Stand: v2024.24

INHALTSVERZEICHNIS

• Allgemeine Features
• Bewerbermanagement
• Candidate Experience
• Personalanforderungen
• Ausschreibungen
• Veröffentlichungen
• Jobbörsen
• Veranstaltungen
• Reporting
• Karriereportal / Intranet
• Stellenliste mit Filtern (JavaScript Widget)
• Verwaltung & Konfiguration
• Schnittstellen (APIs)
• Hilfe-Menü

Allgemeine Features

• Berechtigungskonzept: Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Sicherheitskonzept
  • ISO 27001 zertifiziert (d.vinci als Unternehmen sowie Rechenzentrum)
  • Firewall
  • Zugriffsschutz
  • Zeitstempel des letzten Logins
  • Eigene Datenbanken pro Kunde
  • Verschlüsselte Datenübertragung
  • Automatische Backups
• Single-Sign-on (SAML 2.0) mit automatisierter Aktualisierung der Metadata-XML-Datei
• Zweistufige Authentifizierung
• Hinterlegung weisungsberechtigter Personen
• Passwort wechseln
• Mindestpasswortlänge anpassen
• Abbildbarkeit komplexer Unternehmensstrukturen: Verteilung von Organisationseinheiten auf Organisationsebenen
• Softwareoberfläche passt sich an Bildschirmgrößen an (responsives Webdesign)
• Mehrsprachlichkeit
  • Deutsch
  • Englisch
  • Bulgarisch ^{kostenpflichtig}
  • Dänisch ^{kostenpflichtig}
  • Estnisch ^{kostenpflichtig}
  • Französisch ^{kostenpflichtig}
  • Italienisch ^{kostenpflichtig}
  • Kroatisch ^{kostenpflichtig}
  • Niederländisch ^{kostenpflichtig}
  • Norwegisch (Bokmål) ^{kostenpflichtig}
  • Polnisch ^{kostenpflichtig}
  • Portugiesisch (Brasilien) ^{kostenpflichtig}
  • Rumänisch ^{kostenpflichtig}
  • Russisch ^{kostenpflichtig}
  • Serbisch ^{kostenpflichtig}
  • Slowakisch ^{kostenpflichtig}
  • Slowenisch ^{kostenpflichtig}
  • Spanisch ^{kostenpflichtig}
  • Schwedisch ^{kostenpflichtig}
  • Tschechisch ^{kostenpflichtig}
  • Ungarisch ^{kostenpflichtig}
• Neuigkeiten auf der Login-Seite

Bewerbermanagement

• Übersicht (Dashboard)
• Bewerbungsliste pro Ausschreibung
• Übersichtliche Bewerbungsstatus durch Icons
• Bewerbungsakte
  • Details
  • Anhänge
  • Aktivitäten
  • Historie
• Blättern zwischen Bewerbungen
• Dokumentenvorschau bei der Erfassung von Bewerbungen
• PDF-Konvertierung und Zusammenführung von Anhängen
• Anhänge vergleichen von unterschiedlichen Bewerbungen
• Virenprüfung von Anhängen
• Filter für Bewerbungslisten und Übersicht
• Bewerbungslisten exportieren nach Excel
• Bewerbung suchen
  • Autovervollständigung
  • durchsucht auch Anhänge
• ABC-Rating
• DSGVO: Einwilligung für Bewerbungen unter 16 Jahren abfragen
• DSGVO: Initialstatus für manuell erfasste Bewerbungen ohne Datenschutzzustimmung
• DSGVO: Einwilligung für erweiterte Verwendung (z. B. für Pooltalente)
• Besondere Kennzeichen (Interner Bewerber, Mehrfachbewerber etc.) manuell vergeben oder automatisch zuweisen lassen
• Schlagworte
  • Schlagworte pro Bewerber
  • Talentpool für verschlagwortete Bewerbungen
• Konfigurierbare Workflows
• Wiedervorlage
• Ausschreibung wechseln
• Integration des Fachbereichs
• Differenzierte Sicht- und Handlungsrechte, z. B. für Betriebsräte
• Bewerbungen löschen
• Integrierte Kommunikation mit Bewerbenden
  • E-Mail-Korrespondenz inkl. Anhänge
  • Schriftliche Korrespondenz (Briefe im PDF-Format aus Word-Vorlagen
  • Zeitverzögerte Korrespondenz
  • Fragebögen versenden
  • Nachrichteneingang mit automatischer Zuweisung zur Bewerbung
  • Postfächer für E-Mail-Eingang
  • Löschroutine für Postfächer
  • Anhänge aus Bewerber-E-Mails übernehmen
  • Anhänge per E-Mail der Bewerbung hinzufügen
  • Anhänge parsen (Inhalte auslesen und übernehmen)
  • Bewerbungen aus Postfächern erfassen (auch mit CV-Parsing)
  • Info senden (E-Mails versenden ohne Statuswechsel der Bewerbung)
  • Vorschau von Korrespondenz- und Formatvorlage beim Nachrichtenversand
  • Verpflichtender Korrespondenzversand
  • Plakette für unerledigte Nachrichten
• Individuelle Anhänge beim Statuswechsel
• Massenverarbeitung inkl. Drag & Drop
• Termine managen
  • Termine vereinbaren
    • Einzeln pro Bewerber
    • Gleichzeitig individuelle Termine für multiple Bewerber am selben Tag
    • Termine verschieben oder absagen
    • Termine durch Kalenderverbindung zu Outlook und Co. finden (Kalenderintegration)
      • Terminbuchung durch die Bewerbenden ^{kostenpflichtig}
      • Raumbuchung ^{kostenpflichtig}
  • Terminumfragen durchführen
  • Terminübersicht für Teilnehmer
  • Termin-Einladung mit iCal-Datei
• Kommentare eintragen und versenden
• Vertrauliche Kommentare
• Automatische Löschfristen einstellen nach Bundesdatenschutzgesetz
• Mehrfachbewerbungenmanagen
  • Mehrfachbewerbungen erkennen
  • Konfliktlösung: Selbe Person mit mehreren Bewerbungen oder unterschiedliche Personen mit gleichem Namen
  • Mehrfachbewerber systemweit oder entsprechend der Sichtberechtigung sehen
  • Konflikte systemweit oder entsprechend der Sichtberechtigung lösen
  • Bewerbungen vor dem Löschen reduzieren (Bewerbungsdaten löschen, Personendaten bis zur endgültigen Löschung beibehalten für Erkennung von Mehrfachbewerbungen
  • Komplettübersicht für Mehrfachbewerber
• Automatische Eingangsbestätigung
  • Übergreifend für alle Bewerbungen
  • Individuell pro Ausschreibung
• Bewerbungen empfehlen mit Feedback
• Video-Kurzvorstellung im Bewerberbogen (mit Partner Cammio)
• Bewerbungsgespräche mit Microsoft Teams führen
• Screeningfragen
  • Einzeln verwenden oder in Sammlungen bündeln
  • Im Workflow einbinden
  • Sammlungen in Formularen verwenden
  • Antworten gewichten für Bewerber-Ranking
  • Antworten verbergen vor ausgewählten Rollen
  • Hinweise zu Screeningfragen
• Feldschemakonfiguration von Bewerberlisten anpassen
• Sortierung von Listen in
  • Bewerbungsanhänge  
  • Bewerbungsportalen
  • Stellenanzeigenvorlagen
  • Veröffentlichungskanälen
  • Fragebögen
  • Medien
  • Layouts
• Workflows
  • Individualisierbare Bewerbungsstatus
  • Statusübergänge mit vertraulichen Dokumenten
  • Automatisierte Statuswechsel
  • Eigene Formularfelder verwenden
• E-Mail-Adresse von Personaldienstleisterninterlegen
  • Auswahl des Empfängers von Nachrichten

Candidate Experience

• CV-Parsing: Lebenslauf hochladen und auslesen lassen
• CV-Parsing: Lebenslauf aus Dropbox beziehen
• Bewerben mit Xing- oder LinkedIn-Profil
• Sortierung der Bewerbungsmöglichkeiten
• Bewerberfeedback einholen mittels Fragebogen
• Feedback mit kununu

Personalanforderungen

• Personalanforderungen anlegen
• Übersicht (Dashboard)
• Feldschemakonfiguration zum Festlegen von Pflicht- sowie optionalen und ausgeblendeten Feldern
• Personalanforderungsvorlagen erstellen
• Formularfelder für die Ergänzung der Personalanforderung mit eigenen Feldern
• Hinweise für korrekte Formularbefüllung hinterlegen für Fachbereiche
• Lohn- und Gehaltsrahmen entsprechend der Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes
• Dateianhang hochladen
• Genehmigungsprozess
• Filtern
• Exportieren nach Excel
• Personalanforderung in eine Ausschreibung umwandeln oder mit einer Ausschreibung verknüpfen

Ausschreibungen

• Ausschreibung anlegen
• Übersicht (Dashboard)
• Filtern
• Feldschemakonfiguration zum Festlegen von Pflicht- sowie optionalen und ausgeblendeten Feldern
• Ausschreibungen mit verschiedenen Status (aktiv, deaktiviert, archiviert)
• Ausschreibung mit Personalanforderung verknüpfen
• Bewerberbogen pro Ausschreibung auswählen
• Screeningfragen pro Ausschreibung festlegen für Bewerberranking
• Matching: Automatische Suche passender Bewerbungen aus anderen Ausschreibungen
• Anhänge für Ausschreibungen
• Autogenerierte Referenznummern
• Autogenerierter interner Name (für Datenübertragung)
• Nutzung von Planstellen
• Lohn- und Gehaltsrahmen entsprechend der Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes
• Erfassung von Kosten
• Wiedervorlage
• Übersicht über die Aufgaben im Zusammenhang mit der Ausschreibung
• Kommentieren von Ausschreibungen
• Ausschreibungen kopieren
• Ausschreibungshistorie
• Protokollierung von Zugriffsberechtigungen
• Analyse der Ausschreibungen
  • Grafische Darstellung wichtiger KPIs der laufenden Ausschreibung
    • Bewerbungseingänge aktuell
    • Bewerbungseingänge über Zeit
    • Bewerbungseingänge gesamt
    • Seitenaufrufe pro Bewerbungsportal
    • Bewerbungseingänge nach Quelle
    • Bewerbungsstruktur nach Rating
    • Absagegründe
    • Bewerberfeedback
    • Bewerberfeedback Textantworten
    • Liegezeiten pro Bewerbung
  • Hinweis auf schwache Performance und Unterstützungsangebot

Veröffentlichungen

• Ausschreibungen mit Stellenanzeige (Veröffentlichung)
• Veröffentlichung anlegen
• Veröffentlichungsvorlage anlegen
• Feldschemakonfiguration zum Festlegen von Pflicht- sowie optionalen und ausgeblendeten Feldern
• Initiativausschreibungen ohne Veröffentlichung (nur Bewerberbogen)
• Veröffentlichungszeitraum individuell planen
• Bilder wenn gewünscht inkl. Slider pro Veröffentlichung festlegen
• Bilder für Social Media festlegen
• Datenschutzkonforme Videoeinbettung
• HTML-Editor für Texteingabe
• Suchmaschinenoptimierung der Stellenanzeigen
  • Erstellung der Kurzbeschreibung mit Hilfe von KI
• Sicherheit durch signierte Links (JWT-Authentifizierung)
• Benefits in Stellenanzeigen darstellen (auch mit FontAwsome-Icon)
• Mehrere Bewerbungs-Buttons in der Stellenanzeige 
• Beschriftung der Bewerbungs-Buttons ändern
• Stellenvideo für die externe Veröffentlichung erstellen 
• Stellenanzeigen als PDF ausgeben
• Stellenanzeige per E-Mail versenden mit Zip-HTML- und/oder PDF-Anhang
• Veröffentlichungen kopieren
  
  

Jobbörsen

• Schnittstellen-Anbindung einer Großzahl externer Jobbörsen mit Buchung über das d.vinci-System
• Stellenanzeigen an unser Mediateam übergeben zur Ausschreibung in passenden Jobbörsen
• Schnittstelle mit Bewerbungsimport
• Schnittstelle zu StepStone QuickApply
• Iframe-Einbindung für Jobbörsen
• Multiposting

Veranstaltungen

• Veranstaltungsmodul für das d.vinci Bewerbermanagement ^{kostenpflichtig}
• Übersicht (Dashboard)
• Veranstaltungen anlegen
  • Maximale und optimale Anzahl von Teilnehmern festlegen
  • Beobachter bestimmen
• Workflow-Integration: Bewerber einladen mittels Statuswechsel, mit Teilnahmereservierung und Bestätigung

Reporting

• Übersicht (Dashboard) mit personalisierten grafischen Reports
• Charts mit Parametern
  • Bewerbungseingänge
  • Statuswechsel
  • Bewerberfeedback
  • Bewerbungsstruktur
  • Prozesszeiten
  • Liegezeiten
  • Zeit bis Einstellung
  • Zeit bis Termin
• KPIs für Prozesszeiten
  • Zeit bis Einstellung
  • Zeit bis Termin
  • Durchlaufzeit
  • Feedbackzeit
• Excel-Rohdaten-Reportmit Zeitraum, Filtern und Reportarten
  • Ausschreibungen
  • Bewerberfeedback
  • Bewerbungen
  • Kosten der Ausschreibung
  • Planstellen der Ausschreibungen
  • Prozesszeiten
  • Statusübergänge
  • Termine
  • Terminteilnehmer
  • Veranstaltungen
  • Quellen
  • Absagegründe
• OData-Reporting-Schnittstelle für die Übermittlung von Reporting-Daten an externe Business-Intelligence-Systeme oder zur Nutzung in Excel inkl. Absicherung via Oauth2.

Karriereportal / Intranet

• Layout-Verwaltung
  • Texte
  • Logo
  • Bilder
  • Layout
  • Sprache pro Portal
  • Zugriffsschutz
• Mehrere Portale anlegen mit unterschiedlichem Layout und Inhalt
• Extra-Bereich für sicherheitsrelevante Konfigurationen
• Layouts kopieren für unterschiedliche Tochterfirmen
• Bewerbungsportale und Veröffentlichungskanäle kopieren 
• Stellenanzeigen
• Bewerberbögen
• Automatisches Setzen besonderer Kennzeichen
• Unterstützung von Tracking-Tools (z. B. Google Analytics)
• Unterstützung von Consent-Management
• Integration in Kunden-Website
  • iFrame
  • Neues Fenster
  • Schnittstelle zu CMS und Jobbörsen (XML, JSON, RSS)

Stellenliste mit Filtern (JavaScript Widget)

• Konfiguration von Stellenlisten für verschiedene Bedürfnisse
• Stellenlisten kopieren
• Einfache Integration in Webseiten unabhängig vom eingesetzten CMS
• Filter für Stellenliste
  • Google Maps
  • Stichwortsuche
  • Organisationseinheit
  • Unternehmen
  • Kategorien
  • Einsatzort
  • Zielgruppe
  • Sprache
• Trefferliste 
• Markierung neuer Stellenanzeigen
• Neutrales mobil optimiertes Layout
• Konfigurierbar durch den Kunden
• Zielgruppenorientierte Konfiguration
  • Layout im Corporate Design
  • Individuelle Filterbeschriftung

Verwaltung & Konfiguration

• Menü personalisieren
• Verwaltung/Menü aufrufen ohne Seite zu verlassen
• Verwaltung/Menü durchsuchen
• Benutzer, Benutzergruppen
• Benutzer exportieren als Excel-Liste
• Benutzer filtern
• Benutzeranmeldung per Datum einschränken
• Rollen und Rechte
• Organisationsstruktur reorganisieren
• Korrespondenzvorlagen (E-Mails und Briefe) inkl. HTML-Editor für Texteingabe
• Briefvorlagen (2 Layouts für beliebig viele Vorlagen)
• Dokumentenvorlage nach DIN-5008: Typ B
• E-Mail-Vorlagen mit Layout und Footer
• Zeichnungsbefugnis für Benutzer hinterlegen
• Stammdaten
  • Absagegründe
  • Arbeitszeiten
  • Benefits
  • Berufsgruppen
  • Besondere Kennzeichen
  • Bildungsabschlüsse
  • Entgeltgruppen
  • Funktionsgruppen
  • Kategorien
  • Kostenarten
  • Orte (Interne und externe Namen)
  • Quellen
  • Schlagworte
  • Screeningfragen-Sammlungen
  • Testverfahren
  • Unternehmen
  • Vertragslaufzeiten
  • Zielgruppen
• Medien
• E-Mail-Absender für Korrespondenzen
• Veröffentlichungskanäle
• Eigener SMTP-Server beim Kunden
• IP-Zugriffsbeschränkungen
• Ausnahmen für IP-Zugriffsbeschränkungen
• Lizenz-Eigenschaften einsehbar
• Ansprache in System-E-Mails (Du/Sie) konfigurierbar
• Tägliche E-Mail-Benachrichtigungen für neue Bewerbungen und Aufgaben
• Statusunabhängige Sichtberechtigung für besondere Kennzeichen

Schnittstellen (APIs)

• Ausschreibungen (REST-API)
• Veröffentlichungen (REST-API), auch als RSS-Feed
• Bewerbungen/ Personen (REST-API)
• Anhänge für Bewerbungen (REST-API)
• Statuswechsel (REST-API)
• Ausschreibungswechsel (REST-API)
• Formularfelder (REST-API)
• Personalanforderungen (REST-API)

Hilfe-Menü

• Artikelbasiertes Hilfeportal (Knowledge Base) mit Wissensartikeln, Begriffserklärungen, Anleitungen etc.
• Kontextsensitive Hilfe: Hilfe-Artikel zur angezeigten d.vinci-Seite aufrufen für Hilfestellung
• Kontaktdaten der Personalabteilung bereitstellen
• Kontakt zum d.vinci Support