russisch kostenpflichtig
    • Slowakisch kostenpflichtig
    • Slowensich kostenpflichtig
    • Tschechisch kostenpflichtig
    • Spanisch kostenpflichtig
    • Ungarisch kostenpflichtig
  • Datenimport
    • Bewerbungen/ Bewerber
    • Anhänge
    • Ausschreibungen
  • Single-Sign-on (SAML 2.0) mit automatisierter Aktualisierung der Metadata-XML-Datei
  • Passwort wechseln


Bewerbermanagement

  • Übersicht (Leitstand)
  • Bewerbungsliste pro Ausschreibung
  • Bewerbungsakte
    • Details
    • Anhänge
    • Aktivitäten
    • Historie
  • Hin- und herblättern zwischen Bewerbungen
  • Dokumentenvorschau beim Erfassen von Bewerbungen
  • PDF-Konvertierung und Zusammenführung von Anhängen
  • Anhänge vergleichen von unterschiedlichen Bewerbungen
  • Filter für Bewerbungslisten und Übersicht
  • Bewerbungslisten exportieren nach Excel
  • Volltextsuche
    • Autovervollstänigung
    • durchsucht auch Anhänge
  • ABC-Rating
  • DSGVO: Einwilligung für Bewerbungen unter 16 Jahren abfragen
  • DSGVO: Initialstatus für manuell erfasste Bewerbungen ohne Datenschutzzustimmung
  • Besondere Kennzeichen (Interner Bewerber, Mehrfachbewerber etc.) manuell vergeben oder automatisch zuweisen lassen
  • Schlagworte
    • Schlagworte pro Bewerber
    • Bewerberpool für verschlagwortete Bewerbungen
  • Konfigurierbare Workflows
  • Wiedervorlage
  • Ausschreibung wechseln
  • Integration des Fachbereichs
  • Differentierte Sicht- und Handlungsrechte, z. B. für Betriebsräte
  • Bewerbungen löschen
  • Integrierte Bewerberkommunikation
    • E-Mail-Korrespondenz inkl. Anhänge
    • Schriftliche Korrespondenz (Briefe im PDF-Format aus Word-Vorlagen
    • Zeitverzögerte Korrespondenz
    • Nachrichteneingang mit automatischer Zuweisung zur Bewerbung
    • Anhänge aus Bewerber-E-Mails übernehmen
    • Anhänge per E-Mail der Bewerbung hinzufügen
    • Anhänge parsen (Inhalte auslesen und übernehmen)
    • Postfächer für E-Mail-Eingang
    • Bewerbungen aus Postfächern erfassen (auch mit CV-Parsing)
    • Info senden (E-Mails versenden ohne Statuswechsel der Bewerbung)
    • Vorschau von Korrespondenz- und Formatvorlage beim Nachrichtenversand
    • Plakette für unerledigte Nachrichten
  • Individuelle Anhänge beim Statuswechsel
  • Massenverarbeitung inkl. Drag & Drop
  • Termine managen
    • Termine vereinbaren
      • Einzeln pro Bewerber
      • Gleichzeitig individuelle Termine für multiple Bewerber am selben Tag
      • Termine verschieben oder absagen
    • Terminumfragen durchführen
    • Terminübersicht für Teilnehmer
    • Termin-Einladung mit iCal-Datei für Kalendereintrag für interne Teilnehmer
  • Kommentare eintragen und versenden
  • Vertrauliche Kommentare
  • Automatische Löschfristen einstellen nach Bundesdatenschutzgesetz
  • Mehrfachbewerbungen managen
    • Mehrfachbewerbungen erkennen
    • Konfliktlösung: Selbe Person mit mehreren Bewerbungen oder unterschiedliche Personen mit gleichem Namen
    • Bewerbungen vor dem Löschen reduzieren (Bewerbungsdaten löschen, Personendaten bis zur endgültigen Löschung beibehalten für Erkennung von Mehrfachbewerbungen
    • Komplettübersicht für Mehrfachbewerber
  • Automatische Eingangsbestätigung
    • Übergreifend für alle Bewerbungen
    • Individuell pro Ausschreibung
  • Bewerbungen empfehlen mit Feedback
  • Video-Kurzvorstellung im Bewerberbogen (mit Partner Cammio)
  • Bewerbungsgespräche mit Microsoft Teams führen
  • Screeningfragen
    • einzeln verwenden oder in Sammlungen bündeln
    • im Workflow einbinden
    • Sammlungen in Formularen verwenden
    • Antworten gewichten für Bewerber-Ranking
    • Antworten verbergen vor ausgewählten Rollen
  • Feldschemakonfiguration von Bewerberlisten anpassen
  • Bewerbungsanhänge sortieren
  • Workflows
    • Individualisierbare Bewerbungsstatus
    • Statusübergänge mit vertraulichen Dokumenten
    • Automatisierte Statuswechsel
    • Eigene Formularfelder verwenden
  • E-Mail-Adresse von Personaldienstleistern hinterlegen


Candidate Experience

  • CV-Parsing: Lebenslauf hochladen und auslesen lassen
  • CV-Parsing: Lebenslauf aus Dropbox beziehen
  • Bewerben mit Xing-Profil
  • Bewerben mit LinkedIn-Profil
  • Bewerberfeedback einholen mittels Fragebogen


Personalanforderungen

  • Personalanforderungen erstellen
  • Personalanforderungsvorlagen erstellen
  • Eigene Formularfelder verwenden
  • Hinweise für korrekte Formularbefüllung hinterlegen für Fachbereiche
  • Feldschemakonfiguration zum Festlegen von Pflicht- sowie optionalen und ausgeblendeten Feldern
  • Dateianhang hochladen
  • Genehmigungsprozess
  • Filtern
  • Exportieren nach Excel


Ausschreibungen & Veröffentlichungen

  • Übersicht (Leitstand)
  • Filtern
  • Ausschreibungen mit Stellenanzeige
  • Initiativausschreibungen ohne Stellenanzeige (nur Bewerberbogen)
  • Bewerberbogen pro Ausschreibung auswählen
  • Veröffentlichungszeitraum individuell planen
  • Bilder pro Stellenanzeige festlegen
  • Screeningfragen pro Ausschreibung festlegen für Bewerberranking
  • HTML-Editor für Texteingabe
  • Ausschreibungen kopieren
  • Ausschreibungshistorie
  • Matching: Automatische Suche passender Bewerbungen aus anderen Ausschreibungen
  • Protokollierung von Zugriffsberechtigungen
  • Suchmaschienenoptimierung der Stellenangebote
  • Anbindung einer Großzahl externer Jobbörsen mit Buchung über das d.vinci-System
  • Veröffentlichungen per E-Mail senden
  • Sicherheit durch signierte Links (JWT-Authentifizierung)
  • Anhänge für Ausschreibungen
  • Autogenerierte Referenznummern
  • Autogenerierter interner Name (für Datenübertragung)
  • Benefits in Stellenanzeigen darstellen
  • Stellenanzeigen als PDF ausgeben
  • Stellenanzeige versenden mit Zip-HTML- und/oder PDF-Anhang


Veranstaltungen

  • Kostenfplichtiges Erweiterungsmodul für das d.vinci Bewerbermanagement
  • Übersicht
  • Veranstaltungen anlegen
    • Maximale und optimale Anzahl von Teilnehmern festlegen
    • Beobachter bestimmen
  • Workflow-Integration: Bewerber einladen mittels Statuswechsel, mit Teilnahmereservierung und Bestätigung


Reporting

  • Reporting-Dashboard mit personalisierten Reports
  • Charts mit Parametern
    • Bewerbungseingänge
    • Statuswechsel
    • Bewerbungsstruktur
    • Prozesszeiten
    • Screeningfragen
  • KPIs für Prozesszeiten
    • Zeit bis Einstellung
    • Zeit bis Termin
    • Durchlaufzeit
    • Feedbackzeit
  • Liegezeitendiagramm für Verweildauer pro Bewerbungsstatus
  • Excel-Rohdaten-Export
  • Quellen
  • Absagegründe
  • OData-Reporting-Schnittstelle für die Übermittlung von Reporting-Daten an externe Business-Intelligence-Systeme


Karriereportal / Intranet

  • Portaldesigner
    • Texte
    • Bilder
    • Layout
    • Sprachenbegrenzung
    • Zugriffsschutz
  • Mehrere Portale anlegen mit unterschiedlichem Layout und Inhalt
  • Stellenangebote
  • Beweberbögen
  • Automatisches Setzen besonderer Kennzeichen
  • Unterstützung von Tracking-Tools (z. B. Google Analytics)
  • Integration in Kunden-Website
    • iFrame
    • Neues Fenster
    • Schnittstelle zu CMS und Jöbbörsen (XML, Jason)
  • Multiposting


Stellenbörse mit Filtern (JavaScript Widget)

  • Einfache Integration in Webseiten unabhängig vom eingesetzten CMS
  • Filter für Stellenangebote
    • Stichwortsuche
    • Kategorien
    • Einsatzort
    • Zielgruppen
    • Organisationseinheiten
  • Trefferliste
  • Markierung neuer Stellenangebote
  • Neutrales mobil optimiertes Layout
  • Umfassend konfigurierbar durch den Kunden
  • Vorkonfiguriertes angepasstes Profil kostenpflichtig
  • Zielgruppenorientierte Konfiguration
    • Layout im Corporate Design
    • Individuelle Beschriftung/ Übersetzungen


Verwaltung & Konfiguration

  • Menü personalisieren
  • Verwaltung aufrufen ohne Seite zu verlassen
  • Verwaltung durchsuchen
  • Benutzer, Benutzergruppen
  • Benutzer exportieren als Excel-Liste
  • Rollen und Rechte
  • Organisationsstruktur reorganisieren
  • Korrespondenzvorlagen (E-Mails und Briefe)
  • Briefvorlagen (2 Layouts für beliebig viele Vorlagen)
  • Dokumentenvorlage nach DIN-5008: Typ B
  • E-Mail-Vorlagen mit Layout und Footer
  • Zeichnungsbefugnis für Benutzer hinterlegen
  • Stammdaten
    • Absagegründe
    • Arbeitszeiten
    • Benefits
    • Berufsgruppen
    • Besondere Kennzeichen
    • Bildungsabschlüsse
    • Entgeltgruppen
    • Funktionsgruppen
    • Kategorien
    • Kostenarten
    • Orte
    • Quellen
    • Schlagworte
    • Screeningfragen-Sammlungen
    • Testverfahren
    • Unternehmen
    • Vertragslaufzeiten
    • Zielgruppen
  • Medien
  • E-Mail-Absender für Korrespondenzen
  • Veröffentlichungskanäle
  • Eigener SMTP-Server beim Kunden
  • IP-Zugriffsbeschränkungen
  • Lizenzeigenschaften einsehbar
  • Ansprache in System-E-Mails (Du/Sie) einstellbar
  • Tägliche E-Mail-Benachrichtigungen für neue Bewerbungen und Aufgaben
  • Statusunabhängige Sichtberechtigung für besondere Kennzeichen


Schnittstellen (APIs)

  • Ausschreibungen (REST-API)
  • Veröffentlichungen (REST-API), auch als RSS-Feed
  • Bewerbungen/ Personen (REST-API)
  • Anhänge für Bewerbungen (REST-API)
  • Statuswechsel (REST-API)
  • Ausschreibungswechsel (REST-API)
  • Formularfelder (REST-API)
  • Personalanforderungen (REST-API)


Hilfe-Menü

  • Live-Chat mit d.vinci
  • Artikelbasiertes Hilfe-Portal (Knowledge Base) mit Wissensartikeln, Anleitungen, Guides etc.
  • Kontextsensitive Hilfe: Hilfe-Artikel zur angezeigten d.vinci-Seite aufrufen für Hilfestellung
  • Kontaktdaten der Personalabteilung bereitstellen